המושג "ניהול זמן תיעדוף משימות וניהולם בעולמות העסקיים" הוא קריטי להצלחתם של העוסקים בניהול בכלל ובניהול עסקי בפרט. מנהלים מצטיינים מחויבים לשלוט היטב ברזי ניהול הזמן והמשימות שלהם. מתברר כי משאב  הזמן הוא משאב יקר מאד וחשוב מאד להשגת יעדים ומטרות אישיות ועסקיות. בעולמות העסקיים, ניהול שגוי של משאב הזמן עשוי לפגוע קשות בתוצאות. אנו משפרים ביצועים בנושא ניהול זמן ומשימות בעולמות העסקיים באמצעות קורסים סדנאות ותוכנית העשרה לעובדים ולמנהלים.

ניהול זמן כושל יוצר לחץ ושחיקה

זאת ועוד, במרוץ המטורף להיות צעד וחצי לפני המתחרים, פעמים ניצול לא מספיק אפקטיבי של הזמן והמשימות מוריד את המוטיבציה והאמונה כי אנו מסוגלים לעמוד ביעדים שברצוננו להשיג. במצבים כאלה, מימד הלחץ והשחיקה מתחיל לפגוע בתוצאות. אתם מאבדים מיקוד ובעיקר מאבדים יעילות ואפקטיביות ניהולית מקצועית ואישית. הדרך למנוע לחץ שחיקה ואיבוד המיקוד מחייב את העוסקים בניהול להיות מומחים בתכנון משימות וניהול זמן בצורה הכי מיטבית שניתן. לכן ארגונים מצטיינים משקיעים בשיפור הביצועים באמצעות קורסים, תוכניות למנהלים, וסדנאות לניהול זמן ותיעדוף משימות בעולמות העסקיים.

תיעדוף משימות וניהול עדיפויות ותכנון זמן אפקטיבי

באו וננסה להבין הכיצד ניתן לחשב את הפרודוקטיביות של כל אחד מאיתנו? האם ידעתם כי הנוסחה לפרודוקטיביות ניהולית ואישית שווה לתוצאה של המכפלה בין היעילות לאפקטיביות. היה נכון כי נתעמק בהבנת הנוסחה האומרת כי: פרודוקטיביות = יעילות X אפקטיביות. במילים אחרות יעילות זה לעשות את הדברים נכון. והאפקטיביות ממוקדת בלעשות את הדברים הנכונים! ולא לעשות דברים שלא תורמים מספיק ליצירת פרודוקטיביות מקסימאלית. חשוב כי תבינו עד כמה עשויות להיות חשובות הסדנאות לניהול זמן ותיעדוף משימות בעולמות העסקיים.

לבחור זמן ולהקצות אותו למטרות ראויות.. זה ניהול נכון של משאב הזמן.

האמת למרות הלחץ למרות העומסים במשימות השימוש הנכון בזמן תלוי בך? תלוי בך? מתברר כי תמיד יש לנו מספיק זמן אם רק נשתמש בו בתבונה ועל פי סדרי עדיפויות. מתברר כי הדילמה הניהולית של כולנו עמוקה הרבה יותר. היא הרבה יותר עמוקה מאשר רק המחסור בזמן עבודה ובזמן ניהולי. הבעיה מתמקדת ביכולת שלנו כעובדים וכמנהלים לתעדף משימות. לבצע  סדרי עדיפויות לפעילויות השוטפות שלנו. מרבית האנשים או המנהלים, לא עושים את אותם דברים הצריכים להיעשות תחילה, בעודם עושים דברים שהם לא צריכים לעשות בשלב הראשוני או בכלל. וזאת הבעיה בהתגלמותה.

מנהל/ת קבע סדרי עדיפויות למטרותיך.

החלק החשוב של הצלחה הן ברמה האישית והן ברמה המקצועית והניהולית בחיים מתמקדת ביכולת שלנו לתעדף משימות. לשים את החשובות ביותר בתחילת התור. בפשטות לדאוג לשים את הדבר הראשון - ראשון. ולבצע. אחר כך לעבור לדברים החשובים פחות במדרג. רב המטרות החשובות ברמה הניהולית והעסקית פעמים לא מושגות משום שמנהלים שמים במקום שני או השלישי או בסוף התור את הדבר הראשון. כלומר הם לא מבצעים נכון את חוק הפארטו ואת הפארטו של הפארטו.

תכירו ותאמצו את חוק ה- 20%-80%

כמנהל בתחילת הדרך? או כמנכ"ל רב ידע וניסיון האם מה שאתה עושה מביא אותך קרוב יותר למטרות שלך? האם מה שאתה מחליט לעשות עם הזמן המוגבל שלך, אחראי ל-80% מהתוצאות? חשוב כי נבין כי כל מה שהוא מאמץ מבוזבז, מייצג זמן מבוזבז. לכן חובה לבחור את המטרות הראויות המביאות להכי הרבה ערך ותועלת. חשוב כי נפנים ונבין כי כמנהלים עלינו להקצות זמן למשימות מועדפות. למשימות הכי חשובות להשגה בדרך ליעד. אחרת הזמן והמשאבים מתבזבזים ונעלמים על מטרות לא חשובות מספיק. תתאמצו ליישם את חוק הפארטו ואת החוק היותר ממוקד שמדבר על אימוץ הפארטו של הפארטו. אנו כיועצים ארגוניים מציעים לך כמנהל לא לשרת את הזמן. גרום לזמן הניהולי המוגבל לשרת אותך.

מה מבדיל בין מנהלים טובים ... למנהלים מצטיינים?

ג'ק וולטש, המנכ"ל האגדי של  GEאמר כבר לפני שנים: " אני לא מכיר מנהל טוב ככל שיהיה שלא יכול וצריך... ללמוד כל הזמן". אנו מאמינים ומתחברים לתובנה החשובה הזאת ולאורך השנים דאגנו לבצע תוכנית העשרה והעצמה לעובדים ולמנהלם במגוון רחב של ארגונים ותעשיות. במסגרת תוכנית המנהלים, קורסים וסדנאות, בנינו ומניעים מודל הדרכה ליווי ופיתוח מנהלים מאד ממוקד ואפקטיבי, הלוקח ארגונים ומנהלים טובים ועוזר להם להפוך לטובים הרבה יותר. אנו עוסקים בשינוי פרדיגמות מעכבות ורכישת פרדיגמות והרגלים חדשים טובים ואפקטיביים יותר. אנו מאמינים כי ארגונים, עובדים ומנהלים שלומדים ומתפתחים – מצליחים הרבה יותר.

מנהל הגן על זמנך. למד להשתמש במילה "לא"!!

כאשר אנו כמנהלים בדרגות השונות מחליטים להיות קנאים לזמן הניהולי שלנו אנו מחויבים ללמוד להשתמש נכון במילת הקסם "לא" "לא עכשיו" "מציע כי נקבע מועד ונקצה זמן למשימה"? מעבר לזה היה נכון כי תלמדו לבצע האצלת סמכויות והעברת אחריות לביצוע משימות לעמיתים ולעובדים ובכך תוכלו לפנות זמן ניהולי יקר שאותו תקצו לפעולות הגבוהות תגמול שרק אתם יכולים לבצע. תלמדו לאתר את 20% מהפעולות הניהוליות שלכם שתורמות ל- 80% מהתוצאות. חלוקת משימות ושיבוץ נכון יותר של עובדים ומנהלים זוטרים בתהליכים יגרמו לכם- לנו כמנהלים לפעול ביעילות ובאפקטיביות גבוה יותר. אין מה לפחד מלהשתמש בצורה "חכמה" במילה "לא". עלינו ללמוד לנצל את האנרגיות ואת הזמן הניהולי המוגבל בצורה הרבה יותר מושכלת ומחושבת.

הכיצד עושים זאת נכון?

בספרו, "להוביל ולנצח" מציין ג'ק וולטש  המנכ"ל האגדי של התאגיד הרב לאומי GE מספר מתודות שהוא ממליץ ליישם. הוא כמנכ"ל וכמנהל לאורך כל הקריירה שלו הוא דאג להשקיע את הרוב המכריע של זמנו ומרצו בשלוש פעילויות שלדעתו הן גבוהות התגמול ביותר והן :

• עלינו להשקיע מאמץ לאתר כישורים אצל האנשים הנכונים להעצים אותם ולהציבם בתפקידים הנכונים.
• חובה עלינו לשפר את יכולת העצמה והפיתוח של עובדים ומנהלים. עלינו לשפר את היכולות ללמד להנחות ולהדריך אנשים להגיע ולשפר את הביצועים שלהם פעם אחר פעם.
• כמנהלים וכמנכ"לים עלינו לבנות ולחזק את הביטחון העצמי ולהעניק לאנשים עידוד אכפתיות והכרה כל זאת בכדי לתדלק את השאיפה הטמונה בכל אחד להגיע למימוש חלומות ולמימוש עצמי.

אמצו תרבות של למידה

מימוש שלשת ההמלצות שלו עשויות להביא גם אצלכם בארגון לשינוי מהותי ולאימוץ תרבות המקדשת שיפור ולמידה מתמדת. אנו שמחים להציע לכם לקחת חלק במפגש "סיעור מוחות" ללא עלות שיעסוק במיפוי הצרכים של הארגון שלך בתחום של שיפור מיומנויות ניהול מכירות ושירות כחלק מתוכנית הדרכה רב שנתית באמצעות קורסים סדנאות ותוכנית העשרה לעובדים ולמנהלים לניהול זמן ותיעדוף משימות בעולמות העסקיים.

סדנאות וקורסים לשיפור מיומנויות בניהול זמן ומשימות

בעשור השלישי של המאה ה-121 התחרות בעולמות העסקיים הולכים וגוברים. המלחמה על כל לקוח ולקוח הופכת לקשה יותר. לפיכך היכולת של ארגונים עסקיים להיות "סופר ממוקדים" ומקצועיים מחייבת אותם לשפר מיומנויות של ניהול זמן ומשימות. אנו מבקשים לקבוע כי המושג "ניהול זמן אפקטיבי" הוא לא פחות מאילוזיה. כולנו מסכימים  כי אין באפשרותנו לנהל את הזמן. הזמן נע בקצב קבוע מעתם בריאת העולם. אין לו כל קשר למטרותינו ושאיפותינו כאנשים ואו כמנהלים. בעיה הולכת ומסתבכת. לעבוד מהר, ובצורה לא מספיק איכותית אינה מומלצת כאסטרטגיה לניהול זמן אפקטיבי? לעבוד "מצאת החמה עד צאת הנשמה" גם זה לא הפתרון.

התכנים של הסדנאות והקורסים לשיפור ניהול הזמן והמשימות

במסגרת הסדנאות והקורסים לשיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות נעניק מתודולוגיה עדכנית וכלים לחשיבה אפקטיבית בכל מה שקשור לניהול זמן ומשימות. נבנה כלים פשוטים וישימים לתכנון לטווח קצר וארוך לעובדים ולמנהלים. נבנה מתודולוגיה שמשפרת את הביצועים של ניהול עולם המשימות לצוות ולמנהל. נאמץ ונכיר כלים לתכנון לוחות זמנים ומשימות המאפשר התנהלות ארגונית אפקטיבית לטווח ארוך. הסדנאות והקורסים לשיפור מיומנויות בניהול זמן ומשימות שלנו הועברו בחברות וארגונים רבים והם מיועדים למנעד רחב של אוכלוסיית מנהלים בדרג ביניים ובדרגים בכירים.

נכון שניפגש השבוע?

כיועץ ארגוני בעל ניסיון רב שנים המתמחה בהובלת תהליכי שינוי וצמיחה באמצעות שיפור מיומנויות ניהול ושיפור היכולת לנהל משימות וזמן, אני שמח להציע גם לך מפגש "סיעור מוחות" בנושא שיפור ביצועי הארגון והמנהלים והעובדים שלך בכל מה שקשור לניהול ותיעדוף משימות וניהול זמן הרבה יותר אפקטיבי. מפגש חשיבה ללא עלות שבו נייצר סינרגיה ונרצה לבחון יחד האם הנושא הזה זקוק לשדרוג אצלך בארגון? בסיום תוכניות העשרה והסדנאות לשיפור הביצועים בניהול זמן ומשימות אנו עוברים לשלב היישום וההטמעה ברמה הארגונית. חפשו תמיד לבחור גורם מקצועי מתחום הייעוץ הארגוני והעסקי שלא מסתפק אך ורק במתן עצות. תזכרו תמיד כי העצות ולו המעולות ביותר עשויות לא להספיק להצלחת השינוי הארגוני.

לא אוהבים לתת עצות.

אחרי שקראתם בעיון את המאמר הקצר לגבי החשיבות של שיפור היכולת שלנו כמנהלים לנהל את הזמן ואת המשימות ייתכן כי תחליטו להרים אלי טלפון ולקבוע שיחה ראשונית. לאחריה יתכן כי תרצה לקבל ללא עלות ומחויבות מפגש העשרה של כ- 3 שעות בנשוא "ניהול זמן ומשימות אפקטיבי". אנו נשמח להכיר. אנו מבקשים לציין כי אין אנו אוהבים לתת עצות. כיועצים ארגוניים,  המובילים הדרכה והעצמה של מיומנויות ניהול זמן ומשימות - אנו אוהבים תמיד לקחת אחריות על היישום בשטח. אני משה גרימברג אשמח להיפגש ולהכיר. צרו קשר עם משה וצלצלו לתיאום פגישת הכרות ללא מחויבות 0544-814332.