אנסה כאן לשלב בין ההגדרה בויקיפדיה לבין הניסיון שצברתי לאורך השנים כמנהל שהיה צריך להיות מיומן בניהול זמן משימות וצוותים. ניהול זמן ניהולי ואישי בדרגות הבינוניות והבכירות כמנהל וכמנכ"ל שכיר, והן כיועץ ארגוני מאז 2006 שעסק ועוסק רבות בשיפור מיומנויות ניהול משימות צוותים וזמן. ניהול זמן ניהולי אפקטיבי מתייחס ליכולתם של עובדים ומנהלים בדרגות השונות למצות טוב יותר יעילותם המקצועית והאישית. הכוונה לעשות הרבה יותר דברים נכונים וראויים באותו מגבלת זמן.
ניהול זמן – לתכנן ולתעדף משימות
ניהול זמן מאפיין מנהלים ועובדים מצטיינים המסוגלים לווסת נכון את המשאב הכי חשוב שלא ניתן לחסוך או לאגור אותו – את משאב הזמן. אנו "כחיות חברתיות" אמורים להיות מסוגלים להחזיק מספר גדול של כדורים באוויר. למנוע מצב בו אנו מאבדים שליטה וכדורים נופלים מידינו. האחריות שלנו לשמור על איזון ומידתיות בכל המחויבויות שלנו: משפחה, חיים חברתיים, התקדמות בעבודה, זמן איכות לפיתוח אישי ומקצועי וזמן לתחביבים. לכן אנו מבקשים לקבוע כי ההצלחה בניהול זמן מתמקדת ביכולת שלנו לתכנן ולתעדף נכון משימות.
ניהול זמן ניהולי אפקטיבי – הגדרת הבסיס
בואו ונסנכרן את עצמנו מול ההגדרה של ויקיפדיה. ניהול זמן היא פעולת על הכוללת את התוצרים הנובעים ממקסום התוצאות או הפעולות שאנו מבקשים להשיג במגבלת זמן ידועה מראש. היה ואנו מסוגלים להגיע לתוצאות העומדות על פי התוכנית הרי יש ביכולתנו לקבוע כי אנו יעילים ופרודוקטיביים. אנו מבקשים בפשטות להסביר כי להיות אפקטיבי פירושו לעשות את הדברים "הנכונים". בעולם העסקי הכוונה לעשות את הדברים שמביאים להכי הרבה ערך במסגרת זמן מוגדר. הדבר נכון גם בתחומים כי בית, משפחה, חברים. יעילות מנגד משקפת רק את עצם איכות הפעולה – משקפת את התהליך הפיסי שמבוצע ללא תקלות. כאן לא נמצא את תיעדוף נכון של זמן ומשימות.
ניהול זמן מיטבי – 4 האפשרויות הראשיות
- ניהול זמן לא ראוי ברמה הניהולית והאישית: לחפש להשיג מטרות לא ראויות וחשובות ובכך לבזבז משאבי אנרגיה, ובעיקר זמן בכדי להשיגן. התוצאה כעובדים וכמנהלים במצב הזה אתם לא אפקטיביים ולא יעילים.
- האפשרות השנייה: ניהול זמן חלקי וזקוק לשיפור הוא להתמקד בפעולות גבוהות התגמול שנכון לשים אותם גבוה ברשימה אבל לא לבנות תוכנית ראויה ומקצועית להשגתן. התוצאה בזבוז משאבי ארגון, משאבי ניהול כסף ובעיקר זמן מיותר שלא נוצל כראוי.
- השלישית מדברת על ניהול זמן איכותי המתמקד בהשגת מטרות פחות חשובות. אנו קוראים לזה להיות מנהל או עובד יעיל אך מאד לא אפקטיבי בגלל ההתמקדות במטרות פחות חשובות וראויות.
- לבסוף, המקצוענים בניהול זמן מקצועי יעיל ואפקטיבי תמיד יודעים מהן המטרות והיעדים הכי משמעותיים המייצרים החזר השקעה גבוה במיוחד. מנהלים ועובדים מיומנים בניהול זמן ומשימות יודעים לבנות תוכנית לאתר משאבים ולהקפיד על לוחות זמנים לסיום השגת המטרות.
האם ניתן לשפר מיומנויות בתחום ניהול זמן משימות וצוותים?
התשובה שלנו היא חיובית. תוכניות ההדרכה שלנו לשיפור מיומנויות ניהול זמן בקרב עובדים ומנהלים, מעניקים למשתתפים מתודולוגיה וכלים פרקטיים הקלים ליישום. אנו כעוסקים בייעוץ ארגוני והדרכת מנהלים ועובדים ומבקשים לקבוע כי מערכת ניהול זמן אפקטיבית ויעילה בקרב עובדים ומנהלים, ניתנת תמיד לשיפור. לכן ניהול זמן מיטבי חייבת לכלול תהליכים, כלים, טכניקות ושיטות. ניהול זמן, משימות וצוותים הם בדרך כלל הכרח בכל תהליך עסקי ניהולי בקרב עובדים ומנהלים. חשוב כי גם אצלך בארגון נבצע אפיון מצב קיים וניתוח "חוליות חלשות" הזקוקות לשיפור בכל מה שקשור לניהול זמן אפקטיבי. רק לאחר מכן נוכל לבנות סדנת ניהול זמן המותאמת לצרכים הייחודיים שלך בארגון.
מי שלא יודע לנהל את עצמו יתקשה גם בניהול זמן ומשימות
האם ידעתם כי יכולת לנהל זמן ומשימות אחראי על לא מעט "רעות חולות" בקרב מנהלים ועובדים? המחקרים האחרונים מגלים כי חלק מהלחץ והשחיקה בקרב מנהלים ועובדים נגרם כתוצאה מאי יכולת מספיק מקצועית לנהל זמן ומשימות. מתברר כי מי שתמקשה לנהל את עצמו בחיי היומיום, יתקשה לנהל משימות צוותים לעמוד בלוחות זמנים. זאת ועוד, חלק גדול מתחום מחלות מנהלים שאותן אנו מכירים, נובע מאי יכולת מספיק מקצועית לנהל נכון זמן ומשימות. הייתי ממליץ לכם לקרוא את 2 הספרים של סטיבן קובי שמחזק מאד את ההבנה על חשיבות ניהול זמן ומשימות.
התרומה שלנו לתהליכי שיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות
יש ביכולתנו כיועצים ארגוניים מקצועיים לגרום גם לעובדיך ומנהליך עם הדרכה מתאימה לגרוס את ההרגלים הישנים בתחום של ניהול זמן אפקטיבי ולרכוש הרגלים חדשים מקדמים ומאד יעילים. אנו עושים זרת במסגרת הסדנאות והקורסים למנהלים ולעובדים שמתמקדים בשיפור הביצועים של ניהול זמן ניהולי ואישי אפקטיבי. ככלל, אנו יוצרים בקרב המשתתפים שינוי ומעניקים כלים מעשיים לשיפור דרסטי ביכולות ניהול זמן משימות וצוותים.
רשימה חלקית של תוצרים, כלים וידע ניהולי שתקבלו מהשתתפות בסדנאות ובקורסים לניהול זמן
רציתי לשתף אותך במקבץ קטן של תחומים ותוצרים שהמשתתפים שייקחו חלק בסדנאות ובקורסים לשיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות יקבלו מאיתנו. המשימה ששמנו לעצמנו בכל מה שקשור לשיפור מיומנויות ניהול זמן צוותים ומשימות היא לגרום למשתתפים לשנות הרגלי עבודה ישנים באמצעות אימוץ כלים מעשיים לשיפור דרסטי בביצועים של ניהול זמן.
הנושאים שהיה נכון כי תכירו עוד לפני התנעת סדנה לשיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות
- תסכימו בוודאי לאמירה הבאה: "מי שמתקשה לנהל את הזמן והמשימות שלו.. יתקשה לנהל זמן משימות וצוותים".
- בוודאות תסכימו גם כי עלינו כעובדים וכמנהלים ללמוד להיפטר מההרגל "לדחות" משימות. מתברר כי דחיינות הוא מחסום מרכזי המונע שיפור ביצועים בניהול זמן אפקטיבי ומשימות.
- היה כי תאמצו בחום את מודל ה- 20-80. דעו כי רק 20% מהפעולות שלכם אחראיות ל- 80% מהתוצאות. חוק הפרטו מאפיין מנהלים ועובדים היודעים לנהל זמן ומשימות הרבה מכבר לממוצע.
- כוחה של "האצלת סמכויות" ככלי המוריד עומסים ומשפר את היכולת להתמקד בפעולות היותר חשובות.
- דעו כי ניהול מקצועי לא עונה על ההגדרה של "כיבוי שרפות". הכל דחוף, הכל חשוב היא דרך ניהולית שגויה ורעה.
- ניהול זמן נכון ומקצועי מונע שחיקה, תסכול שבעומסים גדולים מידי יוצרים את "ממחלות מנהלים"?
- ניהול זמן מחייב בניית תוכנית עבודה ותיעדוף משימות המקדשת מיקוד והקצאת חלונות זמן לביצוע משימות בתיעדוף גבוה..
- נטמיע בכל משתתף את התובנה האומרת כי: "ניהול זמן אפקטיבי מהווה את המפתח המרכזי להצלחה ניהולית ואישית. נכיר את החשיבות של תיעדוף משימות, קביעת הקדימויות – כמפתח לשיפור הפרודוקטיביות וההצלחה בניהול זמן ומשימות".
מה לא מומלץ לעשות כאשר יש לכם תחושה שעליכם לשפר מיומנויות ניהול זמן ומשימות
- לא לוותר על שעות שינה? לא "להרוג" את עצמכם בעבודה מסביב לשעון. זאת טעות מאד לא מומלצת ליישום. התוצאה הרסנית ועשויה לגרום לירידה ביכולות ניהול הזמן הקיימות. גוף האדם זקוק לפחות ל- 6.5 שעות שינה רצופות וטובות. במצב אחר עשויות להיפגע היכולות הקוגניטיביות. בריכוז ביכולת קבלת החלטות נכונה ובזיכרון.
- לוותר על פעילויות חברתיות ופעילויות ספורט ותחביבים בגלל עומס ובגלל הרצון שאת אותן שעות "מבוזבזות" להקדיש לדברים אחרים. זאת טעות ומומלץ לא לוותר על הפעולות האלה. הגוף והמוח שלנו זקוק להם כמו "אויר לנשימה"
- דעו כי לא כולם מיומנים לבצע עבודה במקביל? לא כולנו מיומנים להיות מקצוענים בתחום המולטיטאסקינג. מעטים מסוגלים לעשות בו זמנית מספר מטלות ברמת ביצוע גבוהה. במצבים אחרים כשהביצועים לא מספיק טובים הדבר עשוי לגרום לנזקים גדולים בתחום ניהול הזמן האפקטיבי שלכם. תצטרכו לפעמים לחזור על המשימה מחדש.
- אל תוותרו על הפסקות התאוששות קצרות. הפסקת קפה, שיחת מסדרון קצרה עשויה לעשות פלאים. פעמים נכון לבחון את השיטה הנהוגה בדרום מזרח אסיה שם פעמים עובדים ומנהלים "גונבים" עשר דקות שינה במהלך יום העבודה. תופעה שנבדקה ומראה כי חיובית ומאד מומלצת לריענון ומילוי מצברים במהלך יום העבודה.
- לוותר על שלב התכנון ותיעדוף המשימות. נדמה לי כי אין צורך להרחיב בנושא חשוב זה המוכר לכל אחד מאיתנו העוסק בניהול לסוגיו השונים.
שיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות – את/ה במקום הנכון
מניח כי גם אצלך הנושא של שיפור מיומנויות ניהול זמן אפקטיבי נמצא גבוה על סדר היום הניהולי בחברה. היה ומבקשים לשמוע עוד... בואו נקבע פגישת היכרות. זהו המקום להציע לכם להתקשר ישירות אלי, למשה גרימברג 054-4814332 ולקבוע פגישת "סיעור מוחות" ללא עלות. פגישה בה נדון על חשיבות השיפור בנושא ניהול זמן ומשימות. נעשה הכרות עם הסדנאות והקורסים, עם ימי עיון והרצאות בנושא ניהול זמן אפקטיבי. ניהול משימות ומנהיגות המניעה צוותים. פנו ישירות למייל שלי - abc@nihul4u.co.il כתבו בכמה מילים מה אתם מצפים לקבל מביצוע תהליכי הדרכה והעצמה לעובדים ולמנהלים. בואו ונקבע פגישה ראשונית להיכרות וללא כל עלות.
