דחיינות היא תופעה נפוצה בכל תחומי החיים, אך כשמדובר בעולם הניהולי והעסקי, היא יכולה לגרום לנזקים משמעותיים. דחיינות בניהול זמן ומשימות פוגעת בהשגת יעדים וביעילות הארגונית. ומובילה ללחץ מוגבר ולעיתים אף לכישלונות עסקיים. במקרים רבים, דחיינות בעסקים נובעת מכמות המשימות הגדולה והמגוונת שמנהלים מתמודדים איתן. מה שמוביל לריבוי החלטות קשות וחשש מכישלון. הדחיינות גורמת לעיתים למנהלים להתמקד במשימות קלות ולא דחופות. בכך להזניח משימות קריטיות שיכולות להשפיע בצורה משמעותית על הצלחת הארגון.

מהי דחיינות?

על פי ויקיפדיה דחיינות היא דפוס פעילות של אנשים, עובדים ומנהלים. המתאפיין באי ביצוע משימה בעדיפות גבוהה או דחיה שלה לטובת ביצוע פעולה או משימה פחות חשובה עם עדיפות כמעט שולית. בהגדרה דחיינים אוהבים לבצע ברוב המקרים את אותם 80% מהפעולות הפחות חשובות שאחראיות ל- 20% מהתוצאות. על פניו מומחים מקשרים את תופעת הדחיינות לשני מצבים. הראשון דחיינות הנובעת מגורמים פיזיולוגיים. השני מתמקד בגורמים בפסיכולוגיים היכולים להתבטא בחרדות ביצוע והערכה עצמית נמוכה במיוחד.  

פרפקציוניזם יוצר דחיינות ושיתוק

דייוויד אלן קובע כי דחיינות לא נוסעת מעצלנות. הוא מתאר שתי קבוצות של גורמים משמעותיים לדחיינות בעבודה ובחיים ככלל, הקשורים לחרדה ולא לעצלות כרונית? האמת שמניעה של עשייה של דברים קטנים ומעצבנים מאפיינים את כולנו. מנגד החשש להתמודד עם משימות חשובות וגדולות מכניסים רבים מהסובלים מדחיינות לחרדות ולשיתוק. חלק מהמאפיינים של עובדים ומנהלים בעלי התנהגות המקדשת דחיינות מתגלה תחת הכותרת: פרפקציוניזם המחפש תמיד להגיע לשלמות. באם אין הגעה לשלמות, פשוט לא עושים! בהתאם לכך, נהוג לקשר דחיינות עם פרפקציוניזם - נטייה של אנשים להעריך באופן שלילי את ביצועיהם ותוצאות מעשיהם. אנשים החווים פחד עז עד כדי הימנעות מהערכת הכישורים על ידי הזולת. מודעותם העצמית מוגברת והם סובלים מחרדה.

מה אומר ד"ר טימותי פיצ'יל על תופעת הדחיינות?

דחיינות מוגדרת כהשהיית ביצוע משימות למרות ידיעת השלכות שליליות. פסיכולוגים רבים, כולל ד"ר טימותי פיצ'יל מאוניברסיטת קרלטון, מצביעים על דחיינות כבעיה התנהגותית ונפשית. הקשורה בעיקר לשליטה עצמית נמוכה ולחוסר במוטיבציה. לפי פיצ'יל, דחיינות היא תוצאה של קונפליקט בין הרצון לבצע משימה לבין חוסר הרצון להתמודד עם התחושה הלא נעימה שמתלווה לביצועה. דחיינות נובעת גם מהערכה עצמית נמוכה. פחד מכישלון וחרדה חברתית. במקרים רבים, אנשים דוחים משימות כי הם חוששים שלא יצליחו לבצע אותן בצורה מושלמת. מה שמוביל אותם להעדיף להימנע מביצוע המשימה כלל.

מהו המחיר לדחיינות ניהולית ועסקית?

במאמר זה נבחן את הגורמים לדחיינות. המחירים שהיא גובה, ונתאר דרכי טיפול ושיפור למניעת דחיינות ניהולית ואישית. נדון כיצד הדחיינות יכולה לפגוע במורל ובמוטיבציה של צוותים שלמים, וכיצד תכנון נכון וניהול משימות יכול לשפר את ביצועי הארגון כולו. נסקור מחקרים פסיכולוגיים וניהוליים שמציגים את השפעות הדחיינות ואת הדרכים להימנע ממנה. ונדון בטכניקות מעשיות לשיפור ניהול הזמן והמשימות. מציע כי נכיר גם את המחקר של ד"ר פייר סטיל מאוניברסיטת קלגרי. שמוסיף ומציין כי דחיינות קשורה לעיתים גם לתכונות אישיות כמו אימפולסיביות וחוסר ארגון. אנשים עם נטייה לדחיינות עשויים להתמודד עם קושי בתכנון וארגון הזמן שלהם. מה שמוביל להשהיית משימות עד לרגע האחרון. הבנת הגורמים לדחיינות היא הצעד הראשון לטיפול בתופעה. ולפיכך חשוב לזהות את המקורות האישיים והארגוניים לדחיינות כדי לפתח אסטרטגיות יעילות להתמודדות איתה.

גורמים לדחיינות בעולם הניהולי והעסקי

• חוסר וודאות וקושי בקבלת החלטות: מנהלים נוטים לדחות משימות במצבים של חוסר וודאות או כאשר הם מתמודדים עם החלטות קשות. הפחד מכישלון או טעות מוביל לעיתים לדחיינות.
•  עומס עבודה: עומס עבודה גבוה ולחץ לבצע משימות רבות במקביל יכולים לגרום לדחיינות. כאשר המנהלים מרגישים מוצפים, הם עלולים לדחות משימות קריטיות מתוך תחושת חוסר אונים.
• חוסר במוטיבציה ובעניין: כאשר המנהלים אינם מרגישים מחוברים למשימה או אינם מוצאים בה עניין, הם נוטים לדחות אותה.
• מכשולים פסיכולוגיים: דחיינות יכולה לנבוע מהערכה עצמית נמוכה, חרדה וביטחון עצמי ירוד. כאשר מנהלים אינם בטוחים ביכולתם לבצע משימה בהצלחה, הם נוטים לדחות אותה.

מחירים של דחיינות ניהולית ועסקית

1. פגיעה בהשגת יעדים: דחיינות מובילה לעיכובים בביצוע פרויקטים ולהחמצת יעדים עסקיים, מה שפוגע בביצועי הארגון כולו.
2.  לחץ מוגבר ותחושת עומס: דחיינות גורמת להצטברות משימות, מה שמוביל ללחץ מוגבר ולתחושת עומס תמידית.
3. אובדן הזדמנויות עסקיות: דחיינות יכולה להוביל לאובדן הזדמנויות עסקיות קריטיות, כאשר ההמתנה גורמת לארגון לפספס אפשרויות חדשות.
4. פגיעה במוניטין הארגוני: כאשר דחיינות מנהלים מובילה לעיכובים ולחוסר אמינות, המוניטין של הארגון נפגע. זה יכול לגרום לאובדן אמון מצד לקוחות ושיתופי פעולה פוטנציאליים.

דרכי טיפול מניעה ושיפור יכולות ניהול זמן ומשימות

כעוסקים בייעוץ ארגוני פיתוח מנהלים והדרכת עובדים. הגענו למסקנה כי ניתן לשפר משמעותיות את הביצועים בקרב עובדים ומנהלים הסובלים מדחיינות. יש לנו כלים שפיתחנו שמביאים לשיפור ניכר בכל מה שקשור ליכולות ניהול הזמן והמשימות בקרב מנהלים ועובדים. אנו מלמדים שיטות קלות ליישום המבטיחות שינוי מהיר בדפוס החשיבה וההתנהלות היומיומית. כעוסקים גם בייעוץ עסקי למנהלים ולעובדים הסובלים מחרדות ביצוע ובגלל זה מעדיפים לדחות כל דבר. כיועץ ארגוני הייתי מבקש שתאמצו את המשפט הבא: "מי שלא יודע לנהל את עצמו ולנהל באפקטיביות את משאב הזמן יכשל בניהול אחרים". דעו כי המיומנות החשובה ביותר להצלחה ניהולית אישית ועסקית מתמקדת ביכולת שלכם להתמקד בעיקר ולא בטפל. מצ"ב כמה המלצות וטיפים

• תכנון וניהול זמן יעיל: שימוש בכלים לניהול זמן, כמו גאנט או תוכנות לניהול פרויקטים, יכולים לעזור למנהלים לתכנן את זמנם בצורה טובה יותר ולמנוע דחיינות.
• פיתוח מיומנויות קבלת החלטות: סדנאות והכשרות בתחום קבלת החלטות יכולות לעזור למנהלים להתמודד עם מצבי חוסר וודאות ולהקטין את הנטייה לדחיינות. רוצה לקבל הצעה מפורטת? לחץ כאן לפניה ישירה למשה גרימברג
• הגדרת מטרות ויעדים ברורים: הגדרת מטרות ויעדים ברורים ומדידים יכולה לעזור למנהלים להתמקד ולהתקדם באופן עקבי.
• פיתוח מוטיבציה והנעה פנימית: יצירת סביבה עבודה שמעודדת מוטיבציה פנימית ועניין במשימות יכולה להפחית דחיינות. זה כולל מתן תמיכה והכרה במאמצים והישגים.
• התמודדות עם מכשולים פסיכולוגיים: טיפול אישי, כמו פסיכותרפיה או ייעוץ מקצועי. יכול לעזור למנהלים להתמודד עם מכשולים פסיכולוגיים הגורמים לדחיינות.

דחיינות היא תופעה לא בריאה בעולם העסקי והניהולי

דחיינות היא תופעה מסוכנת בעולם הניהולי והעסקי, שיכולה לגרום לנזקים משמעותיים לארגון. עם זאת, בעזרת כלים ושיטות מתאימים, ניתן להתמודד עם הדחיינות ולשפר את ניהול הזמן והמשימות. השקעה בפיתוח מיומנויות ניהול זמן, תכנון וניהול פרויקטים, והגברת המוטיבציה יכולה להוביל לשיפור משמעותי בביצועים הארגוניים. היכולת שלנו להימנע מדחיינות אישית ניהולית ומקצועית ולאמץ מודל של ניהול זמן ומשימות אפקטיבי הוא גורם מפתח להמשך ההצלחה המקצועית והעסקית שלך כמנהל או כמנכ"ל. תתמודדו ותשנו את דפוס ההתנהגות שלכם כדחיינים!! דעו כי היכולת שלכם כבעלי חברות ועסקים, או כמנכ"לים להקצות ביעילות זמן יקר למשימות השונות, כמו גם לתכנן את הזמן טוב יותר, יכולה להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון. אמצו את הכלל הכי חשוב  להצלחה ניהולית אישית ועסקית: תתמקדו בעיקר ולא בטפל. אמצו את יתרונותיו של חוק ה- 20-80. 

במקום דחיינות אמצו מיומנויות ניהול זמן ומשימות אפקטיבי

אם אתם מרגישים שהדחיינות פוגעת בביצועים שלך? בביצועים של העובדים והמנהלים בחברה שלך?  פנה אלי לייעוץ והכוונה מקצועית. שותפי היועצים הארגוניים ואני נוכל לעזור לכם לבנות תוכנית פעולה מותאמת אישית לשיפור הניהול והביצועים. זה הזמן לעשות פעולה אקטיבית. תרימו טלפון ישירות אלי ונקבע שיחה ראשונית. לפגישת ייעוץ לשיפור מיומנויות ניהול זמן אפקטיבי, חייגו אלינו עכשיו 0544-814332 או 03-9032222.  מגיע גם לך "מפגש סיעור מוחות" במתנה!!! דע כי בסיום תוכניות העשרה והסדנאות לשיפור הביצועים בניהול זמן ומשימות אנו עוברים לשלב היישום וההטמעה ברמה הארגונית.

אוהבים ליצור שינוי - לא אוהבים לתת עצות.

אחרי שקראתם בעיון את המאמר הקצר לגבי החשיבות של שיפור היכולת שלנו כמנהלים לנהל את הזמן ואת המשימות. ייתכן כי תחליטו להרים אלי טלפון ולקבוע שיחה ראשונית. לאחריה יתכן כי תרצה לקבל מפגש העשרה של כ- 3 שעות בנשוא "ניהול זמן ומשימות אפקטיבי".  אנו נשמח להכיר. אנו מבקשים לציין כי אין אנו אוהבים לתת עצות. כיועצים ארגוניים,  המובילים הדרכה והעצמה של מיומנויות ניהול זמן ומשימות - אנו אוהבים תמיד לקחת אחריות על היישום בשטח. אני משה גרימברג אשמח להיפגש ולהכיר. צרו קשר עם משה וצלצלו לתיאום פגישת הכרות ללא מחויבות 03-9032222 0544-814332.