כיצד ארגון עסקי או כל ארגון אמור למדוד את הביצועים שלו על פי היעדים שנקבעו להשגה במסגרת תוכנית העבודה השנתית? ה – KPI הם המדדים המרכזיים שנקבעים על ידי ההנהלה או המנכ"ל לבקרה אחר העמידה ביעדים. ראשי התיבות הם: key performance indicators ובעברית הכוונה מדדי ביצוע מרכזיים. בפשטות בואו ונכיר מה זה KPI?

מתי תפגשו את המושג KPI

פעמים השמות המפוצצים, פחות מפחידים אחרי שניתן הסבר קצר. כמעט כל אחד בעולמות העסקים והניהול מכיר את המושג החשוב הזה. בשנים האחרונות השימוש הולך וגדל. ה-KPI כיום נפוץ בכל העולמות העסקיים,  ובמיוחד בחברות ועסקים מעולמות הטכנולוגיה, ובפעילויות הנושקות לעולמות האסטרטגיה השונים. בכל סגמנט או מול כל חברה המדדים משתנים בהתאם להחלטות המנכ"ל וההנהלה. המדדים נקבעים בהתאמה למצב החברה בשוק ועל פי תוכניות העסקיות והיעדים להשגה.

זה עשוי להיות מאד חשוב בעבורך כמנכ"ל

חשוב לדעת כי ה-KPI's מסייעים לך כמנכ"ל או לכל הנהלה להעריך טוב יותר את מצב הקיים ולקבוע דרכי פעולה, על פי מדדים שקבעת כמדדי ביצוע מרכזיים. KPI's לרוב הם מדדי בקרה להשגת יעדים אסטרטגיים לטווח הארוך האמורות להתבצע על פי תוכנית אסטרטגית ועסקית מקצועית. פעמים נקבעים מדדי הצלחה ברמת האגף או המחלקה.

KPI מביא ליישום טוב יותר של מדדי הצלחה ובקרה

ה - KPI מעניק לך כמנכ"ל ולמנהליך אפשרות מדידה ובקרה של תהליכים אסטרטגיים שאתה והם מבקשים להשיג. השימוש בשיטה ובכלים יאפשרו לך להגיע ליישום טוב יותר של המטרות האסטרטגיות בכל הרמות בארגון. תשופר רמת השליטה המדידה והבקרה על כל תהליך אסטרטגי שתקבע כך תוכל לקבל תמונת מציאות אמיתית של התקדמות התהליכים השונים.

איך בוחרים KPI מדדי מפתח

אחרי שהכרנו מה זה KPI וכיצד בוחרים מדדי הצלחה? כיצד בוחרים בעיקר ולא בטפל? דעו כי מטרתו העיקרית של ה - KPI's להאיר את אותו הנושא או התחום שבו אתם מבקשים להביא לשיפור או שינוי. נושא או תחום שהיה ותבצעו בו שינוי תראו שיפור חד בתוצאות העסקיות. למשל כמה דוגמאות: שיפור מערך השרות לקוחות. כניסה לשווקים משניים. פיתוח מוצר חדש ועמידה ביעד ההשקה שלו. הקטנת אחוזי הסגירה של צוות המכירות ועוד. מהניסיון שצברו בתחום הייעוץ הארגוני והעסקי, נכון כי תבחרו את מדדי ה- KPI שלהם השפעה גבוהה ומידית על הביצועים העסקיים של החברה או העסק שלכם. כלומר משפיעים על הרווחיות, על היעילות התפעולית, על גידול בפלח השוק ועל כניסה לנישות חדשות.

מדדי KPI ברמת החברה ומדדי KPI המחלקה והצוות

דעו כי ניתן לקבוע מדדי הצלחה ובקרה, מדדי KPI הן לרמת החברה והן לרמת המחלקה והצוות. זאת הגמישות הניהולית המאפשרת לך כמנכ"ל ליצור מדדים מותאמים ברמת הארגון, החטיבה, האגף או המחלקה. שילוב והתאמת המדדים מבטיחים כי כלל החברה תנוע אל היעדים המרכזיים המורכבים מיעדי משנה קטנים יותר ברמת המנהל ואף העובד. אני מניח כי אין צורך כאן לתת דוגמאות.

בניית מפת KPI לזיהוי המטרות והיעדים להשגה.

בואו ללמוד למפות את כל המידע הניהולי הנדרש לצורך בניית תרשים זרימה של המטרות להשגה. הגדרת המטרות העסקיות והאסטרטגיות הרצויות ברמת הארגון, תוך איתור הנתיבים היעילים להשגתן בכפוף לתשומות הנדרשות להשקיע בכדי להשיג אותן. כאן אתה כמנכ"ל יכול להציג תרשימי זרימה ברמת הארגון ולבקש ממנהליך האחרים להציג תרשים זרימה הכולל KPI's ברמת החטיבה, האגף ואפילו המחלקה. דעו כי בכל מסע אל עבר השגת מטרה חובה לאתר במדויק את המדדים העיקרים שיאפשרו לממש את היעדים להשגה שהוצגו בתרשים. תהליך נכון יביא לכך שתזהו את מדדי ההצלחה הקריטיים את ה- KPI.

המפתחות להצלחה

הטמעה של המדדים ככלי לתכנון ובקרה – הפצת מדדי הביצוע המרכזיים בארגון והטמעתם ככלי ניהולי רב ערך וחשיבות. בלעדיו יהיה קשה לנווט בדרך הקצרה אל היעדים שנקבעו להשגה. ה- KPI הוא אחד מהמפתחות הכי חשובים להצלחה ניהולית ועסקית. בכדי להצליח לאמץ את עבודת הניהול העסקי באמצעות המתודולוגיה הזאת נכון כי תתמקדו בדברים הבאים:

• מיקוד. לחפש לדייק את מדדי ההצלחה בהתאמה כמעט כירורגית.
• חפשו לבנות עבודת צוות ותדאגו לשיתוף ידע ותקשורת פתוחה.
• עדכנו את התרבות החזון והערכים הארגוניים המציגים תהליכי עבודה המתבססים על עמידה והשגת יעדים.
• פשטות ובהירות לגבי מדדי ההצלחה בתהליכים.
• תנו אחריות וסמכות למנהלים ולעובדים בתהליך.
• תחגגו הצלחות קטנות. מצאו דרכים יצירתיות לתגמל הצלחות בתהליך.
• בצעו עצירות בקרה והתאמה בתהליך.

העזרו ביועצים ארגוניים בתהליך.

ההמלצה שלנו כעוסקים בייעוץ ארגוני ומניעים תהליכי שינוי וצמיחה לאמץ את מודל העבודה עם ה-  KPI מהר ככל שאפשר. פעמים נדרש מעורבותו של איש מקצוע בכדי לעזור לך כמנכ"ל להקטין את מרווחי הטעות. היכולת לבנות תוכנית עבודה שנתית או רב שנתית כוללת ובעיקר ליישם אותה בחייו של הארגון היא מורכבת. אנו ממליצים לבצע את התהליך אחת לשנה. לבצע בקרה ותיקון לתהליך אחת לרבעון בכדי למנוע סטייה מהנתיב שנקבע. אנו שמחים להיות לצידך בתהליכים.  צור קשר ישיר עם משה גרימברג – 0544-814332 או צלצל 03-903222. למידע נוסף תוכל לשלוח מייל ישירות אלי: abc@nihul4u.co.il