מנהלים משתמשים בשני חלקי המוח. במוח הימני ובמוח שבצד השמאלי. כמנהלים עליכם להבין הכיצד שחקנים בתאטרון, מודעים כי עליהם לגרום לצופים להשתמש בשני חלקי המוח. בצד של ההיגיון ובצד של הרגש והתחושות. הגיון אינו מספיק, יש צורך גם ברגשות. זה נכון גם במצגות. תקציר המנהלים עוסק החודש ביכולת שלנו כמנהלים להעביר סיפור, להעביר מסר, להעביר בקשה לקחת חלק בתהליכים. בשלבים הראשונים של פרויקט אנו מבצעים תהליכי אפיון צרכים והכרות עם הארגון עובדיו ומנהליו.

לא פעם אנו מתחילים בניתוח "גלגל החיים" האישי של כל אחד מהם, תהליך קל בו מוצג בפני המשתתף מצב גרפי של חייו המקצועיים והאישיים. לא פעם אנו תוהים כיצד מנהלים ועובדים בכירים מצליחים לאזן את חייהם ולתאם בין העבודה לחיים האחרים? אחת מהתשובות הכי מעניינות שקיבלנו מאחד מהמנכ"לים הייתה ממוקדת בתובנה הבאה: האיזון והמידתיות של המנהלים הבכירים עולה, ביחס הפוך לשליטתם בתוכנת ה- PowerPoint .

מצגות הן כלי ולא מהות

אנו מגלים בשנים האחרונות בקרב מנהלים בכירים, סלידה מתרבות המצגות. רבים מבינים כי לא פעם הזמן המושקע בהן לא מביא לתוצאות הראויות. רבים החליטו לעבור מעולם המצגות לעולם התקשורת האינטראקטיבית – לעולם ההצגות. שם בעולם ההצגות הקהל לוקח חלק פעיל בעשייה. מגלה אמפטיה התלהבות, ושמחה היה וההצגה טובה או מנגד - בהצגות גרועות נרדם או יוצא עוד לפני ההפסקה? כעוסקים בייעוץ וליווי מנהלים ומנכ"לים, ומהניסיון שצברנו אנו ממליצים לעבור ממצגת מלאה בשקפים להכנת הצגה ראויה עם פאנץ' לין ראוי. השבוע במסגרת מפגש עם סמנכ"ל בכיר שמעתי את המשפט הבא: "החלטתי לא לפחד ולעלות על הבמה... אני עובר ממצגות ה- PowerPoint להצגות ולאינטראקציה תקשורתית אקטיבית".

רגש זה הסיפור

החודש משפטי המופת עוסקים בנושא. הציטוטים שהשאירו בי חותם קשורים לנושא העוסק בתקשורת ובהנעת לקוחות ועובדים לקבל החלטות על פי רצונך. מצגות ה-  PowerPoint מהוות כלי חשוב בתחום. דייוויד ת'ורו בפתגם מתמקד בתובנה שככל שתבצעו עוד ועוד מצגות אחוזי ההצלחה שלכם ילכו ויגדלו: • " כל חץ הפוגע במטרה הוא תוצאה של מאה החטאות.". הנרי דייוויד ת'ורו.  המשפט הזה מתחבר מצוין לרעיון האומר כי נכון לפעול כמציג מצגת כאילו הייתם שחקן בהצגת תיאטרון.

זאת הדרך ליצור בידול ומיתוג ואף ערך. המשפט השני של לי איאקוקה מתמקד בדילמה של כל שחקו המבקש להפוך "לסטאר" על הבמה או לחילופין כמנכ"ל ומנהל המבקש להשאיר חותם במצגות שלו: "יכולים להיות לך רעיונות גאוניים, אבל אם לא תוכל להעביר אותם, הרעיונות שלך לא ייקחו אותך לשום-מקום". לי איאקוקה.  עכשיו היה נכון כי נשקול לשפר את מיומנויות המשחק והאימפרוביזציה כמנהלים מול קהל.

תשאפו ללמוד מיומנויות משחקי התאטרון.

בשנים האחרונות במהלך עבודתנו עם מנהלים ומנהלות בארגונים אנו נתקלים במנהלים רבים מתוסכלים מהזמן שהם מבזבזים על בניית פרזנטציות ואף על כך שבהרבה מהפעמים המצגות שהם טרחו להכין אינן מספיק אפקטיביות. המלצתנו לכם המנהלים לעבור משלב המצגות לשלב ההשתתפות בהצגה ראויה שבה לקהל יש פקטור הרבה יותר חשוב מאשר אילו היה צופה בשקופיות המצגת. לקחנו על עצמנו לרכז בכמה משפטים כמה כללים, תובנות וטיפים שיעזרו לכם לבצע את הפרזנטציות – ההצגות שלכם הרבה יותר טוב מהעבר. הצגה טובה של נושא  יעזרו לכם למכור את הרעיונות שלכם טוב יותר והכי חשוב בפחות זמן ובמעורבות ישירה של "הקונים". היה ולא הצלחתם לזכות מהקהל בשיתוף פעולה "בהצגה שלכם" סביר להניח כי הביקורות לא תהיינה מלהיבות... בדיוק כמו בתאטרון.

מצגת טובה גורמת לקהל להתרגש

למצגת – להצגה שלכם, שתי מטרות עיקריות: הראשונה לשרת אתכם להעביר את המסר מבלי להתאמץ ולזכור הכל בע"פ. השנייה והיותר חשובה מתמקדת בחובה שלכם להפוך את המסרים שלכם  לכאלה שיצליחו ליצור תחושות ורגשות עמוקים בקרב קהל השומעים. כמו בהצגה טובה יש לבנות את המתח ואת העלילה כל שלא תאבדו את הקהל. מבנה מומלץ של מצגת טובה מתמקד "בלמכור" רעיון או פתרון לבעיה, או מוצר. לפיכך מומלץ לפעול על פי הרציונל הבא המציג ראשית את הבעיה. את ההשלכות שבעיה זו מעמידה בפני הלקוחות הפוטנציאליים וזאת בכדי להגיע לפאנץ' ליין המציג את החשיבות ביצירת הפיתרון. הסיום של המצגת דן בהצגת הפתרונות- טיפים וכלים ודוגמאות מהשטח. מומלץ כי השקף האחרון יכלול 3 שורות סיכום וחזרה על המסר.

התלהבות מדבקת.

אם אתם מאמינים בעצמכם וברעיון שלכם- תמכרו אותו! אל תתביישו להתלהב - זה מדבק!!! היה נכון כי בסיום המפגש והמצגת יקבלו המשתתפים מסרים מרכזיים כחומר מניע לפעולה. היה והייתי יכול לתת לכם כמה טיפים של מה לא נכון לעשות במצגת אזי הייתי מתמקד בדברים הבאים: מצגת אינה דו"ח אם אתם מעוניינים  להציג מספרים ונתונים יבשים עדיף לבטל את הישיבה ולשלוח דו"ח כתוב. אל תקריאו את המצגת והשקפים לקהל. הוא מספיק אינטליגנטי לקרוא לבד. היה נכון כי לא תשתמשו באפקטים של סאונד ואו פלאשים יותר מידי מתוחכמים – זה מראה על רדידות המסר. תשאירו את גורם ההפתעה אצלכם. לא יהיה נכון לשלוח המצגת למשתתפים מראש.

מעט זה נכון.

לסיכום, כיועצים ארגוניים בעלי ניסיון וידע בהדרכות מנהלים ועובדים בכירים אני מבקש לשתף אותכם במספר רעיונות לשיפור איכות המצגות שלכם. הייתי ממליץ מהניסיון שצברנו לא להשתמש ביותר מ- 6-8 שקפים להרצאה של שעה. חשוב מאד כי התהליך יתבצע בפורמט של דיאלוג אינטראקטיבי שבו אתם משתפים את המאזינים והקהל. השתדלו להתכוונן כל פעם מחדש אל קהל חדש. פעם דברו לקהל משמאל, פעם לקהל שמימין ופעם לקהל שמולכם.

התחילו במצגת מילולית קצרה עליכם ועל הנושא. הציגו כותרת מאתגרת. השקיעו בעיצוב גרפי מקצועי ונקי, לא בתמונות ואיורים משנות ה- 50... זה לא יוסיף לכם נקודות זכות. הדבר הכי חשוב זכרו כי עליכם לפעול כמו שחקן בהצגת תאטרון. השחקנים מודעים כי עליהם לגרום לצופים להשתמש בשני חלקי המוח. בצד של ההיגיון ובצד של הרגש והתחושות. הגיון אינו מספיק, יש צורך גם ברגשות.