המבנה הארגוני הוא הגרעין המרכזי והחשוב לפעילותו של הארגון, ואפילו אם המבנה הארגוני שלכם "פשוט קרה או נוצר מעצמו". תמיד, יש מקום לחשוב על עיצוב המבנה הארגוני וביצוע שינויים בו. מטרתם לייעל את פעילות הארגון ולהגדיל את הרווחיות וההתאמה לחזון ולאסטרטגיות הפעילות של הארגון לטווח ארוך.

מהו שינוי מבנה ארגוני?

בואו וננסה להכיר את ההגדרה של ויקיפדיה: שינוי מבנה ארגוני הוא תהליך ייעוצי מתמשך. מטרתו להתאים את המערכות והתהליכים הארגוניים לשינויים החיצוניים והפנימיים שמתרחשים בסביבה העסקית התחרותית. לכן הישרדות ארגונים וחברות עסקיות לטווח ארוך מחייב התאמת מבנה הארגון ואופן תפקודו לתנאי הסביבה שבה הם פועלים. כעוסקים בייעוץ ארגוני, ייעוץ אסטרטגי אנו מבקשים לקבוע כי: "הצלחת כל ארגון, עסקי או ארגון ממשלתי ומלכ"ר תלויה במנהלים ובעובדים. שינוי מבנה ארגוני מחייב התמקדות בשינוי ההתנהגות של פרטים או של קבוצות בתוך הארגון.

תכנון אסטרטגי לארגון

אם גם בארגון שלכם "צצות" מחלקות על פי הצורך או כפתרון לבעיות פרסונליות או פוליטיות (ולא על פי עיצוב מודע של מבנה הארגון). או באם צצים צוותים גדלים וקטנים באופן ארעי? זה הזמן לחשוב על קביעת תכנון אסטרטגי לארגון שיכלול התייחסות למבנה הארגוני הקיים. במהלכו יבוצע שינוי מבנה ארגוני – מהלך עמוק שתועלותיו רבות ומדידות.

מתי מגיע הזמן לשקול שינוי מבנה ארגוני?

שינוי מבנה ארגוני הינו הבחירה לתכנן מחדש את כל החלוקה הפנימית לחטיבות או אגפים בארגון. הבחירה במבנה הארגוני הקיים מהווה תשתית, גרעין, לתחושת היציבות של העובדים ולהרגלי עבודה הקיימים כיום. ולכן, שינויים במבנה הארגוני נעשים לעיתים רחוקות וכאשר יש בהם צורך. בעיקר אם הם מהותיים וכוללים יותר מאשר העברה של מספר קטן של עובדים ממחלקה למחלקה.

שינוי ארגוני ומבני?

בתקופה האחרונה ליוויתי שותפי ואני, מספר תהליכי הבראה שינוי וצמיחה שכללו שינוי מבני ושינוי ארגוני. יש קצת הבדל בין שינוי מבנה ארגוני לשינוי ארגוני. לכן אני מבקש כי תאמצו את ההגדרה הבאה בעבור שינוי ארגוני: אנו מכוונים לתהליך ייעוצי שבו חברה או ארגון עסקי או פעמים מחלקה או אגף מבקשים לבחון צורך בשינוי שיטות עבודה לשם שיפור בתפוקות ובשיטות הניהול והבקרה. רבים מהמנכ"לים ובעלי החברות והעסקים בטוחים כי התהליכים קלים ליישום? פשוטים לביצוע? הנתונים והמחקרים האחרונים מראים אחרת: חברות ייעוץ עולמיות בדקו וקבעו כי בין 50% ל- 70% מתהליכי השינוי הארגוני או השינוי המבני נכשלים.

לכישלון עשוי להיות מחיר כבד

כיועץ ארגוני, אני מבקש לקבוע כי החסם המרכזי לאי ההצלחה של תהליכי שינוי ארגוני ושינוי מבני מתמקד בהתנגדותם של עובדים ומנהלים לתהליך. חוסר ההצלחה עשוי להביא את החברה או הארגון העסקי למקום גרוע יותר מנקודת ההתחלה. המטרות שנקבעו לא הושגו. החברה או הארגון העסקי נמצא במצב חדש להתמודדות. הפעם מעבר להתמודדות עם השינוי בשווקים ומול המתחרים. אתה נדרש כבעלים וכמנכ"ל גם להתמודדות פנימית מול עובדים ומנהלים מתוסכלים מצד אחד ומרוצים מהצג השני. במצבים כאלה עשויים עובדי מפתח בכירים ומנהלים לעזוב. אחרים שיישארו עשויים להיות  חסרי אמון, מאוכזבים ובעלי מוטיבציה נמוכה שתביא לירידה דרסטית בתפוקות. המתנגדים לשינוי עשויים לחגוג. כיצד אנו ביחד מצליחים להימנע מכישלון בתהליכי שינוי ארגוני ושינוי מבני? 

חשיבה אסטרטגית כחלק משינוי מבנה ארגוני

את השינוי הארגוני חשוב לעשות מתוך חשיבה אסטרטגית, מעמיקה ועל פי עקרונות אסטרטגיים שנקבעו להשגת יעדי הארגון בעתיד. המנהלים אשר ייבחרו להוביל את השינוי יתבקשו לתמוך בעובדים גם בתקופה בה הם יבטאו תחושות של חוסר יציבות וקשיים בהתמודדות עם החדש. בתהליכי שינוי מבנה ארגוני בעקבות שינויים בשווקים, משברים עסקיים ואו תחרות הולכת וגוברת, יש לאמץ סט של עקרונות החשובים לתת עליהם את הדעת, בשינוי המבנה הארגוני.

במהלך קביעה מחדש של המבנה הפנים ארגוני, ישנן נקודות ליבה שיש לתת עליהן את הדעת:

• האם המבנה הארגוני החדש תומך בתכנון האסטרטגי של הארגון והוא יעיל ביחס ליעדיו?
• האם המבנה הארגוני החדש תומך בליבת הארגון ומאפשר חלוקה הגיונית לצוותים מנוהלים בהיררכיה מסודרת, כולל העברת מידע חופשית לאורך ולרוחב הארגון?
• האם תהליך קבלת ההחלטות וההיררכיה הניהולית היא ברורה מעל כל ספק לאחר שינוי המבנה הארגוני?
• האם המבנה ארגוני החדש תומך ב"יחסי חוץ" אופטימליים של הארגון (כלומר, כל מערכות היחסים שהארגון מנהל עם גורמים שמחוץ לו), כולל התייחסות לספקים, לקוחות, שותפים, עובדים פוטנציאליים, וכולי? האם הצוותים במבנה החדש שלהם ערוכים לטיפול איכותי בכל שלביה של מערכת היחסים עם כל גורם?
• האם המבנה הארגוני החדש הוא יעיל? האם הוא חוסך במשאבים, מאפשר תפוקה מתאימה, ועונה הן על צרכי הארגון הקיימים והן על הצרכים הצפויים לו בעתיד (או שמתוכננים שינויים קלים במבנה הארגוני להתאמתו לשינויים כאלה)?

שינוי מבנה ארגוני הוא עבודת עומק שנכון להיעזר בה.

כהנהלות או מנכ"לים, שינויים במבנה הארגוני הם מהחשובות שבהחלטות הניהוליות שתקבלו השנה. על מנת לשקול את היתרונות והחסרונות, לנתח ולהבין מהו השינוי המבני המדויק לצרכי הארגון, ולסייע במהלך קליטת השינוי והטמעת הרגלי עבודה חדשים בצוותים החדשים שנוצרו, חשוב להיעזר באנשי מקצוע שיתמכו, ילוו וייעצו למנהלים ולעובדים בתהליך השינוי.

קבלו מפגש חשיבה במתנה

משה גרימברג – ניהול אפקטיבי והצוות שלו ב- Advance Business Consulting מציע תמיכה בשינוי מבנים ארגוניים תוך מתן כלים למנהלים לניהול אפקטיבי, סיוע בקביעת התכנון האסטרטגי והבנת השינויים המבנים הנגזרים מאלה. כמדיניות אנו מעניקים ללקוחות מפגש סיעור מוחות במתנה. אני מזמין אתכם ליצור איתנו קשר עוד היום! לקבלת פרטים על שינויים מבניים בארגון שלכם, לקראת התייעלות, רווחיות, ויצירת אקלים עבודה שיהיה נעים ופורה יותר. אני, משה גרימברג אשמח להקדיש לכם מזמני.