חברות, ארגונים ועסקים בכל תחום ובכל גודל, כמו כל מערכת מורכבת, זקוקים לתחזוקה שוטפת. כל עסק או חברה זקוקים לבקרה ולבדיקות תקופתיות על מנת לוודא שהם מתפקדים בצורה מיטבית. אבחון ארגוני הוא תהליך מקיף המאפשר לארגונים לקבל תמונת מצב אובייקטיבית של פעילותם. תהליך בסיסי הכל שלב מקצועי של ליווי וייעוץ ארגוני הבא לזהות חוזקות, חולשות, אתגרים והזדמנויות. התובנות האלו בסיומו של תהליך אבחון ארגוני מקצועי, משמשות כבסיס לפיתוח תוכניות שיפור מותאמות אישית לכל חברה או עסק. תוכניות עבודה תהליכיות המכוונות להגברת יעילות, פריון ורווחיות לאורך זמן.

מהי ההגדרה הבסיסית לאבחון ארגוני?

בואו ונסכים על ההגדרה הכללית לתהליכי אבחון ארגוני בעולם העסקים. אבחון ארגוני מקצועי המתבצע על ידינו כחברה לייעוץ ארגוני כשלב ראשון בתהליכי שינוי וצמיחה מתבסס על תהליך קצר וממוקד בו אנו לומדים את הארגון על היבטיו השונים. כלל, האבחון הארגוני משקף תמונת מצב נוכחית של הארגון. מאתר את החוליות החלשות ומאיר את כל הנושאים והיבטים בהם ניתן, באם יש צורך, לחולל שינויים. להוביל שיפורים על מנת להוביל את הארגון ומנהליו להגיע לרמת תפקוד מיטבית.

מהו אבחון ארגוני מקצועי?

אבחון ארגוני מהווה תמיד הזדמנות למידה להנהלה, למנכ"ל. מהווה הזדמנות לכלל מנהלי הארגון ולעובדיו, להבין את תמונת המציאות ללא כל מסננים ופרדיגמות. אבחון ארגוני מתמקד בתהליך מקצועי וניהולי. כזה המאפשר להתבונן בדרך קצת אחרת, על עולם העשייה השוטפת של החברה. התהליך יאפשר בסופו לגבש תובנות חדשות ולאשש מציאות קיימת. כיום רבים מהמנכ"לים ובעלי חברות ועסקים מבקשים להניע אצלם תהליכי אבחון ארגוני כחלק מתהליך בדיקה עצמית. הם מבקשים להבין האם "הסולם" שלהם עדיין נשען על הקיר הנכון? להבין האם הגיע הזמן לבחון כניסה לשווקים חדשים? פעמים רבות הנהלות ומנכ"לים מבקשים להעמיק את הבנתם והכרתם עם המתרחש בארגון שלהם? ארגון אותו הם מנהלים, גם כאשר הארגון נמצא בתקופת צמיחה.

מתי נכון להניע תהליך של אבחון ארגוני?

מתי הזמן הנכון להכניס גורם מקצועי המבין בתהליכי שינוי צמיחה ורה ארגון? היה אתם מרגישים שהעסק שלכם מדשדש במקום? או לא מממש את הפוטנציאל שלו? אם תהליכי הייצור בזבזניים או שיש מקום לשיפור תהליכים פנים ארגוניים? אם הניהול ברמות השונות אינו אפקטיבי והמנהלים יכולים להרוויח מלימוד או ממנטורינג או אימון אישי ועסקי בטכניקות ניהוליות יעילות?  אולי הגיע הזמן לשקול תהליך חיצוני של אבחון ארגוני Organizational-Screening.

מהו הצורך באבחון ארגוני?

Organizational Screening – אבחון ארגוני הוא תהליך שתחילתו בהבנה עמוקה בנוגע לכל ההיבטים של פעילות הארגון. על ההכנסות, ההוצאות, ופעילות החטיבות והצוותים השונים שבו. עם התייחסות למאפייני השוק שבו הוא פועל, התחרות, הלקוחות, וכדומה. לאחר ביסוס הבנה זו, שהיא ייחודית לכל ארגון, מפעל ועסק. האבחון הארגוני המקצועי מאפשר קשת רחבה של המלצות רחבת יריעה ומרובת היבטים, בנוגע לשיפור פעילות הארגון.

ההמלצות לאחר תהליך אבחון ארגוני – יכולות להיות בתחומים הבאים:

• יישום טכניקות של ניהול אפקטיבי ע"י מנהלי הארגון ובעליו
• איתור והצגת ה- "חוליות חלשות"
• ביצוע ועדכון SOWT
• צמצום בהוצאות שאינן תורמות לעסק

עדכון התוכנית העסקית והשיווקית ובניית תוכנית עבודה לשנים הבאות

• זיהוי ערוצי שיווק יעילים שאולי כדאי לנסות
• בחירת יעדים לטווח הקצר ולטווח הארוך והתחייבות אליהם
• שיטות חדשות לניהול יעיל של פרויקטים, צוותים, וקונפליקטים פנים ארגוניים
• יצירת אקלים ארגוני חיובי, התומך ביצירה ובצמיחה של הארגון על עובדיו

יתרונות האבחון הארגוני כחלק מרכזי בתהליכי ייעוץ ארגוני – פיתוח עסקי

אבחון ארגוני מקצועי מציע לארגונים מגוון רחב של יתרונות, החיוניים להצלחתם לאורך זמן. זהו שלב מרכזי וחשוב בכל תהליך שמניע הבראה שינוי וצמיחה. להלן הרחבה של כמה מהיתרונות המרכזיים בתהליכי האבחון הארגוני. כאלה שמהווים חלק חשוב ומרכזי בתהליכי שינוי הבראה וחזרה לצמיחה בשווקים תחרותיים ובעתות משבר:

1. אבחון ארגוני כשלב מקדים לשיפור ביצועים:

• זיהוי וחיזוק חולשות: תהליך האבחון מאפשר לאתר נקודות תורפה ותפקוד לקוי בארגון. בתחומים כמו מבנה ארגוני, תהליכי עבודה, מערכות מידע. תרבות ארגונית ועוד. זיהוי אלו מאפשר לטפל בהם בצורה ממוקדת ולשפר את יעילות הארגון באופן משמעותי.
• ייעול תהליכי עבודה: באמצעות ניתוח מעמיק של תהליכי העבודה. ניתן לזהות צווארי בקבוק, חוסר יעילות ופעולות מיותרות. ייעול תהליכים אלו מוביל לחיסכון בזמן, משאבים וכסף, תוך הגברת הפריון והרווחיות.
• הגברת פריון העובדים: שיפור סביבת העבודה, העלאת המוטיבציה ותחושת השייכות של העובדים, תורמים רבות להגברת פריון העבודה. אבחון ארגוני יכול לסייע בזיהוי גורמים המשפיעים על שביעות רצון העובדים ולפתח תוכניות לשיפורם.
• העלאת רווחיות: שילוב כל היתרונות הנ"ל מוביל בסופו של דבר להעלאת רווחיות הארגון. ניהול יעיל, תהליכי עבודה משופרים ועובדים מרוצים תורמים כולם לתפקוד מיטבי ולצמיחה עסקית.

2. תהליכי אבחון ארגוני כמענה וכפתרון לבעיות:

• איתור מקור הבעיות: אבחון ארגוני מעמיק מאפשר לחפור לעומק ולזהות את הגורמים השורשיים לבעיות שונות בארגון. כגון תזרים עבודה לקוי, תקשורת ירודה, קונפליקטים בין מחלקות, תחלופת עובדים גבוהה ועוד.
• פיתוח פתרונות יעילים: לאחר זיהוי מקור הבעיות, ניתן לפתח פתרונות מותאמים אישית לכל אתגר. פתרונות אלו יכולים לכלול שינויים מבניים, תהליכיים. התערבות ניהולית, תוכניות הכשרה ועוד.
• מניעת הישנות בעיות: הבנת הגורמים לבעיות מאפשרת לארגון לפתח מנגנוני בקרה ומניעה, על מנת למנוע את הישנותן בעתיד.

3. שיפור מהיר בדרך קבלת החלטות מושכלות באמצעות אבחון ארגוני:

• מידע מהימן להנהלה: תהליך האבחון מספק להנהלת הארגון מידע אובייקטיבי ומבוסס נתונים בנוגע לכל היבטי פעילותו. מידע זה חיוני לצורך קבלת החלטות אסטרטגיות נכונות בנוגע לניהול, פיתוח ומשאבי אנוש.
• הבנת התמונה המלאה: אבחון מקצועי מאפשר להנהלה לקבל תמונה רחבה ומקיפה של הארגון. תוך הבנת הקשרים וההשפעות בין גורמים שונים. הבנה זו חיונית לצורך קבלת החלטות מושכלות המביאות בחשבון את כל ההיבטים הרלוונטיים.
• הקטנת הסיכונים: נתונים אמינים ותובנות מעמיקות מאפשרים להנהלה להעריך בצורה נכונה את הסיכונים הכרוכים בהחלטות שונות ולנקוט בצעדים לצמצומם.

4. המידע המתקבל יביא לשיפור שביעות רצון העובדים:

• יצירת סביבת עבודה תומכת: אבחון ארגוני יכול לחשוף גורמים המשפיעים לרעה על שביעות רצון העובדים. כגון עומס עבודה, לחץ, יחסים בין-אישיים לקויים, חוסר הערכה ועוד. טיפול בגורמים אלו תורם ליצירת סביבת עבודה תומכת ומניעה, המעודדת מעורבות, מוטיבציה ופריון.

• שיפור התקשורת: תקשורת לקויה בין הנהלה לעובדים ובין עובדים זה לזה יכולה לפגוע קשות בשביעות רצון העובדים. אבחון ארגוני יכול לזהות קשיי תקשורת אלו ולפתח תוכניות לשיפורם, כגון הדרכות, סדנאות, יצירת ערוצי תקשורת פתוחים ועוד.
• העצמת עובדים: מעורבות עובדים בתהליך קבלת ההחלטות ותחושת שייכות והערכה תורמים רבות לשביעות רצונם. אבחון ארגוני יכול להצביע על דרכים להעצמת עובדים ולשיתוף פעיל יותר שלהם בתהליכי הארגון.

5. אבחון ארגוני מקצועי עשוי לחזק את התרבות הארגונית:

• טיפוח ערכים משותפים: תרבות ארגונית בריאה מבוססת על ערכים משותפים ברורים. כאלה המנחים את התנהגות העובדים וההחלטות המתקבלות בארגון. אבחון ארגוני יכול לסייע בזיהוי ערכים אלו ובחיזוקם בקרב העובדים.
• תקשורת פתוחה ושיתוף פעולה: תקשורת פתוחה ושיתוף פעולה בין מחלקות ועובדים חיוניים להצלחת כל ארגון. אבחון ארגוני יכול לזהות קשיים בתחומים אלו ולפתח תוכניות לשיפורם.
• למידה וצמיחה מתמשכת: ארגונים מצליחים מאופיינים בלמידה וצמיחה מתמשכת. אבחון ארגוני יכול לסייע בזיהוי הזדמנויות ללמידה ופיתוח עובדים, וכן בקידום חדשנות ויצירתיות.

6. הכנה לשינויים בסיום תהליכי האבחון הארגוני:

• זיהוי התנגדויות: שינויים בארגון, כגון שינויים טכנולוגיים, מבניים או אסטרטגיים, יכולים לעורר התנגדויות מצד עובדים. אבחון ארגוני יכול לזהות התנגדויות אלו מראש ולפתח תוכניות להתמודדות איתן.
• הכנת הארגון ועובדיו: תקשורת יעילה, הדרכה נכונה ותמיכה עובדים חיוניים להצלחת תהליכי שינוי. אבחון ארגוני יכול לסייע בהכנת הארגון ועובדיו לשינויים צפויים ולצמצום ההתנגדויות אליהם.

אבחון בעולמות הרפואה התפקיד החשוב ביותר בידיו של רופא מומחה – פנימאי.

אבחון נכון בעולם האמיתי מציל חיים. דיאגנוזה שגויה יכולה להיות הבדל בין חיים למוות. מומחה ברפואה פנימית מטפל באבחון וטיפול במחלות כלליות או בהפניה לרפואה מקצועית מתמחה. הדבר דומה גם בעולמות העסקיים. הייתי מבקש לציין כיועץ ארגוני שעשרות רבות של חברות ועסקים עברו תחת ידי, לציין את הדברים הבאים. אבחון ארגוני מקצועי הוא כלי רב עוצמה המאפשר לארגונים לשפר את ביצועיהם, לפתור בעיות, לקדם צמיחה ולחזק את התרבות הארגונית. יתרונותיו הרבים הופכים אותו לנכס אסטרטגי עבור כל ארגון המעוניין להצליח לאורך זמן.

כיצד מתבצע האבחון הארגוני?

תהליך האבחון יכול להתבצע על פי 2 רמות ביצוע. הראשונה מיפוי ואבחון מצב קיים בתהליך קצר הכולל ראיונות עומק עם מדגם מנהלים ועובדים. התהליך הארוך יותר עשוי להימשך כ- 3 חודשים לכל היותר שבו יבוצע הליך של הגדרת מטרת ושיטת האבחון יחד עם המנכ"ל וההנהלה. פעמים נכון לשקול תהליך של אבחון ארגוני – ייעוץ ארגוני ברמת כלל הארגון, או באגף או חטיבה. חשוב כי תדעו שאנו בתכולת העבודה ובתהליכי האבחון קובעים את המטרות והיעדים להשגה ביחד עם ההנהלה והמנכ"ל. האבחון הארגוני כולל ראיונות עומק אישיים עם הנהלת הארגון מנהליו וחלק מהעובדים. פעמים אנו מבצעים "מפגשי סיעור מוחות וחשיבה" כתהליכים המציפים מידע חשוב ויקר שפעמים נעלם מעיני ההנהלה והמנכ"ל.

אבחון ומיפוי ארגוני באמצעות יועץ ארגוני

התהליך, המבוצע בידי אנשי מקצוע בעלי ידע וניסיון בהיבטים הכלכליים, הארגוניים, השיווקיים, הטכניים ואחרים של ניהול העסק, תפקידו לתת דגשים בידי מנהלי ובעלי הארגון על מנת לייעל את תפקוד הארגון, ולהגיע אל מימוש החזון הארגוני – בטווח הקצר ובטווח הארוך. זהו השלב הראשוני ההכרחי לביצוע תהליך נכון של צמיחה ושינוי ארגוני. מבקשים לקבל מידע נוסף על תהליך אבחון ארגוני? בחירת יועץ ארגוני מקצועי ומומלץ היא צעד חיוני להצלחת תהליך האבחון. יש לוודא כי ליועץ ניסיון מוכח באבחון ארגונים, ידע מעמיק בתיאוריות ניהול ופתרון בעיות, ויכולת עבודה יעילה עם הנהלת הארגון ועובדיו.

שווה כי נבחן יחד היתכנות לביצוע אבחון ארגוני גם אצלך?

היה ואתם נזקקים לתהליכי ייעוץ ארגוני – פיתוח עסקי וניהול שינויים המתחיל תמיד בתהליך מקצועי של אבחון ארגוני גם אצלך בחברה, ניתן ליצור קשר ישיר עם משה גרימברג באמצעות המייל: abc@nihul4u.co.il או לצלצל ישירות: 0544-814332 או  03-9032222. שינויים קטנים כגדולים בתהליכי הניהול, השיווק, בניהול הפרויקטים, בהוצאות ובניהול ההכנסות של הארגון, יכולים ליצור אווירה ארגונית שונה, ולהביא לשינויים מרחיקי לכת ביכולות הארגון ובפעילותו. דעו כי אבחון ארגוני הוא כלי רב עוצמה המאפשר לארגונים לשפר את ביצועיהם, לפתור בעיות ולקדם צמיחה.

כל ארגון צריך לאפשר לעצמו את ה"אתחול" הזה, מדי פעם בכדי לוודא כי הוא נמצא במסלול הנכון.

תהליך האבחון הארגוני – organizational-screening מאפשר מבט עמוק ומקצועי על התנהלות ארגונית, ובסיומו רשימה של המלצות, כולן ישימות, לניהול ותפעול יעיל יותר של הארגון. מאבחנים ארגוניים מקצועיים יוכלו גם לסייע ביישום ההצעות שתבחרו ליישום, אפשר בהחלט לאמץ בכל פעם חלק מההמלצות, ולראות כיצד יישום ההמלצות תורם לארגון. זאת באמצעי תהליכי הדרכה אימון ולימוד למנהלים ולעובדים. לאורך כל התהליכים תינתן תמיכה מקצועית ואישית והמשך ליווי הארגון בתהליכי השינוי והצמיחה. אנו לא מאמינים בשיטת "הזבנג וגמרנו". אנו מאמינים בעבודה תהליכית.

פנו אלינו לקבלת עוד מידע על אבחון ארגוני

תהליך האבחון הארגוני  ה- organizational-screening בשורה התחתונה, נועד על מנת לאפשר לארגון הן להפוך רווחי יותר בטווח הקצר והן להשקיע בפוטנציאל שלו על מנת לשמור על הרווחיות בטווח הארוך. אנחנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר עוד היום, על מנת לבחון כיצד ניתן להגדיל את רווחיות הארגון שלכם, בכלים מקצועיים ובתהליך ישים. צרו קשר עם משה גרימברג ישירות או עם כל אחד מצוות השותפים הבכירים לדרך – מנהלי התחומים ב- .Advance Business Consulting חבל לחכות עוד רגע אחד – קבלו פגישת סיעור מוחות במתנה – צרו קשר לתחילת התהליך, עוד היום. השוק המתחרים לא מחכים, הם מתקדמים ולך אסור "לדרוך" במקום.