אחת מהדרכים היותר מומלצות לשבור שגרת עבודה, דפוסי התנהגות ישנים ובעיקר לגרום לנו המנהלים לצאת מאזורי הנוחות תמיד מחייב אותנו לנקוט בפעולות אחרות מאלה שאנו עושים בשוטף. הגדרה לאי שפיות בעולמות בריאות הנפש מציינת כי היה ואלה העושים את אותה הפעולה ואו את אותה ההתנהגות היו מצפים לתוצאה השונה הכל פעם מחדש מעצם החזרה על אותה הפעולה? או אותה עשייה.

לשבור פרדיגמות

בעולם העסקי והניהולי היה ואנו כמנהלים לא מחדשים ומשפרים את יכולת שאילתת השאלות, אנו מגיעים לאותו מצב! היה ונמשיך להשתמש באותן השאלות? באותן משפטי הנעה ובמנטרות מבלי לשנות ולחדש אזי יש סכנה כי גם אתם מתחילים להתקרב להגדרה של "אי שפיות ניהולית". הרי ברור כשמש עי תקבלו את אותן התשובות פעם אחר פעם. ניהול ומנהיגות מתבססים על היכולת להניע צוותים מנצחים. השימוש בטכניקה של "שאלות פתוחות" מייצרת תקשורת ומעורבות צוות בתהליכים.

מנהלים מצטיינים מומחים בשאילתת השאלות הנכונות

מחקרים אחרונים בעולם האקדמי שבדק את יכולתם של מנהלים ומנכ"לים מצטיינים גילה כי יש חשיבות מרובה ליכולת של מנהלים מצטיינים להניע תקשורת פתוחה והנעה לפעולה באמצעות שאלת שאלות המניעות חשיבה. שאלות שמאפשרות לאחרים להציג רעיונות ופתרונות מחוץ לקופסה ובעיקר מאפשרת לעובדים ולמנהלים לא לפחד מחשיבה שפעמים לא מתגלה כנכונה ביותר ליישום ואימוץ.

תרבות ארגונית המקדשת תקשורת פתוחה

חברות ועסקים מצטיינים למדו ליצור את התרבות הארגונית המקדמת השתתפות פעילה של כולם בתהליכי השימוש בשאילתת שאלות לקידום תהליכים ולחשיבה עסקית וניהולית עדכנית. הן הצליחו ליצור את התנאים בארגון שמגדיל את הסיכוי להעלאת השימוש בשאלות הנכונות והראויות. קרא את המשכו של המאמר, וגלה מדוע היכולת לשאילתת שאלות נכונות הן חשובות לכל מנכ"ל המבקש להצטיין? חשוב שתדעו כי השאלות הטובות מניעות עשייה ועבודת צוות?

המלצות לאימוץ תרבות ארגונית המקדשת דו שיח ותרבות חקירה באמצעות שאלות פתוחות

שאלות המעוררות חשיבה ויצירתיות

האם ידעתם כי ילדים קטנים בתקופת "למה" לומדים ומתפתחים בקצב הכי מהיר? האם אתם שמתם לב כי נכון לתת לילדים הקטנים מרווח בטחון לשאול הרבה שאלות ולקבל תשובות גם לשאלות הפחות "חכמות". הדבר נכון ואף מועצם יותר בעולמות העסקיים והניהוליים. מנכ"לים ומנהלים מצטיינים יודעים לשאול את השאלות היותר נכונות. שאלות המסירות חסמים ופותחות ערוצי תקשורת משותפים ופרודוקטיביים.

למה הילדים הקטנים לא מספיקים לשאול.. למה? ולמה?

ניתן לזהות שאלות המניעות עשייה וחשיבה על פי מספר מדדים. שאלה טובה ראשית מציגה את הנושא או את הבעיה בצורה שונה מהרגיל. שאלה טובה חייבת לגרום לדמיון להיכנס לפעולה. שאלה ראויה המנוסחת על ידי אדם ראוי ומשתף חייבת לאפשר מרחב מוגן לכל סוגי התשובות. אין תשובה אחת נכונה. לבסוף היא בדרך כלל מנוסחת כשאלה פתוחה, לא אגרסיבית המבקשת להפגין כוח שליטה או בחלק אחר להביך או להקניט את האחר.

להלן מספר שאלות פתוחות וראויות שנכון כי אנו כמנכ"לים וכמנהלים נאמץ:

• הבנתי כי נכנסו לסחרור כתוצאה מהמבצע המכירות האגרסיבי של המתחרים? מה לדעתך נכון לעשות כעת? האם יש משהו שאני יכול לעזור בבניית תוכנית התגובה שלך – שלנו מול האתגר החדש בשווקים?

• לדוגמה שאלות נוספות מתחום המכירות: דני, כמנהלך המכירות אשמח לקבל חשיבה ותוכנית עבודה לשיפור מערכי המכירות שאתה מנהל? מה לעניות דעתך התחומים שבהם עלינו לשפר ביצועים לקראת השנה הבאה? או למשל שאלה נוספת: אהבתי את יכולת ההתמודדות של צוות המכירות שלנו השנה. מבקש כי תיקחו על עצמכם משימה לבנות תוכנית לשיפור אחוזי הסגירה והקטנת אחוזי הנטישה לקראת הרבעון הבא..?

• שאלה של מנכ"ל בישיבת הנהלה - לגבי הצורך בצמצום כוח אדם כתוצאה ממשבר: "חברים, אתם מכירים את הנתונים לא פחות ממני.. הכיצד אנו יכולים להתמודד עם ירידה בנפחי המכירות, ירידה ברווחיות.. כל אחד יכול להיות בעתיד במקום שלי ולכן אני מבקש לשאול: היה היית בנעליים שלי, מה היית עושה באופן שונה ממה שאתה רואה שאנחנו עושים עכשיו"?

כוחן של השאלות הפתוחות בניהול

אני משוכנע כי כעת תהיו מודעים יותר לכוחן של השאלות הפתוחות. לשאלות המאפשרות יצירת דיאלוג ודו שיח. תמיד היו מודעים לאופן שבו משנות שאלות הניהוליות אלה את המשוואה כולה ברמה הניהולית והעסקית. עובדים ומנהלים ואו סתם אנשים לא לענות כשהם לא מרגישים בטוחים בסביבה שבם נמצאים בה. כשיוצרים תרבות המקדשת תקשורת אפקטיבית פתוחה וכשהשאלות הן פתוחות, והתשובות יכולות להיות יצירתיות – כולם נהנים.

צרו תרבות והרגל של שימוש יעיל בהצגת שאלות. 

עסקים רבים עדיין מתנהלים היום בפורמט של הורדת הוראות מלמעלה למטה. המנכ"ל והמנהלים יודעים את כל התשובות לכל השאלות ולא מעניקים הזדמנות לביטוי עצמי ולהעשרה של האחרים בתהליכים. מצב בלתי ראוי ונכון לחברות וארגונים המבקשים לצמוח. מנהלים רבים אינם רגילים לשאול שאלות, אלא מעדיפים תמיד לתת תשובות. אימוץ תרבות שאילתת שאלות מחייבת אימון ותרגול.

אמצו את המתודולוגיה של גורו הניהול – פיטר דרוקר, שתמיד ממליץ להניע חשיבה אסטרטגית בכל הרמות בארגון. למשל לאמץ תרבות האומרת: " מה אני יודע שאני לא יודע מספיק"? זהו השלב הראשון בתהליך. בשלב זה אנו מתחילים ללמוד ללכת, משפרים יציבות ולאחר תרגול ואימון נעבור גם לשלבי הריצה. שאלות טובות, מעוררות חשיבה ויוצרות עבודת צוות בתרבות ארגונית נכונה.

היו יצירתיים צרו תמיד שאלות מאתגרות ומניעות חשיבה

תרבות ארגונית המקדשת תרבות של שיתוף העצמה ותקשורת פתוחה מתבססת על התובנה שאף פעם לא נכון להסתפק באותן השאלות הישנות והמוכרות. צאו מאזורי הנוחות גם בתחום החשוב הזה. כיועצים ארגוניים, אנו ממליצים כי תמיד תנסו להיות יצירתיים עד כמה שניתן בכדי לא לשעמם את הנשאלים. נסו לברוח מכל אותן שאלות שגרתיות ובנאליות. היעד שלך כמנכ"ל ואו כמנהל היא תמיד מתמקדת בצורך שלך להפתיע וליצור שאלות חדשות כל פעם מחדש. ליכולת האלתור וליצירתיות גם כאן יש משמעות רבה.

שאלות נכונות עשויות לפתור "תקיעות מחשבתית"

היה ואתה כמנכ"ל או אתם כמנהלים מול ראשי המחלקות והעובדים נתקלתם בדד הנד ובקיבעון מחשבתי בעת התמודדות עם אתגר או בעיה? היה נכון כי תעצרו לרגע ותנסו לחשוב על דרך חדשה לאתר פתרונות לנושא. הקדישו מספר דקות הן ברמה האישית ולאחר מכן ברמת הקבוצה להציג שאלות חדשות ויצירתיות שלא באו לידי ביטוי בעבר?

אמצו תהליכים המדמים "סיעור מוחות" ייעודי המתבסס על היכולת לשאילתת שאלות חדשות ויצירתיות לפתרון בעיות. פעמים רבות התשובות והדרך לפתרון מתחבאת ומתגלה אך ורק בתהליך של הצגת שאלות חדשות. פעמים השאלות החדשות יאפשרו לראות את הבעיה והאתגר בדרך לגמרי חדשה שלאחריה יגיע גם הפתרון.

חוכמת ההמונים – פעמים חשובה מאד בתהליכי הניהול העסקי

לאורך השנים הארוכות שלנו, כיועצים ארגוניים המניעים תהליכי הבראה שינוי וצמיחה, גילינו לא פעם כי "החוכמה" לא תמיד נמצאת בקומת ההנהלה. פעמים גילינו כי רעיונות מעולים צצו מהיכולת של מנהלים זוטרים ועובדים לבטא אותם בצורה חופשית מבלי לגלות פחד מעצם הצגת רעיונות חדשים ושונים מהמקובל. זאת תרבות ארגונית המאפיינת ארגונים עסקיים והנהלות מצטיינים. במצבים של "תקיעות מחשבתית" תמיד מומלץ לשתף אדם אחר בבעיה ובשאלות שכבר הוצגו? פעמים לאדם מבחוץ יש היכולת לשאול את שאלת "מיליון הדולר" שעשויה להיות החשובה לפתרון.

השתמשו בהוקרה והערכה למשתתפים בתהליכים

הדבר הכי מומלץ שאני כיועץ ארגוני - העוסק בפיתוח עסקי ועדכון אסטרטגיות, יכול לשכנע מנכ"לים הנהלות ומנהלים לעשות בתהליכי שיפור יכולתם להניע עובדים ומנהלים לקחת חלק פעיל בתהליכים עסקיים וניהוליים הוא: היכולת לפרגן, היכולת להביע פליאה אמיתית לאיכות הכישרון ואו לאיכותן של השאלות שהצד השני מעניק בתהליכים. זאת ועוד לעוצמת הערכה והפרגון יש כוח רב הגורם לצד השני להמשיך ולקחת חלק פעיל ותורם בתהליכי שאילתת שאלות איכותיות ומקדמות. דמינו לעצמכם את תחושת היראה ופעמים אי הנוחות ואולי אף פחד מלקבל ביקרות פוגענית של עובד זוטר או מנהל צעיר שבא אליכם עם רעיון? או בעיה?

הקטינו מיד את מפלס החרדה

ההמלצה שלנו אומרת כי בשלב הראשון עליכם ליצור אווירה נינוחה ולהקטין את החרדות והספקות. לא נכון להגיב מיד. לא נכון לסיים את הפגישה במענה. הדרך הנכונה, אומרת כי נכון שתנסחו את השאלה ואו את הבעיה בצורה אחרת? כמנכ"לים וכמנהלים בכירים החובה שלנו לעזור לעומד מולנו לחשוב ולפתח את הרעיון ואו להציג כיווני פתרונות נוספים. לפיכך נכון ללמוד הכיצד להשתמש יותר נכון בכוחן של שאלות פתוחות ומעצימות.

למשל: "שמח כי באת להתייעץ.. הבנתי אבל הייתי שמח כי תסביר לי באם את/ה רואה חלופות נוספות? .. מה היה נכון לעשות על פי הבנתך"? חשיבה לפני מענה, ושימוש בשאלות המשך פתוחות תמיד מביאות להרחבת התחומים של התשובות הטובות. לדבר פחות, להקשיב יותר. זאת חוכמת הניהול.

תגמלו בנדיבות עובדים ומנהלים המשתמשים בצורה ראויה בכוחן של שאלות טובות

רעיונות גדולים פעמים צצים משאלות טיפשיות. אין ספור דוגמאות לאור ההיסטוריה מוכיחות כי פעמים רבות שאלות תם – מניעות רעיונות גדולים. על פי הניסיון שלי בקרב חברות וארגונים מצטיינים בתחום החדשנות והיצירתיות – מתברר כי רבות מהן בונות מסלולי תגמול והערכה לעובדים ומנהלים יצירתיים שמעדיפים לחשוב מחוץ לקופסה ולא מפחדים להציג רעיונות ופתרונות שבתחילה נראים הזויים ובלתי ישימים כלל. כמנכ"ל או כבעלים, עליך לבנות תרבות ארגונית שמקדשת יצירתיות.

צרו מרחבי חשיבה ויצירתיות מוגנים

מקדשת עובדים ומנהלים היוצאים מאזורי הנוחות ומבקשים לגלולת ולחקור תחומים חדשים. תנו הגנה לכאלה שעושים זאת. מנעו מצבים שהם מושתקים על ידי מנהלים שמפחדים מעובדים ומנהלים יצירתיים מהם. מהות תפקידם של מנכ"לים ומנהלים מצטיינים במאה ה- 21 לא לתת מענה לכל השאלות. תפקידם לבנות צוות שיודע לתקשר ולשאול שאלות כדרך חיים. תפקידם לבנות תרבות המושתת על יכולת יצירתיות וחדשנות תמידית של הארגון שבראשם הם עומדים.

כוחן של שאלות?

לסיכום, כחברה עוסקת בייעוץ ארגוני בחיפה ובצפון, ופעילה גם בכל הארץ, אנו מתמקדים בהנעת תהליכי שינוי וצמיחה ועבודה מול הנהלות מנכ"לים ומנהלים אנו מאמינים בכוחם של שאלת שאלות נכונות כתהליך ניהולי עוצמתי והן כתהליך למידה והעצמה עסקית אישית וניהולית. החלטנו להעניק לך "מפגש סיעור מוחות במתנה" שיוקדש להיכרות ובדיקת היתכנות לעבודה משותפת יחד. המפגש ינסה לענות לשאלה חשובה שעשויה אולי להטריד אותך?

בוא נקבע פגישת היכרות

לסיכום, השאלה היא: "האם ייעוץ ארגוני- ייעוץ עסקי עשוי להביא לי ערך מדיד וה- ROI יהיה גבוה מספיק"? אני מבטיח להסביר ואף לשכנע כי ייעוץ ארגוני – פיתוח עסקי והדרכת מנהלים וצוותי מכירות, תמיד מסייע לחברות וארגונים עסקיים לשפר ביצועים באמצעות הפעלה וניהול נכון יותר של צוותים ומנהלים. היה ותרצה לשוחח תרגיש חופשי לצלצל אלי: 0544814332, למשה גרימברג.