תקשורת אפקטיבית בעולם הניהול והעסקים היא תהליך המורכב מכמה רבדים חשובים. הראשון העברת מידע, הבנתו, ויצירת מספר ערוצי תקשורת בינאישית שעשויים לתת מענה לצרכים ומצבים בעולם העסקי והניהולי. תקשורת אפקטיבית – הנעת צוותים מנצחים – זהו תחום מרכזי וחשוב המתמקד בבניית יחסים. מתמקד בניהול צוותים מנצחים ובפתרון בעיות בניהול ובעסקים. היכולת להעביר מידע בצורה ברורה ומובנית, להאזין ולהבין את הצד השני. יחד עם היכולת ליצור קשרים חזקים הן חלק מהתקשורת האפקטיבית החשובה כל כך להנעת צוותים מנצחים. כאן במאמר הזה אציג מודל מרענן שגורם למשתתפים להבין עד כמה חשוב לבנות מספר ערוצי תקשורת? עד כמה חשוב להיות יצירתיים וחדשניים גם כאן.
תקשורת אפקטיבית כוללת מספר רכיבים מרכזיים
- ברורות ופשטות: שימוש בשפה ברורה ופשוטה על מנת להעביר מסרים מורכבים בצורה שבה קל להבין.
- האזנה והבנה: חשיבות האזנה לדעות, צרכים ודאגות של הקהל המקבל. זה כולל הבנת נקודות המבט של האנשים סביבך.
- אמפתיה ויכולות הקשבה פעילה: היכולת להבין רגשות וחוויות של האחרים ולהתחבר אליהם מבחינה רגשית. זה מה שמאפשר בניית קשרי אמון ושיתוף פעולה יעילים.
- שימוש בערוצי תקשורת מרובים: תקשורת אפקטיבית לא מתקיימת רק דרך מילים. השימוש באמצעים כמו תמונות, גרפיקה, וידאו ותקשורת לא-מילולית. זה יכול להעמיד ולהציג את המידע בצורה שמובנת ומעוררת עניין.
- שליטה במיומנויות תקשורת המונעת עימותים וויכוחים: יכולת לנהל משברים בתוך הצוות או הארגון, תוך ניהול סיכונים שמאפשר דווקא לצמוח מאי הסכמות וויכוחים. היכולת לשקף ולהשתמש בשאלות פתוחות ושאלות הבהרה חשובות למניעה ושליטה במשברים כאלה.
- יש לבצע התאמה של סגנון התקשורת לקהל יעד ולרמתו: הבנת צרכי הקהל המטרה והתאמת ההודעה והסגנון התקשורתי לפי צרכיהם.
- שימוש בכלים טכנולוגיים הכי עדכניים: על מנת להעביר מידע בצורה אפקטיבית בעולם הניהול והעסקים, נכון לחשוב על כלים נוספים כמו: שימוש בסרטוני וידאו, מצגות, שימוש בתוכנות רשתות חברתיות אינטראנט ועוד.
דעו כי בעלי עסקים ומנהיגים יכולים להצליח יותר כאשר הם מצליחים לבנות ולשמר תקשורת אפקטיבית עם צוותים, לקוחות, ושותפים עסקיים. המשימה של המצטיינים בתחום מתמקד ביכולת להבין כי האחריות על תקשורת אפקטיבית תמיד תהיה באחריותו של המשדר. עליו להבטיח כי המידע והמטרות שהוא מבקש להשיג מועברים בערוצים הנכונים. לוודא כי המידע ברור ובעיקר מתקבל ועונה לצורך של הצד המקבל.
תקשורת אפקטיבית – הנעת צוותים מנצחים – מודל הבלונים
באחד מהתהליכים היותר מעניינים שלקחתי על עצמי לעשות בתחום של עבודת צוות ותקשורת בינאישית מקדמת השתמשתי בפורמט הבא. 24 מנהלים ומנהלות קיבלו בלונים ב- 3 צבעים שונים. כל אחד מהם קיבל גם טוש. המשימה לנפח את הבלון ולרשום עליו הגדול תכונה אחת טובה של בעל הבלון ובקטן את השם המלא והתפקיד. לקחתי את הקבוצה לחדר סמוך, חדר קטן שהיה ריק מרהיטים וביקשתי מכולם להניח את הבלונים בחדר. חזרנו למפגש הלמידה והמשכנו לדון בתקשורת מקדמת - תקשורת המניעה עבודת צוות המונעת בזבוז. היו לא מעט תובנות.
מה הייתה המשימה?
בסיום הדיון, הקבוצה קיבלה משימה חדשה. כולם חזרו לחדר. עליהם היה תוך 2 דקות לחזור עם הבלון האישי שלהם. זאת מבלי לפוצץ בלונים של האחרים. כולם נדחסו פנימה, ניסו לאתר את הבלון האישי שלהם מבלי לדרוך ולפוצץ בלונים של החברים בקבוצה. מעטים מצאו תוך 2 הדקות את הבלון האישי שלהם.
הכישלון וההצלחה?
עצרנו את התהליך וכקבוצה הבנו שלא עמדנו במשימה. חיפשתי רעיונות לשיפור? השתמשנו בחוכמת ההמונים ועלו לא מעט רעיונות טובים. ביקשתי כי יאמצו את המודל הבא: כולם חוזרים לחדר וכל אחד מרים את הבלום הקרוב אליו.. מסתכל על התכונה הכי חשובה ועל השם ומגיש לחברו את הבלון האישי. ראה זה פלא, תוך פחות מ – 2 דקות כולם עמדו עם הבלון האישי שלהם. האחרים שמסרו את הבלונים למתאימים הכירו תוכנה טובה שכל אחד רשם על הבלון האישי שלו. המסקנה: פעמים תקשורת אפקטיבית הבאה לשבור פרדיגמות ופורמטים קיימים טובה הרבה יותר מכל פורמט שאנו מכירים.
כיצד יוצרים מחויבות ושיתוף בצוות?
יצירת מחויבות ושיתוף בצוות מחייבת השקעה, הדרכה ואימון. החברות והעסקים המצליחים מבינים שניהול צוותים מנצחים מחייבת ודורשת מנטורינג אישי ומקצועי עם כל אחד בצוות. זאת האחריות שלך כמנכ"ל, לוודא כי מנהל הצוות או אתה כמנהל הישיר שלהם לבנות פורמט עבודה ערכים ותקשורת פתוחה ואפקטיבית. רק כך חברי הצוות ירגישו מעורבים ומונעים אל עבר מטרות ראויות משותפות.
הנה מספר דרכים ליצירת מחויבות ושיתוף פעולה בצוות:
- מטרות ברורות ומשותפות. הצוות צריך להבין את מטרותיו, את תפקידו בארגון ואת התרומה שלו להשגת המטרות האלו. זה מאפשר לחברי הצוות להרגיש חשיבות ומחויבות לקידום המטרות המשותפות.
- שיתוף פעולה, תקשורת פתוחה והאזנה. יצירת תהליך שבו קולטים רעיונות ודעות מרכזיות מחברי הצוות, והפקת החלטות ביחד, יכולה לגרום לרגש של שייכות ומחויבות גבוהה יותר. זאת ועוד, הבנת המצב הנוכחי, התוכניות לעתיד וגישה שקופה מקנה לחברי הצוות הרגשת שייכות ותחושת ביטחון.
- משוב בונה, הערכה והוקרה. להעניק פירגון והערכה לאנשי הצוות על הישגים שלהם ועל התרומה שלהם למטרות הקבוצה. זה מחזק את הרגש של "הזהות של הצוות" ומעודד מחויבות נוספת. השקיעו במיתוג ובידול הצוות. צרו תהליך בו הוא מוערך ומוכר ורבים ירצו להצטרף אליו.
- תכנון ואיחוד מטרות. יצירת תוכניות עבודה משותפות ואיחוד על מטרות ומשימות משותפות עוזר לכל אחד לראות את תרומתו האישית לקבוצה ולהרגיש חלק ממנה.
- אימוץ של שיטות עבודה גמישות. להעצים את הצוות עם כלים ושיטות עבודה גמישות שמאפשרות לכל אחד להתמודד עם שינויים ולהשתלב במערכת באופן הטוב ביותר. לאפשר לכל אחד לקחת אחריות על יוזמות ורעיונות חדשים.
- התאמת המשימות בהתאם לכישורים ולמיומנויות של החברים בצוות. התאמה אישית המביאה לניצול אופטימלי של יכולות וכישורים. להבין את הצרכים והרצונות האישיים של חברי הצוות, ולנסות להתאים את העבודה והסביבה באופן הטוב ביותר לכולם.
זאת רשימה חלקית המתחברת היטב לתרגיל שמוצג נעלה בנושא של שיפור תקשורת ועבודת הצוות. הדוגמה עם "הבלונים" מציגה חשיבה מחוץ לקופסה שמעניקה למשתתפים ולארגון כיווני חשיבה חדשים. בנושא של דרכים לשיפור מיומנויות תקשורת, אינטליגנציה רגשית והנעת צוותים. הרשימה מעלה יכולה לעזור גם לך לתרום ליצירת צוות מחויב. צוות המחויב לשיתוף פעולה יעיל. כזה המפיק תוצאות משובחות ומרגיש שייכות לקבוצה. למידע נוסף על ימי עיון סדנאות והרצאות מעוררות חשיבה. כאלה הדומות לפורמט של תקשורת אפקטיבית, הנעת צוותים מנצחים, מודל הבלונים. תפנו ישירות אלי: למשה גרימברג 03-9032222. או ישיר לנייד 0544-814332. או באמצעות המייל הישיר שלי: abc@nihul4u.co.il
