הכירו את הגישות והתהליכים הכי מקצועיים כיום בניהול שינוי ארגוני

ניהול שינוי ארגוני הוא תהליך מורכב וארוך טווח. במהלכו מבוצעות התאמות במבנה הארגוני, בכוח האדם, או בשיטות הניהול והעבודה של הארגון. הצורך בשינויים נובע ממגוון גורמים: משברים עסקיים, התקדמות טכנולוגית, שינויים במבנה כוח האדם, שינויים בסביבה התחרותית או בתחום העיסוק.

החשיבות של ניהול תהליך מקצועי ומותאם לכל שינוי ארגוני

לכן, managing-organizational-change-approaches-&-processes  הוא נושא קריטי לחברות המבקשות לשרוד ולחזור לצמיחה. בתהליך ניהול השינוי הארגוני נדרש להתמודד עם התנגדויות לשינוי. הן ברמת הפרט (עובדים ומנהלים) והן ברמת הארגון ככלל (כוחו של ההרגל). על מנהלי הארגון לבחור בגישות ניהול אפקטיביות לביצוע שינוי מתוכנן ונכון. שינוי שיביא תוצאות בטווח הקצר (יעילות ורווחיות) והארוך (שמירה על שביעות רצון ונאמנות של עובדים איכותיים).

איך עושים את זה נכון? גישות ניהוליות להובלת שינויים

ניהול שינוי ארגוני מהו בפועל? איך עושים זאת ביעילות? גישות ניהוליות שונות מציעות שפע של טכניקות, תהליכים ושיטות לניהול שינויים פנים ארגוניים. גישות אסטרטגיות, יצירתיות ומחויבות לתהליך על ידי המנהלים – אלה יסייעו להשיג שינוי מהיר ואפקטיבי. כיועץ ארגוני בעל ניסיון של למעלה מ-18 שנים בהובלת תהליכי שינוי וצמיחה, אני רוצה לשתף אתכם בגישות והתהליכים הניהוליים המובילים שהוכיחו עצמם בשטח.

שלוש הגישות הניהוליות המובילות לניהול שינוי ארגוני

לאורך השנים, מומחים רבים פיתחו טכניקות וגישות ניהוליות להתמודדות עם שינויים ארגוניים. הנה שלוש הגישות המרכזיות שעובדות בפועל:

1.    הגישה הקוגניטיבית – הבנת העולם הפנימי של העובד

הגישה הקוגניטיבית שמה דגש על הבנת עולמו הפנימי של העובד. היא מתמקדת במציאת פתרונות לחסמים שהעובד רואה לפניו בדרך להסתגלות לשינוי. בגישה ניהולית זו על המנהל לגלות יכולות גבוהות של תקשורת בין אישית. המנהל צריך להפגין קשב אמיתי ואמפתיה לקשיי העובדים. חשוב לשמור על מדיניות של "דלת פתוחה" ולאפשר לעובדים להביע את חששותיהם. למה זה עובד? כאשר עובדים מרגישים שמקשיבים להם ומבינים את הקשיים שלהם, הם פחות מתנגדים לשינוי. הם הופכים לשותפים בתהליך במקום להיות קורבנות שלו.

2.    הגישה הפוליטית – התמודדות מהירה עם מתנגדי שינוי

מודל זה עוסק בעיקר בהתמודדות נחרצת עם מתנגדים לשינוי. הגישה גורסת שיש לפעול במהירות ובאסרטיביות מול כל מתנגד לשינוי. זאת בעיקר כדי למנוע איגוד של מתנגדים לכוח אלטרנטיבי מאוגד שיערער את ניהול השינוי. מתי להשתמש בגישה זו? הגישה הפוליטית רלוונטית כאשר יש התנגדות פעילה ומזיקה לתהליך. כאשר יש קבוצת עובדים או מנהלים שמנסים לחבל בשינוי באופן אקטיבי. במקרים כאלה, המנהל חייב לפעול במהירות ובנחישות. אזהרה חשובה: גישה זו צריכה להיות כלי אחרון בארגז הכלים שלכם. שימוש יתר בה עלול ליצור אקלים של פחד במקום של שיתוף פעולה.

3.   מודל שמונת הצעדים של קוטר – המודל המוכח ביותר לניהול שינוי

מודל זה פותח על ידי פרופסור ג'ון קוטר מאוניברסיטת הרווארד. הוא כולל 8 שלבים ברורים להובלת שינוי ארגוני מוצלח. מודל קוטר הוא אחד המודלים המוכחים והנפוצים ביותר בעולם.

השלבים של מודל קוטר:

1. הכרזה על "משבר" או דחיפות הטמעת ההבנה בקרב העובדים שחשוב שיתרחש שינוי, ובהקדם. אין זה אומר ליצור פאניקה, אלא להציג את המציאות העסקית כפי שהיא. להראות לעובדים מה יקרה אם לא נשתנה.
2. הקמת קואליציה רחבה גיוס עובדים רבים משכבות ומחלקות שונות בארגון לטובת השינוי. קואליציה זו צריכה לכלול אנשים בעלי השפעה, אנשי מקצוע מוערכים ומנהלים מכל רמות הארגון.
3. גיבוש ותמלול של חזון לשינוי יצירת חזון קצר וקולע לשינוי הממשמש ובא. החזון צריך להיות פשוט דיו שכל עובד יוכל להבין אותו ולזכור אותו. הוא צריך לענות על השאלה: לאן אנחנו הולכים?
4. שיתוף החזון תקשור החזון בכל הזדמנות אפשרית. מדברים על זה עם כל מי שרוצה (או לא רוצה) לשמוע. משתמשים בכל ערוץ תקשורת זמין: פגישות, דיוורים, שיחות פרטיות, אירועי חברה.

ארבע השלבים הנוספים במודל של קוטר

5. העצמה והסרת מכשולים מפנים את הדרך לקראת ביצוע החזון. אם יש מכשולים שהמנהל מזהה – מבנים, תהליכים, מערכות או אנשים – יש לפתור אותם. זה יכול להיעשות בכוחות פנימיים או בליווי יועץ ארגוני מנוסה. 6. ניצחונות של הטווח הקצר הדגשת הצלחות קטנות למוטיבציה. ניצחונות אלה יוצרים אמון ונחישות בקרב העובדים. הם מוכיחים שהשינוי אפשרי ושהוא כבר מניב תוצאות. 7. נחישות להמשך יצירת השינוי המנהל ממשיך לעודד את העובדים לפעול בנחישות לקראת הטמעת השינוי. זה השלב שבו רבים מוותרים – אל תהיו מהם. המשיכו ללחוץ קדימה. 8. עיגון השינוי בתרבות הארגונית לאחר שעבר מספיק זמן, השינוי הופך להיות הרגל. הוא מתקבע בשגרת החיים של העובדים בארגון. זה השלב שבו השינוי הופך מ"דבר חדש" ל"ככה אנחנו עושים פה דברים".

שיטות ניהוליות לשינוי ארגוני ומבני המותאמות אישית – מצא את הדרך שלך

כל מנהל הוא בעל העדפות אישיות, נטיות וכישורים ייחודיים. אלה יסייעו לו למצוא את השיטות המתאימות לו לניהול אפקטיבי של שינויים בארגון. יש מנהלים שמצטיינים בהסברה ושכנוע. אחרים טובים יותר בניהול שיחות עומק ובהתמודדות עם קונפליקטים. חלק מהמנהלים שיודעים להוביל דרך משא ומתן ויצירת הסכמות. כל אחד צריך למצוא את הדרך שלו. העיקרון המנחה שלי: חשוב לנצל את הכישורים הייחודיים של כל מנהל. להעצים אותם ולאפשר לו לנהל שינויים דרך הערוצים הטבעיים שלו. אני מאמין שיש להעצים את הכישורים המולדים בכל מנהל, ולא להתאמץ יותר מדי לתקן את החולשות. מבחינת עלות מול תועלת – תמיד יש יתרון להעצמה ולשיפור מיומנויות קיימות. זה עדיף על פני חיזוק ושיפור החולשות.

איך בוחרים את הגישה הנכונה להתנעת תהליכי שינוי ארגוני אצלכם?

השאלה שמנכ"לים ובעלי חברות שואלים אותי לעיתים קרובות היא: "איזו גישה לניהול שינוי ארגוני או מבני נכונה לארגון שלי?" התשובה תלויה במספר גורמים:

1. עומק השינוי הנדרש: שינוי טכני קטן ידרוש גישה אחרת משינוי מהותי בתרבות הארגון.
2. מצב הארגון: ארגון במשבר ידרוש התנהלות שונה מארגון יציב שרוצה לצמוח.
3. תרבות ארגונית קיימת: יש ארגונים שבהם הגישה הקוגניטיבית תעבוד מצוין. יש ארגונים שבהם תידרש גם הגישה הפוליטית.

סגנון הניהול: הכישורים והיכולות של המנהלים המובילים את השינוי צריכים להשפיע על הגישה שתיבחר.

הכשלים השכיחים בניהול שינוי ארגוני – ואיך להימנע מהם

בעבודתי עם עשרות חברות וארגונים, זיהיתי מספר כשלים חוזרים שגורמים לכישלון של תהליכי שינוי:

• ויתור באמצע הדרך: זה הכשל המזיק ביותר. הנזקים של ויתור באמצע גדולים בהרבה מלא להתחיל בכלל. השינוי יוצר תקוות, משקיעים בו משאבים, ואז הוא מתפוגג. התוצאה: אובדן אמון ועייפות משינויים.
• חוסר מחויבות של ההנהלה: אם המנכ"ל והבעלים לא באמת מחויבים לשינוי – העובדים יודעים את זה. הם רואים את זה. והם לא ישתפו פעולה.
• התמקדות רק בתהליכים וזניחת האנשים: שינוי הוא בסופו של דבר עניין של אנשים. תוכלו להחליף כל מערכת ותהליך בארגון – אם האנשים לא על הסיפון, זה לא יעבוד.
• העדר תקשורת שוטפת: שינוי דורש תקשורת מתמשכת. לא מספיק אסיפה אחת או דוא"ל אחד. צריך לחזור על המסרים שוב ושוב.

סיפור הצלחה מהשטח – גידול של 150% במכירות

לפני כשנה עבדתי עם חברת שירותים בינונית שהייתה במשבר. המכירות ירדו, העובדים היו מתוסכלים, וההנהלה הייתה עייפה. התחלנו בתהליך שינוי מובנה. ראשית, לא הרסנו כלום מהמצב הקיים. במקום זה, זיהינו את "משימות הזהב" – הפעולות שממשיכות להכניס כסף לקופה. הקצנו זמן מוגן למנהלים ולאנשי המפתח להמשיך לעשות את מה שהם עושים טוב.

מה עשינו באופן מיידי בתהליך?

למנכ"ל הגדרנו שעתיים ביום לשיווק. שלוש שעות למכירות. את היתרה חילקנו בין משימות ניהול אחרות. התוצאה? כבר ברבעון הראשון ראינו גידול של 150% במכירות. ההצלחות בשוטף אפשרו לנו לגייס עוד שני אנשי מכירות. הם הצטרפו לחברה והמשיכו לייצר ערך שמימן את עלויות השינוי והצמיחה. זה דוגמה לשילוב של מודל קוטר (ניצחונות קטנים) עם ניהול נכון של משאבים.

קבלו ליווי מקצועי לתהליך השינוי בארגון שלכם

אנו החלטנו לחברות וארגונים השוקלים להניע תהליכי שינוי, הבראה וצמיחה להעניק מפגש סיעור מוחות במתנה. אם אתם מנהלים שינויים בארגון שלכם, זה אולי הזמן לשקול ליווי מקצועי של יועץ ארגוני מנוסה. יועץ המתמחה, בין היתר, בניהול אפקטיבי וניהול שינויים בארגון. פנו אליי, משה גרימברג, לייעוץ ראשוני ללא התחייבות. נבדוק ביחד כיצד ניתן להטמיע שינויים הכרחיים בארגון שלכם בדרך הקלה, הנעימה והיעילה ביותר. יש לנו ניסיון רב בתחום. אנו מובילים תהליכי שינוי וצמיחה מזה למעלה מ-18 שנים. עזרנו לעשרות חברות לעבור שינויים מורכבים בהצלחה. נשמח לעזור גם לכם. צרו איתנו קשר היום ונתחיל בתהליך. השינוי הנכון מתחיל בשיחה אחת. בואו נדבר.