ישיבות עבודה הן נטל, בזבוז או כלי חיוני ליצירת ערך? לא פעם מנהלים בדרגות השונות יכולים לחשוב כי ישיבות יכולות להיות בזבוז זמן מרגיז ויקר. נשאלת השאלה האם אפשר להפוך אותן למשהו אחר לגמרי? יום ללא ישיבות – חלום רטוב של מנהל איכותי או סיוט למנהלים שלא יכולים בלי ישיבות? איך לא חשבו על זה על קודם? אני מבקש לחדד את השאלה האם ישיבות עבודה הן נטל, בזבוז או כלי חיוני ליצירת ערך? מהניסיון שצברנו, כעוסקים בליווי ארגונים ומנהלים - אנו שמחים לתת לכם כמה רעיונות מעשיים עבור מנהלים החשובים כי ישיבות הם ראויות וחשובות להצלחה. מצ"ב מספר מתכוונים לערוך ישיבות שיתרמו להצלחת הארגון.
אמצו תרבות של ישיבות קצרות
לא פעם כיועץ ארגוני ועסקי, כשאני מבקש להחדיר תרבות של ניהול ישיבות ותקשורת יעילה בארגונים אני נתקל בדרך כלל בתלונות הבאות: ישיבות קובעות הן לא יעילות, כי הן נמשכות זמן רב מדי ובלתי נחוצות. כולם מכירים את בזבוז הזמן שלהן אבל יחד עם זאת, אני מבקש לקבוע כי היה ובאם הן מנוהלות כראוי, ישיבות קבועות ואו מזדמנות יכולות להיות מהדברים היותר חשובים והמשמעותיים ביותר עבור כל ארגון, ובעיקר עבור ארגונים המבקשים לשפר ביצועים.
אמצו תרבות ישיבות אפקטיבית
לדברי מומחים, מכיוון שארגונים רבים נהפכים לשיתופיים ודמוקרטיים יותר, חברות זקוקות לישיבות רבות יותר כדי לחלוק מידע, לשמוע את רעיונות הצוות ולקבל החלטות קבוצתיות. יתרה מכך, מיזוגים ושיתופי פעולה הגבירו את הצורך בישיבות בין-ארגוניות רבות יותר. ואולם בעוד ישיבה טובה יכולה לתרום מהותית להצלחת החברה, ישיבות גרועות הן בזבוז זמן וכסף. הנה כמה רעיונות מעשיים עבור מנהלים המתכוונים לערוך ישיבות שיתרמו להצלחת הארגון.
לא בכל מחיר
- אני מאד ממליץ כי יש לבטל כל ישיבה לא יעילה. על פי הניסיון שצברתי מתברר כי הפתרון לישיבה בלתי יעילה עשוי להיות פשוט: לא לערוך אותה. אני ממליץ למנהלים בארגונים השונים כי לפני שמכנסים את כולם, על המנהלים לשאול את עצמם אם מטרת הישיבה יכולה להתגשם בדרכים אחרות. היה והמטרה של הישיבה - היא לחלוק מידע, אי-מייל, מזכרים ושיחות בלתי רשמיות עשויים לעשות את העבודה טוב יותר. העלות קטנה יותר והאפקטיביות הרבה יותר גדולה מאשר קיום ישיבת העברת מידע. כאן בוודאות אני ממליץ לא קיים ישיבה. חבל על הזמן של כולם.
האצילו סמכויות – במקום ישיבות רבות משתתפים
- אני מבקש לקבוע כי הסיבה לקיומה של ישיבה נובע מהצורך לקיים אינטראקציה בין הנוכחים, כדי שאנשים יחלקו דעות וידע ויבנו קו מחשבה מאוחד ומשותף לגבי עניינים שעל הפרק. או אז, ישיבה שמתנהלת כראוי היא הדבר הנכון. מתברר כי בארגונים שלהם מנהלים לא מספיק מקצוענים ובטוחים בעצמם נוצרת מדיניות של ניהול שתלטני הדורש ישיבות מרובות ומרובות משתתפים. מנהלים מצטיינים הבטוחים בעצמם והיודעים להאציל סמכויות בצורה יעילה ידרשו לקיום ישיבות מעטות יותר. המוטו שלהם אומר: "אם האצלתי סמכויות בצורה טובה, לא אזדקק להיות נוכח בכל החלטה שהצוות מקבל"
האם הישיבה משמשת כדיון? או מפגש חברתי לדיווח.
- אנו ממליצים כי יש לצמצם עד למינימום את הדיונים בחברה. עובדים ומנהלים זקוקים לתהליכים מדידים. ישיבות איכותיות ופוריות תלויות בהגדרה ברורה של יעדים שלקראתם יכולים אנשים לעבוד, ושמולם הם יכולים למדוד את ההתקדמות. היה נכון כי ישיבות לא יהפכו לדיווחי פעילויות של השבועות הקודמים. היה נכון כי בישיבות נסקור פעילויות מקדמות להשגת היעדים. היה נכון כי תתמקדו בעיקר. אתרו את הפארטו, צמצמו דיווחי סרק והתמקדו בישיבות רק באותם הסוגיות הדורשות את מעורבותו של כלל הצוות המשתתף. קבעו משימות והטילו אחריות לביצוע ולדיווח לקראת הישיבה הבאה.
תכנון זאת כל השיטה.
- היה נכון כי תדעו לזמן לישיבות את האנשים הנכונים והגעתם תהיה בזמן שמעורבותם נחוצה. אין צורך לזמן משתתף לכל הישיבה במקרה שהשתתפותו צריכה להיות רק במקטע האחרון של הישיבה. אני מציע להשקיע 30-60 דקות בהכנה לישיבות שעליהם אתם אחראיים. הוציאו תמיד זימון וקבעו סדר יום קפדני ומתוזמן היטב. הזמינו את האנשים הנכונים. ממליץ כי היה נכון שהמשתתפים ידעו כי ייתכן שיבקשו מהם לעזוב כשהישיבה תחל לעסוק בעניינים שאינם קשורים לתחום התמחותם. לא פעם כשאתם מקדישים זמן הכנה יכול להתברר לכם כי קיימת דרך יעילה יותר להעביר המסרים מאשר זימון ישיבה? ממליץ כי במקרים דומים תהיו מספיק אמיצים לא לקיים ישיבות מיותרות
ישיבות לא מתנהלות כמו הדיונים "בהייד פארק?"
- ההמלצה הראשונה שאני נוהג לחלק למנהלים וארגונים המבקשים לשפר את איכות ישיבות הצוות שלהם היא לאמץ את הסלוגן הצה"לי – "חדל ברברת וקשקשת ברשת". יש למקד את הישיבות ולהקפיד על לוחות הזמנים. אין לעשות ישיבות הארוכות מ- 30 דקות, הן מפסיקות להיות אפקטיביות. חובה למנוע גלישה של הישיבות לנושאים "משיקים". הדרך לכך היא להתמודד עם רעיונות שאינם קשורים לסוגיה המרכזית המתוכננת על ידי העברתם ל"מגרש ההסגר". מנו מזכיר שבאחריותו לסכם ולרשום את אותם הרעיונות לבחינה עתידית. תתמודדו עם "קשקשנים" המשתלטים על הישיבה. בצעו הפסקות מנומסות ותעודדו דוברים הססנים שעשויים להיות הכרחיים כדי לשמור על מעורבות של כל המשתתפים
יום ללא ישיבות – או ישיבות בעמידה?
- היה נכון כי תבחנו מדי פעם לבצע ישיבות בעמידה. כך הסיכוי שכולם יתמקדו בנושאי הישיבה גדול יותר מאשר התמקדותם בצלחות הבורקס והקפה שעל השולחן. מתברר כי אין אני פוסל גם רעיונות של ימים ללא ישיבות. אני גם ממליץ כי יש לאמץ אולי ישיבות בשעות קבועות במועדים הכי פחות בעייתיים לעבודה השוטפת. מהניסיון שלנו אנו ממליצים לקיים ישיבות בצמצום ולעשות זאת אחרי תכנון ובתשומת לב. מתברר כי מנהלים ועובדים המשתתפים בישיבות לא איכותיות חשים כי הן בזבוז זמן. מנגד הם מבינים וחשים שכשהישיבות מתנהלות בצורה הטובה ביותר, הן המקום שבו מנהלים ואנשים יכולים להיות יצירתיים יחדיו.
צרו סינרגיה בישיבות האיכותיות
לסיכום, אני מבקש לשאול שוב האם ישיבות עבודה הן נטל, בזבוז? או הן כלי חיוני ליצירת ערך? בישיבות האיכותיות ניתן ליצור סינרגיה ועבודת צוות לשלב את דעותיהם של כל המשתתפים, בנוסף לידע ולניסיון של כל אחד ואחד. ישיבות יכולות גם להיות חלק חשוב מהתהליך של העלאת פתרונות חדשניים לבעיות ומציאת דרכים חדשות וטובות יותר לעשות דברים. ומי לא רוצה בכך?
אני שמח לקבוע כי אחרי לא מעט שנים של ניהול, שיווק ופיתוח עסקי ובעבודה כיועץ ארגוני בכיר מול ארגונים מנהלים והנהלות – הצלחתי פעמים רבות לבצע התאמות ושינויים אל מול מצבת המנהלים והעובדים הבכירים בארגונים השונים. תפקידי המרכזי בתהליכי ייעוץ ארגוני, ליווי ופיתוח עסקי הוא לעזור למנהלים וארגונים טובים המבקשים להיות טובים יותר – לבצע את קפיצת המדרגה !! הכיצד עושים זאת נכון? לפגישה אישית עם משה להרחבה בנושא.
