כיצד נכון למדוד הצלחות בתהליכים מורכבים של הבראה שינוי וצמיחה שאנו מובילים יחד עם הלקוחות שלנו? אין כל אפשרות למדוד הצלחות לפני שנקבעו מפתחות ומדדי ההצלחה העיקריים בתהליך. כאן במאמר הזה ננסה לאתר ולהמליץ על הדרך הנכונה לשימוש במדדי הצלחה. כולנו מכירים את האמרה הניהולית המוכרת. מאות אלפי סטודנטים למדו אותה כבר בשנה א' במנהל עסקים. כמנהלים וכבעלי חברות ויזמים, אנו מכירים אותה היטב: "מה שלא מסוגל להימדד, קשה מאד להעריך לגביו הצלחות בהווה ובעתיד". כעוסקים בייעוץ ארגוני – פיתוח עסקי ועדכון אסטרטגיות שיווקיות ועסקיות אין אנו מכירים תהליכים מקצועיים שלא כוללים מדדי מפתחות להצלחה בכל אחד מהשלבים.
KPI המפתחות להצלחת תהליכי שינוי
הדבר מזכיר לי את הסיפור הבא: מנהל צעיר בתחילת דרכו עמד בקצה המגרש וירה חץ לכיוון השמיים. אותו מנהל רץ אחרי החץ עם המטרה בידיו, והניח אותה קרוב ככל שיכול היה לחץ שנפל. ואני אומר: "זאת לא חוכמה ניהולית כלל". ניהול מחייב קביעת מטרות ויעדים להשגה. ניהול אפקטיבי בכל הדרגות מחייב מדדי הצלחה בכל אחד מהשלבים בתהליך. מנהלים, דעו כי היה ואתם לא מסוגלים למדוד תהליך כלשהו? דעו כי גם לא יהיה ביכולתכם לנהל אותו כהלכה. הגדרת המושג ניהול אפקטיבי מדבר על היכולת שלך – שלנו לזהות מה עובד ומביא ערך? ומה זקוק לשיפור והתאמה? המונח "KPI" נטבע לראשונה על ידי ענקית הייצור היפנית Toyota Motor Corporation בשנות ה-80. המונח מייצג "מדד ביצועי מפתח". KPI ידוע גם בתור "אזורי תוצאות מפתח" או KRAs.
מה הם מדדי KPI בעולמות העסקיים והניהוליים?
מדדי מפתח נדרשים בכל פעילות הבאה למדוד את איכות הביצועים של אדם בודד? של צוות? או של חברה עסקית, גדולה בינונית וקטנה? על מנת להצליח ליישם ולאמץ את המתודולוגיה החשובה הזאת, עליך להגדיר מראש את מדדי KPI . להגדיר זאת בהתאמה ליעדים ולמטרות שאתה מבקשי להשיג. רק לאחר מכן תחליטו אילו מדדים יעזרו לכם למדוד התקדמות לקראת יעדים אלו. כעוסקים בייעוץ ארגוני – פיתוח עסקי והובלת תהליכי שינוי הבראה וצמיחה רצינו לחזק את התובנה האומרת: עד כמה חשוב להגדיר נכון את מדדי ה - KPI. להגדיר אך ורק מדדים הניתנים למדידה וניתנים להשגה בהתאמה ליעדים ולמטרות שנקבעו. בחירת מדדי מפתח להצלחה תמיד יכולים לשמש כמדדי התקדמות בדרך להשגת היעדים. הם אף עשויים לעזור בתהליכי שיפור בקבלת החלטות כחלק מהתהליכים הניהוליים שאתה מבקש לשפר.
Key Performance Indicators - מדדים אסטרטגיים המציינים את תוואי ההתקדמות אל עבר המטרה
חשוב כי נסכים על העובדות הבסיסיות בהבנת החשיבות בשימוש ב- KPI’s. דעו כי הם מדדים כלכליים פיננסים ואסטרטגיים המעניקים לנו ולכם כבעלי חברות ומנכ"לים אינדיקציות מדידות על איכות הביצועים העסקיים והניהוליים. הן מעניקות לנו, כיועצים עסקיים, ואף לך היה ואתה נמצא בתהליכי הבראה שינוי וצמיחה מיפוי על ההתקדמות בדרך להשגת מטרות ויעדים. יחד נקבל אינדיקציות ברורות על התנועה להשגת היעד? על עיכובים או קשיים בדרך. לכל השגת יעד או מטרה ניתן למפות בעבורו את הנתיב הקריטי להצלחה. מדדי ההצלחה מציגים לנו ולך את הקשיים והעיכובים בדרך.
Key Performance Indicators בהתאמה כירורגית לעולמות השיווק, המכירות, הפיתוח העסקי
חשוב כי תבינו שברמת החברה או העסק הבינוני או הקטן, תיפגשו עם מדדי מפתח להצלחה בחתך כלל ארגוני? בחתך האגפים השונים? בחתך המחלקה ואף בחתך המנהל או העובד הבודד. נוכל להכיר מדדי מפתח להצלחה ברמת רצפת הייצור והתפעול. ברמת אגפי השיווק והמכירות. ברמת ההנהלה ומחלקת הכספים. שותפי הבכירים לדרך ואני, מבקשים לקבוע כי לכל תחום חובה וחשוב לבחור נכון את המדדים הרלוונטיים המותאמים במיוחד בעבורו. יש לבחור את אותם KPI’s שיתנו את האינדיקציה הטובה ביותר בתחום הרלוונטי. דעו כי אין המדדים זהים בתחום המכירות למדדים הנדרשים בתחום הפיתוח העסקי?
דוגמה פשוטה - מדדי מפתח להצלחה של הנייד שלך?
נדמה לי כי דוגמה מחיי היום יום תסביר זאת בצורה טובה יותר. לכל אחד מאיתנו יש טלפון נייד. מערכת מאפשרת לנו לקבל אינדיקציות שוטפות לגבי איכות השיחה, איכות החיבור לרשת, זמן נותר בסוללה, או אינדיקציה המציינת כי אנו חייבים לבצע עדכון למערכת ההפעלה בכדי לשמר את המכשיר במצב אופטימאלי. מה שטבעי ומוכר לכל אחד מאיתנו, חייב להתקיים בצורה דומה ככל היותר בחברה או בעסק שאתה מנהל. ברור לכל אחד מאיתנו כי כל יצרן של מכשירים ניידים מבקש לייצר לעצמו מיתוג ובידול והצעת ערך שונה בהשוואה למתחריו. לכן בכל חברה תמצאו כמה מדדי מפתח להצלחה בהתאמה לפיצ'רים שאותם הם מבקשים להציג ולבדל.
מהי הדרך הנכונה לבחור KPI
אני מבקש לקבוע בצורה חד משמעית כי שאלת המפתח היא לדעת לבחור את יעדים המפתח הנכונים בהתאמה לתחומים ולמחלקות והאגפים השונים או ברמת החברה או העסק. היה ונדע לבחור נכון ובעיקר להשתמש במדדי ההצלחה בניהול השוטף נוכל לראות שיפור חד בתוצאות העסקיות והניהוליות. אין זה סוד כי ברמת החברה או העסק, מדדים KPI טובים אלו מדדים שמעקב אחריהם ושיפור מתמיד שלהם משפיע ישירות על התוצאות העסקיות. משפיע על הרווחיות. גם משפיע על גידול בפלחי שוק. מקטין את אחוזי הנטישה ועוד. היה ונרחיב את עומק הדיון נוכל לקבוע כי את השיפור בשורת הרווח ובביצועים העסקיים ניתן לשייך גם לתחומים נוספים חשובים לא פחות וביניהם אפשר לציין את הבאים:
- ככלל ברמת הארגון בחלוקה למחלקות או אגפים.
- פעמים ברמת החטיבה, האגף או המחלקה.
- אפילו ברמת הצוות והמנהל או העובד הבודד.
מדדי מפתח להצלחה נדרשים לניטור 24/7
אין כל בסיס לקבוע מדדי הצלחה ברמת המחלקה או הצוות מבלי לקשור זאת למדדי ההצלחה ברמה הארגונית. ההחלטה ברמה הארגונית להגדיל מכירות ולהרחיב עם פלח השוק בהשוואה המתחרים, מחייבת בניית תוכנית פעולה להשגת היעדים האלה. ולכל אחד מהיעדים האלה חובה לקבוע מדדי מפתח להצלחה. בחברות וארגונים עסקיים המנוהלים בצורה אפקטיבית ניתן למצוא על שולחנו של המנכ"ל או הבעלים מערכת מדדי הצלחה בחלוקת משנה הפועלת 24/7 365 ימים בשנה. מנכ"לים ובעלי חברות יודעים לנטר ולנתח את המדדים בדיוק כפי שאתה או אני יודעים לקרוא את מדדי טיוב הטלפון הנייד שלנו.
היתרונות הניהוליים והעסקיים בשימוש נכון ב- KPI
השימוש הנכון ב- KPI’s מאפשר שימוש ניהולי מושכל הבא למדוד ביצועים של כל ארגון או חברה עסקית. זה משמש מנכ"לים ובעלי חברות ועסקים פרטיים למדוד את ביצועי השיווק והמכירות של החברה. למדוד את הביצועים העסקיים ואת הרווחיות הנדרשת להמשך הצמיחה. מדדי ביצועי מפתח - KPIs הם יעדים מדידים וניתנים לכימות שארגון מגדיר כדי לנטר את הצלחת פעולתו. עמידה ביעדים אלו היא חיונית לצמיחת החברה או העסק. דעו כי ה - KPI’s הוא מדד העוקב אחר ההתקדמות של ארגון לעבר יעד אחד או יותר, כגון הגדלת מכירות, הפחתת עלויות או שיפור שביעות רצון הלקוחות. מדדי KPI הם המדד החשוב ביותר בכל עסק מכיוון שהם מספקים תובנה לגבי ביצועי החברה והאם היא בדרך להשגת יעדיה.
השימוש הנכון ב- KPI מאפשרים את היישום של הדברים החשובים הבאים:
- התמקדות בעיקר. אימוץ חוק הפארטו 20:80
- מאפשר זיהוי מיידי של עצירת תהליכים וביצוע תיקונים והתאמות נדרשות בדרך להשגת היעדים
- שימוש מושכל בכלים של ה - KPI’s מאפשרת לכל חברה או ארגון עסקי לשפר את התרבות הארגונית ואת השפה הניהולית המקדשת עמידה והשגת יעדים ראויים.
- תיאום ציפיות והבנת המשימות להשגה ברמה הארגונית, החטיבה האגף והמחלקה. כולם מסונכרנים. כולם מדברים באותה השפה.
- כשהכול מדיד קל יותר לנהל משימות עובדים ומנהלים.
- אין בזבוז אנרגיות מיותרות. כל אחד ואחת מכווני מטרה.
- בניית מודל הערכה תגמול וחיבור מנהלים ועובדים לחזון משותף.
האם גם לך מתאים לעבוד במודל ה - KPI?
בואו ונעצור לשנייה ונשאל האם מתאים לך כמנכ"ל או בעלים של חברה לשפר את יכולות העבודה עם הכלי המדהים הזה? האם ברור גם לך עד כמה שימוש נכון במתודולוגיה של ה- KPI היא הבחירה הראשונית, בחירת העל, של כל מנכ"ל המבקש להמשיך לצמוח ולהצטיין? מנכ"ל ובעלים המבינים עד כמה חשוב למדוד ולבצע ניטור תהליכי התקדמות אל עבר יעדים ומטרות להשגה. להבין מה באמת חשוב? למה יש השפעה בדרך להשגת המטרה? ובעיקר על מי ומה כול העובדים והמנהלים בארגון הולכים להיות "מפוקסים" על מה שנדרש בכדי לחזור לצמיחה. הן לחברות ותאגידים והן לחברות בינוניות וקטנות ולעסקים משפחתיים יש חובה וצורך לאמץ תרבות ניהולית המתבססת על השימוש במודל ה - KPI’s.
התהליכים הנכונים בהתנעת התהליך
היתרון הניהולי והעסקי הכי הבולט בעבודה עם מדדים KPI מתמקדת ביצירת מחייבות אצל עובדים ומנהלים בדרגות השונות להיות ממוקדים במה שבאמת מוסיף ערך לעבודתם ברמה האישית, וברמת המחלקה, האגף והחברה בכלל. בחברות גדולות המנכ"ל וההנהלה מחויבים לייצר מדדים ברורים להשגה. ברמת החברה, רמת החטיבה והאגף וברמת המחלקה. כך נוצרים מדדי מפתח להצלחה ברמה המקומית היורדת עד לרמת המנהל או העובד הבודד. האם בארגון משפחתי או חברה קטנה, זה יותר קל לביצוע? האם אצלם התוצאות מרשימות יותר? מהניסיון של שותפי לדרך ושלי כיועצים עסקיים אנו יכולים לקבוע באופן חד משמעי כי התוצאות בארגונים וחברות קטנות הרבה יותר משמעותיות וקלות ליישום מאשר בחברות ענק.
השלבים הנכונים להתנעת תהליך במודל ה - KPI הם:
- לבנות "סטוריטיילינג" ולתקשר אותו נכון בארגון ולרתום את העובדים סביב מפתחות ההצלחה. חשוב כי תבינו שללא מעורבותם של מנהלים ועובדים מצטיינים שהבינו את החשיבות של התהליך ואת מדדי מפתחות ההצלחה להשגת המטרות.
- חובה לוודא כי לכולם יש כלים מכוילים למדידת התנועה אל עבר השגת המטרות. ללא מפת דרכים ואפשרות מדידה אין משמעות להגדרת המטרה להשגה.
- חובה להכין מדדים ברמת החברה – ברמת העל ואחר כך לגזור את יעדי המשנה ולכל אחד מהם לקבוע את מדדי ה - KPI’s להשגה.
- אין סיכוי לעמוד ביעדים ובמטרות להשגה באם תא תבנה תוכנית מפורטת הכוללת לוחות זמנים משאבים ומשימות משנה להשגה. כל תוכנית ברמת העל עוברת התאמה לרמות הביניים של האגף, המחלקה והצוות.
- לאורך כל התהליכים יש חובה לבצע בקרה, ביצוע התאמות ופיין טיונינג בדרך להשגת היעדים והמטרות ובעיקר התאמת מדדי מפתחות ההצלחה הארגוניים והמחלקתיים כאחד.
נשמח להיות לצידך באימוץ הכלים של ה - KPI
ההמלצה שלנו כעוסקים בייעוץ ארגוני ומניעים תהליכי שינוי וצמיחה לאמץ את מודל העבודה עם ה- KPI מהר ככל שאפשר. ברוב המקרים אנו ממליצים למעורבותם של אנשי מקצוע – יועצים עסקיים ויועצים ארגוניים שאמורים לעזור לך כמנכ"ל או כבעלים להקטין את מרווחי הטעות. דע כי היכולת לבנות תוכנית עבודה שנתית או רב שנתית כוללת ובעיקר ליישם אותה בחייו של הארגון היא מורכבת. אנו ממליצים לבצע את התהליך אחת לשנה. לבצע בקרה ותיקון לתהליך אחת לרבעון בכדי למנוע סטייה מהנתיב שנקבע. אנו שמחים להיות לצידך בתהליכים של אימוץ המתודולוגיה לעבוד עם KPI’s. צור קשר ישיר עם משה גרימברג – 0544-814332 או צלצל 03-903222. למידע נוסף תוכל לשלוח מייל ישירות אלי: abc@nihul4u.co.il
