בואו ונכיר את מושגי היסוד החשובים בתהליך בניית מבנה ארגוני אופטימאלי לצרכים שלך כמנכ"ל. ננסה להכיר במאמר הקצר הזה את סוגי המבנים הארגוניים השונים. נכיר את היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם. בואו ונתחיל: לשם מה נחוץ מבנה ארגוני בחברה או תאגיד עסקי? מה עשוי להיות המבנה הארגוני הכי מתאים לצרכים שלך? בואו ונכיר האם המבנה הארגוני הקיים תומך בצורה מיטבית בצרכים שלך כמנכ"ל? בואו ונכיר את היתרונות של מבנה ארגוני מטריציוני מול המבנים הארגוניים האחרים? מה עשוי להתאים לך?

מבנה ארגוני ראוי ומתאים - כמפת דרכים עדכנית

בעולם הייעוץ הארגוני נושא התאמת המבנה הארגוני לשינויים בשוק ומול האתגרים הנובעים מתחרות קשה ומשברים תופס לאחרונה תאוצה. באופן כללי המושג "מבנה ארגוני" מציין מערך ניהולי, תפעולי ותקשורתי בו למעשה ניתן לציין ולהגדיר את התפקידים של המנהלים והעובדים בעבודתם השוטפת. זאת ועוד, הוא מציג את מוטת השליטה והדיווח ואת קשרי הגומלין בעבודתם השוטפת. מבנה ארגוני יעיל ונכון מהווה עבור כולם – "מפת דרכים" עדכנית ומפורטת. שעל פיה מושתתת כלל הפעילויות של החברה העסקית. או כל גוף מאוגד אחר שמבקש להשיג מטרות ויעדים. המבנה הארגוני הנכון מציג את מכלול הפעולות הנדרשות לצרכי ניהול ותפעול הארגון שאתה עומד בראשו.

מבנים ארגוניים המודלים המרכזיים

לאורך חייו של כל ארגון, ובפרט ארגונים עסקיים יש צורך מפעם לפעם לבחון האם המבנה הארגוני שנקבע בתחילת ההקמה עדיין רלוונטי? לרוב ארגון עסקי שקם לפני 10 או 20 שנה התפתח, גדל, שינה את המיקוד העסקי והניהולי שלו. לכן מומלץ לבצע בחינה מדוקדקת להתאמת המבנה הארגוני לאתגרים של השווקים והעדכונים הניהוליים הכי חדשים. דעו כי יש כמה סוגי מבנה ארגוני נפוצים במיוחד. חשוב שתדעו כי מבנה הארגון נוצר בהתאם לגודל הארגון והיקף פעילותו, כאשר ישנם מספר סוגי מבנים ארגוניים נפוצים וביניהם:

המבנה ארגוני קלאסי

מבנה ארגוני הכי נפוץ ומוכר לכולם. מבנה ארגוני פשוט. בדרך כלל שטוח ברמה הניהולית היררכית הכולל בתוכו לא יותר מאשר 2 או 4 רמות שליטה וניהול היורדות מלמעלה למטה. במבנה ארגוני מסוג זה ברור לכולם מי מנהל את מי, מי מדווח למי ובעיקר מסביר את קשרי הגומלין בין העובדים והמנהלים. זאת ועוד, מבנה ארגוני שכזה מגדיר את תחומי האחריות ואת הגדרות התפקיד של כל מי שמוצג בו. סוג זה של מבנה ארגוני מוכר מהעולם הצבאי ששם לכל מג"ד יש מפקדי פלוגות, לכל מפקד פלוגה יש מפקדי מחלקות ולהם מפקדי כיתות. כמו גם בצבא ביחידות קטנות כך גם בעולמות העסקיים המבנה הארגוני הקלאסי מאפשר שליטה וניהול "לא רע" של מערכת קבלת החלטות.

המבנה הארגוני המתמחה - הבירוקרטי

זהו מבנה ארגוני המותאם לחברות ועסקים אשר לכל אגף, מחלקה או תחום יש התמחות מקצועית ותפעולית מאד ספציפית. כאן המבנה הארגוני בא לתת מענה לצרכי הארגון שפועל על פי הגדרת משימות מאד ממוקדת. לביצוע של כל אגף או מחלקה הפועלים בתוך החברה. כיועץ ארגוני, חשוב לי לציין כי אופן חלוקת המשימות נקבע בהתאם להתמחויות מאד מוגדרות ועל פי כללים ומדדי ביצוע המוגדרים מראש לכולם. בדרך כלל המבנה הארגוני הזה עשוי להתאים לחברות וארגונים בינוניים וגדולים. לחברות וארגונים גדולים הנדרשים לביצוע פעולות סטנדרטיות ביעילות רבה ובמינימום בזבוז משאבי ניהול מהמטה. על פי הניסון המקצועי שרכשנו בתהליכי שינוי מבני והתאמת המבנה הארגוני לשינויים בשוק ובמיקוד העסקי, גילינו כי מבנה ארגוני זה מתקשה לתפקד במצבים משבריים. מתקשה לתפקד במצבים בהם נדרשת יצירתיות ויוזמה כולל שבירת דפוסי עבודה וניהול מוכרים.

המבנה הארגוני והניהולי - המטריציוני

לאחרונה, רבים מנסים לאמץ את מודל הניהול המטריציוני. חשוב לדעת כי למבנה הניהולי על פי המודל המטריציוני יש לא מעט יתרונות. ננסה כאן להציג אותם כאן.  מבנה ארגוני והניהולי - מטריציוני מאפשר פיזור ידע וכישורים יחד עם התמחויות בין כל האגפים והמחלקות בארגון. אין צורך להחזיק מומחים משניים בחטיבות השונות? או באגפים השונים. באימוץ המבנה הארגוני המטריציוני החברה חוסכת לא מעט משאבים ותקורות. מדובר בחיסכון בכל הנוגע להעסקה עובדים מומחים, היוצרים כפילות, וכן חוסכת בהכשרה ופיתוח מנהלים ועובדים. דעו כי ניהול מטריציוני מאפשר לכל אגף או מחלקה בארגון להתנהל באופן עצמאי. זאת לא "קייטנה" מדובר במודל ניהולי מאד מוקפד ברמת ההנהלה שמציבים לעובדים ולמנהלים הגדרות מטרה, יעדים ולוחות זמנים לביצוע.

מבנה ארגוני מטריציוני מאפשר גמישות ניהולית ותפעולית

בפועל בשיטת הניהול המטריציוני כל אגף, מחלקה או צוות פרויקטים בחברה מנהלת את עצמה אך באותו נשימה היא כפופה למנהלים שמעליהם פעמים יותר מאחד. באמצעות שימוש נכון במבנה ארגוני מטריציוני ניתן לאפשר לעובדים ולמנהלים בחברה לרכוש ידע התמחויות וניסיון מצטבר לאורך טווחי זמן ארוכים. בו בזמן המבנה הארגוני והניהולי - המטריציוני מאפשר לבעלי החברה ולמנכ"ל לבצע שינויים עסקיים. פעמים שינויים אסטרטגיים ואף שינויים מבניים בהתאם לאתגרים החדשים בשווקים תחרותיים באופן גמיש ומהיר יותר.

מהו ניהול מטריציוני?

כיום במאה ה- 21 העולמות העסקיים הפכו לתחרותיים יותר ויותר. התחרות על כל לקוח ולקוח הפכה לדבר שבשגרה. תוסיפו לכך את המשברים המזדמנים ותבינו כי ליכולת הגמישות הניהולית יש חשיבות הולכת וגוברת. כיום בעלי חברות ומנכ"לים, מייחסים חשיבות רבה לניהול "רזה" יעיל ונכון. הניהול המטריציוני הוא אחד מהם.

אז מה היתרון של שיטת הניהול המטריציוני?

כיום יתרונותיה של שיטת הניהול המטריציוני אינן נתונות בספק. היתרון המרכזי של השיטה מתמקד ביכולת לנייד כוח אדם מקצועי וניהולי ממשימה אחת לאחרת. החברה העסקית מסוגלת להיות גמישה בכל מצב בו נדרשת החלטה ניהולית ועסקית להיכנס לתחומי פעילות חדשים? לאתר מנועי צמיחה חדשים, או מנגד לסגור פעילויות מפסידות כתוצאה משינויים טכנולוגיים או ביקוש נמוך. ארגון מטריציוני מאופיין באחוזי נטישה נמוכים של עובדים ומנהלים מקצועיים.

ניהול דינמי וגמיש הוא  ניהול מטריציוני?

לא לכולם מתאימה שיטת הניהול המטריציוני. להצלחה זקוקים לשני משתנים מרכזיים: הראשון ניהול איכותי ומקצועי של דרג הניהול הבכיר. השני מתמקד בבחירה נכונה של עובדים ומנהלים המסוגלים להתממשק לדרישות המערכת בעיקר בהיבטים הפסיכולוגיים. דעו כי ניהול מטריציוני הוא למעשה ניהול אקטיבי יוזם ודינמי. עובדים ומנהלים מחויבים להיות גמישים מספיק בכדי להיות מסוגלים לנוע מפרויקט לפרויקט. עליהם להיות מסוגלים לעבוד בעבודת צוות, לשתף ידע ולהיות יצירתיים. לא לכל המנהלים והעובדים מודל העבודה המטריציוני מתאים. פעמים על העובדים והמנהלים להיות מסוגלים לדווח ליותר מאשר מנהל אחד. עובדים ומנהלים הכי מתאימים לסוג ניהול כזה מחויבים להיות בעלי יכולות מקצועיות גבוהות במיוחד. עליהם להיות "ראש גדול" מסוגלים לעבודה עצמאית ובעיקר מסוגלים להחזיק עד כמה שיותר "כדורים באוויר".

מבנה ארגוני יעיל - מטריציוני מול היררכי – בדקו התאמה לצרכים שלכם

עולם העסקים הופך מורכב וקשוח יותר ויותר. התחרות על כל לקוח ולקוח, על גידול פלח שוק מול מתחרים הופכת למשימה קשה. לכן אנו מבקשים כיועצים ארגוניים לציין שוב: מבנה ארגוני המותאם לצרכים העדכניים שלך עשוי להעניק גם לחברה שלך יתרונות רבים על פני המתחרים שלך. סקרים אחרונים מגלים כי אחת מהסיבות המרכזיות לסגירת עסקים ולפשיטות רגל נובעת מניהול לקוי וממבנה ארגוני מסורבל וכבד. כזה שהעלויות לשמור אותו "בחיים" מאד גבוהות. פעמים נדרשים הנהלות ומנכ"לים לבצע עדכון של המבנה הארגוני הקיים. לבצע טיוב והתאמת כוח האדם הניהולי והמקצועי לאתגרים החדשים. נכון לעשות זאת ברגישות גבוהה, בכדי למנוע מצב שבו אתה כמנכ"ל עשוי להפסיד מנהלים ועובדים טובים למתחרים.

המלצה שלנו: התאימו את המבנה הארגוני לשינויים באסטרטגיה העסקית

לסיכום דעו כי מבנה ארגוני עדכני ואפקטיבי משרת טוב יותר את האסטרטגיה העסקית והשיווקית ובכך מאפשר תנאים הרבה יותר טובים להשגת כלל המטרות העסקיות. חברות ועסקים נזקקות אחת למספר שנים לבצע עדכון לאסטרטגיה העסקית והשיווקית. אתם מחויבים לעשות זאת בכדי לעמוד בהשגת היעדים החדשים. מבנה ארגוני עדכני ומותאם לצרכים שלך כמנכ"ל מייצר מוטת ניהול קלה ונכונה יותר. מאפשר למנהלים ולעובדים לאמץ התמחויות תוך הבנה והסכמה על הגדרות תפקיד, ניתוח עיסוקים ומדדי הצלחה. בכך תקטין כמנכ"ל מאבקי כוח ופוליטיקה ארגונית מיותרת. אימוץ מבנה ארגוני אפקטיבי יאפשר למנהליך ולעובדיך להיות הרבה יותר ממוקדים ויעילים.