ניהול משברים הוא חלק בלתי נפרד מכל ארגון מצליח. כאשר המשבר מגיע, ההבדל בין ארגון שמתמוטט. לבין כזה שמתאושש במהירות תלוי ברמת ההכנה וביכולת התגובה המהירה והאפקטיבית. בעידן המודרני, שבו השינויים והסיכונים הם בלתי נמנעים. תכנון נכון ותגובה מתואמת בזמן אמת יכולים להציל ארגונים מפגיעה קשה. במאמר זה, אציג דרכים לניהול משברים בארגון, תוך הצגת מתודולוגיות מוכחות. כלים לתכנון מראש, וטיפים להתמודדות אפקטיבית.

מהו ניהול משברים מקצועי בארגון עסקי?

ניהול משברים הוא תחום בעל חשיבות עליונה בכל ארגון. במיוחד בעידן המודרני התחרותי, שבו השינויים והסיכונים בלתי פוסקים. משברים יכולים לנבוע ממגוון רחב של גורמים. לנבוע משברים כלכליים, טכנולוגיים, פוליטיים ואפילו סביבתיים. כל אחד מהם עלול לגרום לפגיעה קשה בארגון אם אינו מנוהל בצורה נכונה. אחד מהאתגרים הגדולים ביותר הוא חוסר הוודאות. אשר מלווה כל משבר ודורש מאיתנו להגיב במהירות ובאופן מדויק. בהתאם לכך, המוכנות למשברים אינה עוד בחירה, אלא הכרח.

חברות ועסקים חייבים להיערך למגוון רחב של משברים

ארגונים נדרשים להיות מוכנים להתמודד עם כל תרחיש שעלול להתרחש. בין אם מדובר במשבר פתאומי ובין אם מדובר במשבר מתמשך. הכנה מוקדמת, תכנון מדויק, והיכולת לפעול במהירות הם הכלים המרכזיים שיכולים להציל את הארגון. להצילו מרגעי המשבר הראשוניים. ולמנוע מההנהלה והמנכ"ל לנקוט בצעדים שגויים שעלולים להחמיר את המצב. לכן, ניהול משברים אינו רק ניהול של הרגע – הוא תהליך מתמשך. תהליך הכולל הערכה, תכנון והיערכות שמתחיל הרבה לפני שהמשבר מתרחש. יש אור בקצה המנהרה האפלה. אלברט איינשטיין כבר אמר:  "בלב כל משבר, טמונה הזדמנות גדולה."

הדרך הטובה ביותר למנוע משברים היא להתכונן אליהם

תכנון מוקדם הוא הצעד הראשון והחשוב ביותר בניהול משברים בארגון. תכנון זה כולל זיהוי הסיכונים הפוטנציאליים. הגדרת תרחישי משבר, ופיתוח תכניות פעולה מותאמות לכל תרחיש. זיהוי מוקדם של סיכונים מאפשר לארגון להכין תוכניות התמודדות ולצמצם את ההשפעה של המשבר כאשר הוא מגיע. דניס לארי בהתייחסותו למשברים עסקיים ולקושי להתמודד עם הבלתי נודע אמר: "ההצלחה אינה סופית, הכישלון אינו קטלני: מה שחשוב הוא האומץ להמשיך בדרך ליציאה מהמשבר."

הקימו צוותי משבר ייעודיים

דעו כי חשוב להקים צוות משברים ייעודי בארגון, הכולל נציגים מכל המחלקות הרלוונטיות. צוות זה אחראי על תכנון והכנת תרחישים אפשריים ועל תרגול הפעולות הנדרשות במצבי חירום. "אם לא תתכנן, תיכשל", אמר פעם וינסטון צ'רצ'יל, ובצדק. תכנון מוקדם מפחית את אי-הוודאות ומכין את הארגון להתמודד עם תרחישים לא צפויים. במחקר של אוניברסיטת הרווארד נמצא כי ארגונים שמקיימים תרגולי משבר באופן סדיר מצליחים להתאושש פי 2 מהר יותר ממשבר לעומת ארגונים שאינם מתרגלים. האם נכון לאמץ זאת גם אצלך - אני שואל?

חפשו אינדיקטורים וסימנים מקדימים לזיהוי מוקדם של משבר

זיהוי מוקדם של משבר הוא המפתח להפחתת נזקיו. חשוב להקפיד על מעקב רציף אחרי אינדיקטורים וסימנים מקדימים שעלולים להעיד על תחילתו של משבר. אינדיקטורים אלו יכולים לכלול ירידה במכירות, בעיות בתזרים המזומנים. עזיבת מנהלים ועובדי מפתח, או שינוי פתאומי בתנאי השוק. דעו כי מעקב וניתוח נתונים שוטף מאפשר לארגון לזהות חריגות ולפעול מידית לפני שהמשבר מתפתח. במקרים בהם מזהים סימנים מדאיגים, יש להפעיל את תכניות ההתמודדות עם המשבר. כאלה שפותחו מראש ולהעביר את המידע לצוות המשברים להמשך טיפול. כפי שאמרתי פעמים רבות, "הצלחה בניהול משברים תלויה בזיהוי מוקדם ובתגובה מהירה."

מתודולוגיות לניהול משברים אפקטיבי מחייבת תגובה בזמן אמת

כאשר המשבר כבר הגיע, הארגון חייב לפעול במהירות וביעילות. תגובה בזמן אמת דורשת פעולה מתואמת ומדויקת של כל המחלקות. תוך שמירה על תקשורת פתוחה וברורה בין כל הגורמים המעורבים. חשוב להפעיל את תכנית הפעולה שפותחה מראש ולהתחיל ביישום הפעולות הנדרשות לפי סדרי עדיפויות ברורים. לדוגמה, במקרים של פגיעה במוניטין הארגון, יש לפעול מידית לניהול תקשורתי ולהעברת מסרים חיוביים לציבור.

בקרת נזקים ועדכון פעולות תגובה

במחקר של חברת McKinsey נמצא כי ארגונים שמגיבים בצורה מתואמת למשבר מצליחים לשמור על רמת אמון הלקוחות שלהם גבוה ב-25% לעומת ארגונים שלא מתואמים. מעבר לכך, חשוב לעדכן את כל הגורמים הרלוונטיים בארגון על המצב ועל הפעולות הננקטות. צוות המשברים חייב לוודא שכלל העובדים מבינים את תפקידם במצב המשבר ופועלים בהתאם להנחיות שניתנו. במקרים בהם המצב מחמיר, יש לבצע הערכה מחדש ולהתאים את התוכנית בהתאם. הידעתם כי: "בכתב הסיני, המילה 'משבר' מורכבת משני תווים—אחד מייצג סכנה, והשני מייצג הזדמנות." ממליץ לכם לא לשכוח זאת גם ברגעים הכי קשים.

תיקון ושיקום נזקי המשבר וחזרה לשגרה והפקת לקחים

לאחר שהמשבר נרגע והארגון מתחיל להתאושש. חשוב להקדיש זמן לתיקון ושיקום הנזקים שנגרמו. שלב זה כולל בחינת הביצועים והערכת היעילות של תכניות המשבר שהופעלו. יש לנתח את הפעולות שננקטו ולזהות את התחומים בהם ניתן לשפר את הביצועים בעתיד. תיקון ושיקום כוללים גם שיקום היחסים עם לקוחות. עם ספקים ועובדים שנפגעו במהלך המשבר. יש לנהל תקשורת פתוחה עם כל הצדדים ולהדגיש את הצעדים שננקטו למניעת משברים עתידיים. בסופו של התהליך, חשוב לבצע סיכום וללמוד מהמשבר. "משברים הם הזדמנות ללמידה ולשיפור", אני תמיד אומר, וזוהי האמת. ניתוח האירועים ושיפור תהליכי העבודה הם המפתח לשיפור ההתמודדות במשברים עתידיים.

תיעזרו במומחים לניהול משברים

ניהול משברים הוא תהליך מורכב הדורש תכנון מוקדם. זיהוי מוקדם ותגובה מהירה ואפקטיבית בזמן אמת. כל ארגון חייב להיערך מראש ולהכין תכניות פעולה לכל תרחיש אפשרי, כדי לצמצם את הנזקים ולהבטיח חזרה מהירה לשגרה.  אם אתם מחפשים ייעוץ מקצועי בניהול משברים בארגון, אני, משה גרימברג, יועץ עסקי וארגוני מאז 2006, מזמין אתכם לפנות אליי. יחד נבנה תכנית פעולה מותאמת אישית שתעזור לארגון שלכם להתמודד עם משברים בצורה המיטבית, ולצאת מהם מחוזק ומשופר. משברים הם הזדמנות ללמידה ולשיפור – אל תתנו להם להפתיע אתכם.  מבקש כי תאמצו את האמרה הבאה של בראין טריסי: "מנהיגים עסקיים מצטיינים במשבר עסקי חושבים ומדברים על הפתרונות. אחרים, הנגררים, מדברים רק על החצי כוס הריקה ועל הקשיים והבעיות".

משבר כמנוע ליצירת צמיחה והתחדשות

אל תפחדו ממשברים? אין ארגון שיהיה הטוב ביותר שלא חווה משברים ניהוליים, עסקיים או משברים טכנולוגיים? בזמן משבר, שמרו על קור רוח. תוציאו את תוכניות המגירה שהכנתם וצאו ליישם את תוכנית הבלימה של המשבר. דעו כי פעמים רבות:  "התועלת המגיעה מתהליך של משבר עסקי או ארגוני גדולה מהנזקים הראשוניים. דעו כי בכל משבר יש הזדמנות לשינוי עסקי ולעתיד טוב יותר." היה ותרצה להתייעץ איתי בתהליכים הנכונים להתמודד עם משבר ארגוני או עסקי?  אתה מוזמן לשלוח לי מייל או לצלצל ישירות לנייד שלי: 0544-814332 או 03-9032222 נשוחח ואף אציע לך לקבל מפגש חשיבה במתנה.