רבים מכם ערכו בוודאי סיעור מוחות תוך שימוש באמצעים פנים ארגוניים. האם היו פעמים בהן הרגשתם כי התהליך לא הצליח להתרומם ואולי היה זה בזבוז זמן? מהו ניסיונכם בתהליכי סיעור מוחות מוצלחים? האם הקדשתם מחשבה לדרך בה ניתן לעשות זאת נכון יותר כך שהזמן ינוצל טוב יותר? איך לכוון את הדיון כך שיתרכז בנושאים החשובים באמת למשתתפי התהליך? האם בתהליכי סיעור מוחות בהם השתתפתם ניתנה זכות שווה לכלל המשתתפים להביע את דעתם? ובקצרה, איך עורכים סיעור מוחות אפקטיבי ויעיל?
מה נדרש לסיעור מוחות מוצלח?
ישנה שיטה פשוטה, אפקטיבית ויעילה לעריכת תהליך סיעור מוחות שיכולה להתאים לכל ארגון. ישנם ארגונים שעושים שימוש בשיטה זו לצורך הפקת לקחים. אחרים משתמשים בה בכדי ליצור חדשנות ולייצר שווקים חדשים. בכל דרך ואו יעוד השיטה יוצרת הזדמנות שווה לכלל המשתתפים בתהליך להביע את דעתם, וכתוצאה מכך ממצה טוב יותר את הידע והניסיון שקיים בקרב המשתתפים.
סיעור מוחות מוצלח מתאפיין בשש מטרות עיקריות:
- איסוף מידע רב מכלל משתתפי התהליך על ידי מיצוי הידע, הניסיון והיכולות האישיות של כל אחד מהם.
- הסכמה לגבי סדר חשיבות הנושאים העומדים לדיון והתמקדות בנושאים בעלי העדיפות הגבוהה ביותר.
- קיום דיון פורה באותם נושאים נבחרים על מנת להבינם לעומק ולהגדיר לגביהם משימות לביצוע שיביאו לתוצאות ממשיות.
- בניית תרבות של יצירתיות וחדשנות בחברה.
- בניית מנהיגות צעירה ומתן במה לצמיחה של מנהלים צעירים.
- יצירת מערכי תקשורת פתוחים בין מנהלים בדרגים השונים באמצעות שבירת מחסומים ומדרגות סטטוס.
מנעו תופעות המסרסות את סיעור המוחות
אחרי שהבנו איך עורכים סיעור מוחות, נשאלת השאלה למה זה לא עובד לנו? אחת הבעיות הקיימות בתהליך חשיבה היא הקושי לשחזר את התהליך אחד לאחד כדי להבטיח תוצרים מעניינים ויצירתיים בכל פעם מחדש. מהניסיון שצברתי לאורך השנים מתברר, כי אפשר לזהות מספר תופעות שליליות ה"מסרסות" את התהליך וגורמות לכישלונו. בעבודתי מול הנהלות ומנכ"לים, אני מנסה להוביל מהלך שבא לשבור את ההתנהגויות הפוגעות באיכותה של הקבוצה המשתתפת בתהליך. ניתן להתמודד בתופעות ואף למנוע אותן.
להלן רשימה חלקית של תופעות שגורמות, בדרך כלל, לתהליכי סיעור מוחות כושלים:
- המשתתפים לא מרגישים בנוח בקבוצה – התופעה הקבוצתית של היעדר "כימיה" בינאישית מביאה לירידה משמעותית בתפוקת היחידים ובתרומתם לתהליך.
- קבוצה שאינה הטרוגנית דיה - כולם מתיישרים לימין. אין להם את היכולת ו/או הרצון להביע אי הסכמות לרוח המפקד. סכנה גדולה מאד שיש למנוע בכל מחיר, אחרת התהליך "מכור" מראש.
- מצב שבו אנו "מתאהבים" ברעיונות של עצמנו ומשתלטים על הקבוצה. מניעת מצב כזה היא תהליך לא קל הנופל באחריותו של מנהל הקבוצה.
- שימוש במתודולוגיה המקדשת את ה"סדר" יתר על המידה - יש צורך לשים לב שלא לבנות מחסומים רבים מידי. לא תמיד הקבוצה צריכה לשתף את כל המשתתפים על פי סדר בכל מחיר. לא תמיד לכולם יש דברים מועילים להוסיף. לעיתים הסבבים האין סופיים יוצרים בזבוז זמן אדיר ואבדן המיקוד.
- משתתפים "בטלנים" שתרומתם שולית. במקרה הטוב הם אינם מגיבים ולא תורמים דבר ובמקרה הרע יותר, הם מסיטים את הדיון לשוליים. מומלץ "לנקות" את הקבוצה ממשתתפים כאלה כבר בשלבי הדיון הראשונים.
- תופעת "מטעני הצד" – אחדים מחברי הקבוצה מצליחים להרוס כל התנעה של חשיבה "מחוץ לקופסה", בדרך כלל באמצעות דיבור מזלזל ודפוסי התנהגות פוגעניים כלפי חבריהם. לא פעם הם מפעילים ומפוצצים "מטעני צד" בקבוצה בכדי להרגיש חשובים. חשוב לזהות ולמנוע מצבים כאלה.
- איבוד ביטחון המביא לתפוקה יורדת - ככל שיגבר חשש המשתתפים בקבוצה מפני תגובות חברי הקבוצה, כך תפחת אפקטיביות הקבוצה.
שיתופי ידע יוצרים תרבות ארגונית מנצחת
מהניסיון הרב שצברנו כיועצים ארגוניים, ובניגוד לאחרים שהתייאשו מהתהליך, אני מאמין כי אפשר להגיע לאפקטיביות גדולה יותר בסיעור מוחות אינטראקטיבי, בו כל המשתתפים לוקחים חלק פעיל ומשמעותי, המבוצע נכון ברמת הנהלה ומנהלים. אנו כעוסקים בייעוץ ארגוני פיתוח עסקי, מבקשים לקבוע כי יתרונותיו של תהליך סיעור מוחות יעיל ואפקטיבי נובעים בעיקר מתמיכה ושיתוף בידע החברה, הנמצא אצל העובדים והמנהלים השונים, על ידי שמירה, אחסון, יצירה והפצת ידע בין חברי הארגון. כמו כן, סיעור מוחות יעיל תורם להקניית מיומנויות רחבות יותר לחברי הארגון השונים על ידי יצירת נגישות גבוהה למקורות ידע נוספים בתוכו. שיטה זו, כשהיא מבוצעת נכון, מסבה רווחים לחברות ולארגונים ברבדים שונים ומשמעותיים.
לקבלת מידע נוסף על "סיעור מוחות" אפקטיביים
אז מה אתם אומרים? כיצד ניתן לגרום לכך שסיעור מוחות יעבוד נכון יותר גם בחברתכם? אשמח לתרום מהניסיון הרב שצברנו כמובילים תהליכי שינוי וצמיחה לאורך השנים בחברות וארגונים במגוון רחב של סגמנטים כמו היי טק, תעשייה מסורתית, אנרגיה ודלק ואחרים. לפגישת עבודה והיכרות אתם מוזמנים ליצור קשר עם משה גרימברג- 054-4814332 או לשלוח מייל ל - abc@nihul4u.co.il
