בעידן של עבודה היברידית, צוותים מבוזרים בקרב חברות מקומיות בכל הגדלים. כמו כן בחברות רב-לאומיות, התקשורת הפנימית הפכה לגורם ההצלחה הקריטי ביותר בארגונים מודרניים. אז איך בונים מערכת תקשורת שלא רק מעבירה מידע? מערכת תקשורת פנים ארגונית היוצרת תרבות, מחזקת ערכים ומעורבות ומניעה ביצועים? כפי שאמר פיטר דרוקר, "הדבר החשוב ביותר בתקשורת הוא לשמוע את מה שלא נאמר."
דעו כי, בעולם העבודה החדש, שבו איתותים לא מילוליים ושיחות מסדרון נעלמו. הדברים שלא נאמרים הפכו לאתגר קריטי. רציתי לעדכנך כי עידן הפוסט קורונה ומשברים אחרים, הותיר אחריו מציאות עבודה שונה בתכלית. מחקר של מקינזי מ-2023 מראה כי 87% מהארגונים נאבקים בתקשורת הפנימית במודלים היברידיים. כמו כן 64% מהמנהלים רואים בה את האתגר הניהולי הגדול ביותר שלהם.
האתגר: כשהמשרד כבר לא במקום אחד
מניסיוני, בעבודה עם חברות השואפות להגיע לפריצת דרך ניהולית. הלקח הבולט הוא שהחברות שמצליחות להתגבר על האתגר הזה. הן אלו שמתייחסות לתקשורת הפנימית כאל נכס אסטרטגי, ולא כאל פונקציה תפעולית שולית. במציאות זו, התקשורת הפנימית בארגון, היא כבר לא "Nice to have". היא הופכת להיות עמוד השדרה של הארגון המבקש להמשיך לצמוח ולהיות רלוונטי בשווקים תחרותיים.
12 עקרונות זהב לתקשורת פנים מנצחת
אסטרטגיה תחילה - בלי זה, אתם עובדים בחושך
"אם אתה לא יודע לאן אתה הולך, כל דרך תוביל אותך לשם" - לואיס קרול. הדבר נכון גם לתקשורת הפנימית. התקשורת הפנימית חייבת להיות נגזרת ישירה מהאסטרטגיה העסקית. מחקר של הארוורד ביזנס ריביו מראה ש-72% מהחברות שמיישרות את התקשורת הפנימית עם היעדים העסקיים. הן משיגות את המטרות השנתיות שלהן, לעומת רק 23% מהחברות שלא עושות זאת. בהתנסותי כיועץ ארגוני עם ארגונים מכל הגדלים והתחומים, ראיתי פעמים רבות מדי איך תקשורת ללא אסטרטגיה הופכת לתיאטרון של העדרת כיוון. הרבה תנועה, אפס תזוזה.
הכירו את השאלות הנכונות: מה אנחנו רוצים להשיג השנה? איך התקשורת הפנימית תתמוך ביעדים האלה? חפשו את המדדים שיוכיחו לנו שזה עובד?
מפת קהלים חכמה - לא כולם שווים
"דבר אל האדם בשפה שהוא מבין - זה ילך לראש שלו. דבר אתו בשפתו שלו - זה ילך ללב שלו" - נלסון מנדלה. מחקר של גלופ מראה שארגונים שמתאימים מסרים לקבוצות יעד ספציפיות. דעו כי הם, משיגים רמת מעורבות עובדים גבוהה יותר ב-23% לעומת ארגונים שמשתמשים בגישת "one size fits all".
דעו כי מיפוי יעיל כולל: היררכיות (הנהלה, מנהלי ביניים, עובדים), תחומי עיסוק. דורות, רמת מעורבות נוכחית ואפילו סגנונות תקשורת מועדפים. הכלל: מסר אחד לכולם = מסר שאף אחד לא שומע. בצעו התאמות ופרסונליזציה למסרים.
ערוצי התפוצה - איפה הקהל שלכם נמצא
הבחירה בערוץ התקשורת יכולה לקבוע את הצלחת המסר. מחקר של הטכניון בשיתוף עם מיקרוסופט מראה כי שיעור החדירה של מסרים בפלטפורמות מותאמות גבוה ב-340% לעומת דואר אלקטרוני מסורתי. המלצתי כי תכירו את האפשרויות מנצחות: פלטפורמות ניהול עובדים מתקדמות. אפליקציות סלולריות ייעודיות, בוטים פנים-ארגוניים וקבוצות רשתות חברתיות פנימיות.
בעבודתי עם חברת הייטק מובילה, החלפת מערכת התקשורת הפנימית הביאה לעלייה של 45% במעורבות העובדים תוך 3 חודשים. זאת, הוכחה חיה לכוח של הפלטפורמה הנכונה.
שפת הלב - איך מדברים עם אנשים
"הבעיה עם התקשורת היא האשליה שהיא התרחשה" - ג'ורג' ברנרד שו. משתף אותך במחקר של MIT מראה כי מסרים הכתובים בשפה פשוטה ואישית נזכרים ב-65% יותר מאשר מסרים פורמליים-מוסדיים. הכירו את הכללים: ברורים במקום עמומים. מסרים קצרים במקום ארוכים, אישיים במקום מוסדיים. כל מסר חייב לכלול שורה תחתונה ברורה וקריאה לפעולה. זכרו: אנשים זוכרים איך הרגשתם אותם להרגיש, לא מה אמרתם להם.
זהות חזותית עקבית - הפנים של המותג
"אין לך הזדמנות שנייה לרושם ראשון" - אוסקר וויילד, ואותו דבר נכון גם לכל מסר שאתם שולחים לעובדים. מחקר של Stanford מראה כי עקביות ויזואלית בתקשורת פנימית משפרת את אמון העובדים בארגון ב-31%. ובנוסף מגדילה את רמת הזהות הארגונית ב-28%.
דעו מה כוללת העקביות חזותית : חייבת לכלול צבעוניות מותאמת. פונטים מאושרים, שפה צילומית אחידה ותבניות עיצוב מוכרות. מהניסיון שלי כיועץ אסטרטגי המכיר דבר אחד בתחום המיתוג והבידול אני אומר: "ארגונים שמשקיעים בזהות חזותית של התקשורת הפנימית לא רק נראים מקצועיים יותר. הם גם מרגישים מקצועיים יותר לעובדים שלהם".
שקיפות כמדיניות ניהולית - האמת משחררת
"האמת תשחרר אותך, אבל קודם היא תעצבן אותך" - גלוריה שטיינם. מחקר של PwC מ-2024 מראה כי ארגונים עם רמת שקיפות גבוהה בתקשורת הפנימית. חווים תחלופת עובדים נמוכה יותר ב-40% ורמות אמון גבוהות יותר ב-50%. שקיפות אמיתית כוללת: עדכון על אתגרים, הכרה בטעויות. הסברה על החלטות קשות ושיתוף בהישגים ובכישלונות כאחד. המקצוענים בתחום אומרים כי בכל תהליך של שיפור ושינוי ארגוני: השקיפות משמשת כמו חיסון - כואב בהתחלה, אבל מונעת מחלות קשות יותר בהמשך.
יצירתיות פורצת דרך - המלחמה על תשומת הלב
"בעולם שבו כולם צועקים, מי ששקט נשמע הכי חזק" - סת' גודין. מחקר של נוירו-מרקטינג מראה כי מוח האדם מעבד תמונה 60,000 פעמים מהר יותר מטקסט. כמו כן מסרים יצירתיים נזכרים פי-6 יותר ממסרים שגרתיים. מהן אסטרטגיות יצירתיות: גיימיפיקיציה, סיפורי הצלחה אמיתיים, תחרויות פנימיות, קמפיינים ויזואליים מרשימים ופתרונות אינטראקטיביים. המטרה: לגרום לעובד לומר "וואו, זה מעניין" במקום "עוד דבר לזרוק".
חזרתיות אסטרטגית - ההטמעה ויישום דורשת זמן
"החזרה בהפוגות היא אם הלמידה" - תומס גרישם. מחקר של הרמן אבינגהאוס על עקומת השכחה מראה כי אנחנו שוכחים 50% מהמידע שקיבלנו תוך שעה. דעו כי אנו מאבדים 90% תוך שבוע - אלא אם המידע חוזר אלינו.
הכירו את הנוסחה הסודית: נדרשים לפחות 7 מגעים (חזרה על המסר או הפעילות או ההרגל) בממוצע נדרשים כדי שמסר יחדור לתודעה. זה כולל שילוב של ערוצי תקשורת, עיתויים שונים וזוויות הצגה משתנות. דעו כי החברות שמצליחות בתקשורת פנימית. הן אלו שמבינות שההטמעה והיישום היא ריצה למרחקים, היא מרתון, לא ספרינט.
הרחבת המעגלים - מעבר לעובדים
נכון כי תבין שהתקשורת הפנימית ארגונית המודרנית חייבת להכיל מעגלים רחבים יותר: קבלני חוץ, פרילנסרים. משפחות עובדים ולעיתים אפילו ספקים אסטרטגיים. מחקר של דלויט מראה כי 43% מהעובדים עובדים עם קבלני חוץ באופן קבוע, ו-67% מהמנהלים מציינים שהתקשורת עם "המעגל הרחב" היא קריטית להצלחה. בפרויקט שהובלתי עם מנהל החטיבה והמנכ"ל בחברת מדיקל דיוויסס, הרחבת מעגלי התקשורת לכלול גם קבלנים וספקים יצרה סינכרון טוב יותר והפחיתה טעויות פרויקט ב-25%.
מדידה ושיפור מתמיד - הנתונים מנצחים הרגשות
"לא ניתן לנהל את מה שלא ניתן למדוד" - פיטר דרוקר. מחקר של MIT Sloan מראה כי ארגונים שמודדים באופן שיטתי את יעילות התקשורת הפנימית משיגים שיפור של 25% ביעדים העסקיים בתוך שנה.
הכירו את המדדים מומלצים: שיעורי פתיחה והקלקה, זמן קריאה, מעורבות בפעילויות, סקרי משוב קצרים ומדידת השפעה על מדדי עסקיים. מנהלים ומנכ"לים מנוסים יודעים כי בלי מדידה, אתם מנחשים. עם מדידה, אתם מנהלים.
שגרירי שינוי - הכוח של המנהיגות מלמטה
"השינוי מתחיל כשמישהו שהיה שקט מתחיל לדבר" - וורן באפט. משתף אותך במחקר של הרווארד מראה כי מסרים שמועברים על ידי עמיתים נתפסים כאמינים יותר פי-3 ממסרים של ההנהלה, ומשפיעים על התנהגות פי-5 יותר. הכירו את האסטרטגיה: זיהוי מובילי דעה טבעיים בארגון, מתן כלים ותמיכה. תוך יצירת מערכת הכרה ותגמול והפיכתם לשותפים במסע התקשורתי.
בכל התהליכים שהעברתי מאז 2006 תמיד דאגתי לבנות בארגון רשת של "סוכני שינוי" נאמני שינוי שלקחו פיקוד על התהליכים מול העמיתים והעובדים שלהם. דעו כי בניית רשת שגרירי שינוי – סוכני שינוי הביאה תמיד לשיפור של 60% בקבלת יוזמות חדשות ברחבי הארגון.
הנהגה מעורבת - כשהבוס מאמין, כולם מאמינים
"המנהיג הטוב ביותר הוא זה שיודע איך לבחור אנשים טובים לעשות את מה שהוא רוצה. ומתאפק מלהתערב בהם בזמן שהם עושים את זה" - תיאודור רוזוולט. מחקר של גלופ מראה כי ארגונים שבהם ההנהלה הבכירה מעורבת באופן אקטיבי בתקשורת הפנימית חווים רמות מעורבות עובדים גבוהות יותר ב-39%.
המלצת ביצוע לך כבעלים או כמנכ"ל: מעורבות אישית שלך ושל מנהלים בכירים חשובה להצלחת התהליכים. תשתמש בשיתוף סיפורים אישיים, נוכחות בפעילויות התקשורת והובלה פעילה של מודל התקשורת והתרבות הכוללת את ההתנהגות התקשורתית הרצויה. דעו כי מנכ"ל שמשתף סיפור אישי שווה עשרה מצגות של .HR
המסקנה: תקשורת כמנוע צמיחה
"התקשורת הטובה ביותר היא כשאתה לא מבחין בה - היא זורמת באופן טבעי ויוצרת הבנה" - וורן באפט. תקשורת פנים ארגונית יעילה היא הרבה יותר מהעברת מידע. היא מנוע יצירת תרבות, בניית מעורבות והנעת ביצועים. בעולם העבודה החדש, שבו המרחק הפיזי גדל והמרחק הרגשי עלול להתרחב. התקשורת הפנימית הופכת לכלי האסטרטגי החשוב ביותר בידי המנהלים.
לאחר יותר מ-20 שנות ניסיון בייעוץ ארגוני למגוון חברות SMB מובילות בישראל אני מבקש לקבוע כי: "החברות שמתייחסות לתקשורת הפנימית כאל השקעה אסטרטגית ולא כאל הוצאה. הן אלו שמשיגות קפיצת מדרגה אמיתית בביצועים העסקיים". החברות שינצחו יהיו אלו שמבינות שהעובד/המנהל המעורב הוא הנכס הכי יקר שלהן. ושתקשורת בין אישית אמיתית, אמינה ומעוררת השראה היא הדלק שמפעיל את הנכס הזה.
בשורה התחתונה : השקיעו בתקשורת הפנימית כמו שאתם משקיעים במכירות או בפיתוח מוצר. התשואה תבוא בצורה של עובדים מעורבים יותר, פרודוקטיביות גבוהה יותר ותוצאות עסקיות טובות יותר. דעו כי זה לא עוד "פרויקט של משאבי אנוש" - זה יתרון תחרותי אסטרטגי שעליו אתה כבעלים וכמנכ"ל אחראי.
