בין אם מדובר בעסק קטן או בארגון גדול, כל חברה מגיעה לשלב שבו יש צורך לשקול שינוי ארגוני ומבני. השינוי יכול להיות תגובה למשבר, צורך בשיפור תהליכים או התפתחות טכנולוגית מהירה שמחייבת הסתגלות. בעולם שבו "הקבוע היחיד הוא השינוי," כפי שאמר הפילוסוף היווני, ההרקליטוס. השאלה היא לא אם יש לבצע שינוי, אלא מתי נכון לעשות זאת. מחקר שנערך על ידי חברת הייעוץ מקינזי מצא כי 70% מהשינויים הארגוניים נכשלים. זאת בעיקר בשל תזמון לקוי ואי הכנה מספקת. כאן במאמר אציג ואספק לך, כלים והבנות שיסייעו לך לדעת מתי הזמן הנכון לבצע שינוי ארגוני ומבני? תוך התחשבות במאפיינים הייחודיים של העסק שלכם.

מהו שינוי ארגוני? שינוי מבני?

בואו ונתחיל. מהו שינוי ארגוני? דע כי בעולמות הייעוץ הארגוני והעסקי, שינוי ארגוני מתייחס לתהליך שבו ארגון משנה את המבנה. משנה את התרבות, את התהליכים? או האסטרטגיות שלו כדי להתאים את עצמו לסביבה המשתנה. מנגד, שינוי מבני מתמקד בשינויים במבנה הארגוני. כמו שינוי בהיררכיה, חלוקת תפקידים או יצירת יחידות חדשות.

הצורך בזיהוי הסימנים המקדימים לשינוי

רציתי לעדכנך מניסיוני כיועץ ארגוני שאחד הסימנים הראשונים לכך שנדרש לבצע שינוי ארגוני ומבני. הוא כאשר החברה מתחילה להתקשות בהשגת היעדים שלה. אם אתה מוצא  שהיעדים שנקבעו על ידך אינם מושגים באופן עקבי? ייתכן שהמבנה הקיים כבר אינו מתאים לצרכים הנוכחיים. קוטלר ושותפיו במודל 8 הצעדים לניהול שינוי מדגישים כי: "ארגון שאינו מסתגל לשינויים בסביבה העסקית שלו, נידון לקיפאון." דוגמא לכך היא חברה יצרנית שהמשיכה לפעול במודל ישן של פס ייצור למרות השינויים הטכנולוגיים בתחום. כתוצאה מכך, החברה החלה להפסיד נתח שוק למתחרים חדשניים יותר.

מבנה ארגוני חייב להתעדכן

לאחר שהחברה הבינה את הצורך בשינוי והתקינה טכנולוגיה חדשנית בפס הייצור. היא חזרה לתחרות והכפילה את הרווחים תוך שנה. ישנם גם סימנים עדינים יותר לכך שדרוש שינוי, כמו ירידה במורל העובדים? עלייה בתחלופת עובדים, או תחושת עייפות וחוסר התחדשות. שינויים ארגוניים לעיתים נדרשים כאשר החברה חווה צמיחה מהירה מדי. או איטית מדי, דבר שמוביל לחוסר התאמה בין המבנה הארגוני הקיים לצרכים החדשים.

שינויים בשוק ובסביבה העסקית – מחייבים תגובה

שינויי שוק מהווים זרז משמעותי לביצוע שינויים ארגוניים ומבניים. כאשר הסביבה העסקית משתנה בקצב מהיר, חברות חייבות להסתגל כדי להישאר רלוונטיות. דוגמא טובה לכך היא מגפת הקורונה, שכבר נשכחה ואירועי ה- 7 לאוקטובר. שניהם גרמו לשינויי שוק פתאומיים וחברות רבות נאלצו להתאים את המבנה הארגוני שלהן לצרכים החדשים. בתקופת הקורונה חברת Zoom, שהייתה חברת סטארט-אפ קטנה יחסית בתחום הווידאו. זיהתה את השינוי והצליחה לשנות את המבנה הארגוני שלה במהירות. בכדי להתמודד עם הביקוש האדיר שנוצר כתוצאה מהמגפה.

בזכות כך, החברה גדלה בקצב מסחרר והפכה לשחקנית מרכזית בשוק תוך זמן קצר. לצד זאת, שינויים טכנולוגיים הם גורם נוסף שיש לקחת בחשבון. כאשר טכנולוגיה חדשה נכנסת לשוק. היא עשויה לשנות את חוקי המשחק ולהכתיב את הצורך בשינוי ארגוני. מחקר שנערך על ידי חברת המחקר דלויט מצא כי: ארגונים המאמצים טכנולוגיה חדשה בצורה מושכלת. רואים עלייה של 25% בפריון העבודה תוך שנתיים בלבד.

גמישות וחשיבה יצירתיות נדרשים

גמישות ניהולית והתאמה לשינויים הם תכונות קריטיות למנהיגים במהלך השינוי. מנהלים צריכים להיות מוכנים לשנות את התוכניות שלהם. להתאים את האסטרטגיות שלהם בהתאם למצב המשתנה. מחקר של אוניברסיטת קולומביה מצא כי: גמישות והתאמה לשינויים משפרות את סיכויי ההצלחה של הארגון במהלך השינוי. סיפורי אירוע בהמשך יכולים להסביר לך טוב יותר את הנדרש. דע כי כל שינוי ארגוני מחייב יציאה מאזורי הנוחות וגמישות ניהולית ועסקית.

נדרשת קבלת החלטות מהירה ומושכלת

במהלך השינוי, קבלת החלטות מהירה ומושכלת היא חיונית. מנהלים צריכים להיות מסוגלים להעריך את המצב במהירות ולקבל החלטות שמבוססות על מידע מדויק ועדכני. מחקר של אוניברסיטת MIT מצא כי קבלת החלטות מהירה ומושכלת משפרת את סיכויי ההצלחה של הארגון במהלך השינוי. מצ"ב שני אירועים המציגים עד כמה אסור להתמהמה במצב שבו מזהים את המשבר

דוגמאות והצלחות אמיתיות ששווה להכיר

• הצלחות אמיתיות יכולות לעורר השראה ולשמש כמודל לחיקוי עבור חברות המתמודדות עם הצורך בשינוי. לדוגמה, חברת IBM, שהתמודדה עם ירידה חדה ברווחים בשנות ה-90. החליטה לבצע שינוי ארגוני מקיף. הם עברו ממודל עסקי המבוסס על מכירת חומרה. למודל של מתן שירותים עסקיים ופתרונות טכנולוגיים. השינוי לא היה פשוט, והוא כלל התנגדויות רבות מצד העובדים, אך בזכות ניהול נכון ותכנון מדוקדק. השינוי הוביל את החברה לצמיחה מחודשת והפכה אותה לשחקן מרכזי בעולם הטכנולוגי.

מה נוכל ללמוד מענקית הקפה העולמית?

• עוד דוגמה מעניינת היא של חברת סטארבקס שבשנת 2008 חוותה משבר חמור שהוביל לסגירת מאות סניפים. החברה החליטה לבצע שינוי ארגוני שהתמקד בהחזרת הערכים הבסיסיים של המותג ובשיפור חווית הלקוח. בזכות שינוי זה, החברה הצליחה לחזור לצמיחה ולפתוח סניפים חדשים בכל העולם. ההצלחה של Starbucks נבעה מהבנה עמוקה של השוק, תקשורת נכונה עם העובדים והלקוחות, והיכולת להסתגל לשינויים בצורה מהירה ומושכלת.

התהליכים המרכזיים: הכנה מנטלית וניהול התנגדויות

אחד האתגרים המרכזיים בתהליך של שינוי ארגוני או שינוי מבני הוא ההתנגדות של העובדים והמנהלים לשינוי. שינוי מביא עמו חוסר וודאות. כאשר העובדים מרגישים שהמבנה המוכר להם מתערער. הם עשויים לחשוש ולאבד מוטיבציה. כאן נכנסת לתמונה ההכנה המנטלית והשימוש הנכון בכל הכלים של האינטליגנציה הרגשית בניהול. מחקר של הרווארד  ביזנס  ריוויו מצא כי: 62% מהכישלונות בשינויים ארגוניים נובעים מהתנגדות של העובדים ומהעדר תמיכה ניהולית. דעו כי הכנה מנטלית וניהול התנגדויות כוללים תקשורת פתוחה ושקופה. שיתוף העובדים בתהליך השינוי, והצגת התועלות הצפויות להם מהשינוי. ככל שהעובדים מרגישים שהם חלק מהתהליך, כך עולה הסיכוי להצלחת השינוי.

מלחמות הנהגה בחברה משפחתית

דמיינו חברה משפחתית קטנה המנוהלת במשך שנים על ידי אב המשפחה, אשר מחליט להעביר את הניהול לדור הבא. אחד הבנים מתנגד לשינוי, מחשש לאובדן ההכרה שלו כתורם המרכזי לעסק. השינוי אכן מבוצע, אך ללא הכנה מנטלית מספקת. כתוצאה מכך, הבן מפתח התנגדות סמויה ומעכב תהליכים מרכזיים. לאחר תקופה של חיכוכים ובעיות בתפקוד העסקי. האב מבין כי השינוי נדרש להיות מלווה בתהליך הכנה נכון. הוא בחר בי כיועץ ארגוני המתמחה בהובלת תהליכי שינוי בחברות משפחתיות. בוצעו ביוזמתי, תהליכי חשיבה וסיעור מוחות בקרב דור המנהלים הוותיק והדור הממשיך. קוימו סדנאות גישור וחשיבה ונבנתה תוכנית שמפחיתה את החששות. תוכנית העברת מקל השליטה עם מינימום חיכוך ומאבקים כך ששלמות המשפחה נשמר.

מה למדנו עד כאן על תהליכי שינוי ארגוני ומבני?

ביצוע שינוי ארגוני ומבני הוא תהליך מורכב, אך הכרחי להצלחת הארגון בטווח הארוך. יש לזהות את הסימנים המקדימים לשינוי, להבין את השפעת הסביבה העסקית והטכנולוגיה. להכין את הצוות מנטלית ולהתמודד עם התנגדויות. אם אתם חווים קושי בהשגת היעדים? או מרגישים שהמבנה הארגוני שלכם כבר אינו מתאים לצרכים הנוכחיים? ייתכן שזה הזמן לשקול שינוי. ציינתי בעבר כי: "שינוי הוא תהליך בלתי נמנע – אך כשהוא מבוצע בצורה חכמה, הוא יכול להיות המנוף לצמיחה והצלחה." המלצתי לך - אל תפחד מהשינוי, אלא תשקיע את הזמן והמשאבים בתכנון נכון. בתקשורת אפקטיבית ופתוחה עם העובדים ובניית תוכנית שמבוססת על הבנה עמוקה של השוק והסביבה העסקית.

אשמח להכיר ולהעניק גם לך מפגש חשיבה במתנה