ראשית וידוי קטן. אין מצב בו גם המומחים הכי גדולים לא כושלים לפעמיים בניהול זמן ומשימות. אני לא מתיימר להיות מושלם בניהול זמן ומשימות למרות שב – 15 השנים האחרונות שותפי היועצים הארגוניים לדרך ואני עוסקים בהדרכה ושיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות.  זה לא סוד כי לפעמים "הסנדלרים הולכים יחפים" וזקוקים לשיפור עצמי בכל מה שקשור לניהול זמן אפקטיבי וניהול משימות. אך פי ההבנה שלי, לאורך עשרות ששנים של ניהול והנעת צוותים מתברר כי מיומנויות ניהול זמן, כמו דברים אחרים חשובים בתחומי הניהול והמנהיגות העסקית – הוא עניין של סטייט אף מיינד.

ניהול זמן אפקטיבי אפשרי לאימוץ ולמידה

זהו מצב של אפס או אחד. כאן אנו כמנהלים וכעובדים מנהלים בתבונה את משאב הזמן? או שהזמן מנהל אותנו? עצוב, עד כמה שזה פשוט. הכל עניין של החלטה והתעקשות על אימוץ מתודולוגיה המקדשת החלטה שמונעת מהשוטף לנהל אותנו. זה כלל לא פשוט ליישום. זה קשה, תובעני ודורש משמעת ואימוץ מתודולוגיות עדכניות וחדשות. החלק הטוב בסיפור שהיה ונצליח לשפר מיומנויות בתחום ניהול זמן ומשימות נגיע להישגים שלא האמנתם כי יש באפשרותכם להגיע אליהם.

להלן המדריך האישי שלי לניהול זמן אפקטיבי

1. אמצו את תוכנית ניהול זמן ומשימות על פי מודל 4 הריבועים.

על פי שיטה זו, המשימות מחולקות לפי ארבעה מדדי חשיבות המחולקים לארבע ריבועים: הריבוע הראשון משמאל לימין הוא הריבוע של "חשוב" ולא דחוף. זהו הריבוע המאפיין מנהלים ועובדים מצטיינים המשקיעים זמן בביצוע משימות בעלות ערך רב. תכנון, למידה ופיתוח עצמי. בריבוע השני בצד שמאל בפינה העליונה נמצאים הנושאים שהם חשובים ודחופים. בהם יש צורך לטפל מיידית. פעמים עלינו לשים לב לא להתאהב בריבוע הזה המאפיין דפוס ניהולי של "כיבוי שרפות" ולא ניהול זמן ומשימות. הריבוע השליש בצד ימין מטה הוא הריבוע שמטפל במשימות דחופות ולא חשובות מספיק. אותן יש ללמוד להעביר בצורה נכונה לכפיפים. ללמוד להאציל משימות וסמכויות בדרך נכונה ולבצע בקרה ודיווח.  הריבוע האחרון בפינה השמאלית מטה הוא הריבוע שמתאפיינים בביצוע דברים לא חשובים ולא דחופים. "שיחות מסדרון" רכילויות בפינת הקפה, פוליטיקה ארגונית מיותרת. פעילויות שהיה נכון לצמצם אותן. סטיבן קובי מרחיב בנושא.

2. אמצו את מודל הפרטו – ובשלב השני את מודל הפרטו של הפרטו

היה והייתי יכול להמליץ לכם ללמוד ולו דבר אחד בלבד לשיפור מיומנויות ניהול זמן ומשימות? הייתי ממליץ לכם ללמוד לעומק את יתרונות חוק הפרטו. חוק ה- 20 – 80. מתברר כי 20% מהפעולות שאנו עושים אחראיים ל- 80% מהתוצאות. ההמלצה שלי כיועץ ארגוני היא להשקיע מאמץ ולחקור מהן הפעולות גבוהות התגמול שלך? מהן הפעולות האחראיות על מירב ההצלחה האישית המקצועית והניהולית. היה ותאתר אותם, נכון כי תתמקד בהן. את שאר המשימות נכון כי תאציל לכפיפים או תמקם אותן בעדיפות משנית. המקצוענים ביישום השיטה לוקחים אותה שלב אחד נוסף קדימה: הם מאתרים את הפרטו של הפרטו ובכך מגיעים למיקוד ייתר. הם מחפשים את אותן 20% מהפעולות בתוך ה- 100% של הפרטו שעשויות להיות הכי חשובות וממוקדות. למידע נוסף על יישום מודל הפרטו של הפרטו תוכלו לפנות ישירות אלי במייל: abc@nihul4u.co.il או צלצלו: 0544-814332

3. נהלו יומן משימות שבו יש ביטוי וחלונות זמן קבועים לביצוע המשימות גבוהות התגמול

הקפידו לבנות תכנון יומן יומי שבועי וחודשי קבוע עד כמה שניתן. הקפידו להשאיר חלונות זמן לדברים בלתי צפויים. סדר גודל של כ- 10% מפעילות יומית. היה ואין משימות בלתי צפויות, הרווחתם זמן להשלמת משימות אחרות חשובות. הקצו זמן קבוע לפגישות עבודה קצרות. הקצו חלונות זמן לתכנון יום עבוד ולסיכום ובקרה של היום שעבר. בעיקר הקצו זמן ביומן ללמידה והתפתחות אישית ומקצועית.

4. חפשו לאמץ את מודל One stop shop

היה נכון כי תאמצו מודל של התמקדות וחתירה לסיום של משימות מבלי להשאיר משימות פתוחות שעוברות מהיום למחר. ככל שתגעו פחות פעמים במשימות לביצוע כך תהיו יותר אפקטיביים. הקצו זמן ומנעו מאחרים להפריע לכם בהשלמת המשימות. הימנעו מלהעביר אחריות לביצוע לגורמים אחרים שהם עשויים לגלגל אץ "תפוח האדמה הלוהט" למישהו אחר ובכך אחרי זמן רב תגלו כי המשימה לא בוצעה ואין אתם מודעים לכך. אמצו תכנון ותיעדוף משימות. היו מספיק מיומנים להקצות זמן מספיר וראלי לסיים משימות מתוכננות. דעו כי תכנון קפדני ובקרה שוטפת הם המפתחות להצלחה ניהולית ולהצלחה של ניהול זמן אפקטיבי.

5. נהלו פגישות קצרות וממוקדות. עדיף פגישות בעמידה וללא כיבוד ושתייה.

זמן שווה כסף. לכן אנו כיועצים ארגוניים ממליצים לחברות ולהנהלות ומנהלים לאמץ תרבות קיום ישיבות קצרות במיוחד. השתדלו לא לקיים פגישות עם יותר מאשר 5-8 משתתפים. פגישות לא יותר ארוכות מאשר 30 עד 45 דקות. פגישות שיש להם לוחות זמנים ומטרה ברורה להשגה. היה ותאמצו המלצה זאת תגלו כי כל אחד מכם חסך לא מעט זמן? ואתם כארגון עסקי חסכתם מאות שעות מבוזבזות" בשנה. קצרו את הפגישות. למדו מהיפנים שמעדיפים לקיים פגישות בעמידה. זהו רווח נקי גדול לכולם.

6. הימנעו מתקשורת המשתפת את "על העולם ואשתו" בדרך כלל התוצאה שכל אחד נוסף בתהליך יוצר יותר מידי רעשי רקע שלא מקדמים את המטרה.

היו מאד מיומנים וחכמים בניהול ערוצי התקשורת שלכם. ניהול לא נכון וחכם יגרום לכם להשתעבד לכמות מיילים "משורשרים" שלא תגעו כיצד לעצור את השטף. השתדלו לא לשרשרת מיילים מבלי לשנות כותרת ו/או להניע לבצע פעולה מצד מישהו אחר בארגון. הפינג פונג בין מנהלים ועובדים על מיילים יוצר בזבוז זמן ענק. כל אחד מוסיף משהו, אף אחד לא מקבל אחריות לסיים התהליך. השתדלו לקיים שיחות טלפון ממוקדות ו/או פגישות עדכון שאמורות למנוע מצב של אי בהירות לגבי המשך הטיפול. אין דרך טובה יותר לייצר תקשורת אפקטיבית וברורה מאשר במפגש בין אישי קצר וממוקד, המשלב מבט, טון דיבור, רגשות ולוחות זמנים.

7. הקצו פעמים ביום זמן לחשיבה. זמן לעצמכם. 10 דקות בבוקר וכנ"ל לפני היציאה הביתה.

ההמלצה שלי היא כי תאמצו דרך חיים המאפשרת לכל אחד מכם לבצע תחזוקה מונעת בגורם הכי חשוב להמשך ההצלחה. פנו זמן איכות בעבור עצמכם זמן לחשוב, לתכנן ואפילו ללמוד. לכן ההמלצה שלנו כי תקצו לעצמכם זמן לתכנון בבוקר ולסיכום יום העבודה בערב ותכנון המשימות למחר.

8. הקצו זמן ביומן ללמידה ופיתוח מיומנויות חדשות

הינה ההמלצה הכי חשובה שלי כיועץ ארגוני, למנהלים ועובדים המבקשים להמשיך לצמוח ולהצטיין. הקצו מעבר לכך, זמן קבוע ללמידה והתפתחות עצמית ומקצועית. מי שלא מבין עד כמה חשובה המלצה זו עשוי למצוא את עצמו "דורך במקום" ואחרי שנים יגלה כי חסרות לו מיומנויות חדשות להמשך ההתפתחות המקצועית ו/או הניהולית. בקשו לצאת לקורסים מקצועיים. בקשו להירשם ללימודי המשך אקדמאיים. היו מספיק בטוחים לבקש מהמנהל הישיר לאפשר לכם לעשות תואר שני על חשבון העבודה. רבים יהיו שמחים לעזור ולהבין כי אתה או את רואים את המשך ההתפתחות בארגון לשנים רבות קדימה. חברות וארגונים היודעים לבנות אופק תעסוקתי ארוך שנים מתאפיינים באחוזי צמיחה גדולים מהממוצע. רכשו מיומנויות תקשורת ושפרו את יכולות האינטליגנציה הרגשית. הם חשובים ביותר להמשך ההתפתחות והצמיחה שלכם.

9. היו פרואקטיביים בניהול משימות וזמן

מהניסיון שצברנו במסגרת ליווי ופיתוח מנהלים בכל מה שקשור לניהול זמן ומשימות גילינו מתאם גבוה בין מנהלים ועובדים פרואקטיביים ויוזמים לבין אלה היודעים לנהל את זמנם טוב יותר. קחו אחריות אקטיבית בהתנהלות שלכם. בדקו מה נכון לקדם לפני מה . עשו בקרה והתאמות בכל מה שקשור לשיפור מערך תוכנית ניהול זמן ומשימות שלכם. דעו כי מנהלים יוזמים ופרואקטיביים מצליחים לנהל את הזמן והמשימות טוב יותר מאחרים. כאשר אתם  לוקחים אחריות על ניהול החיים שלכם הן ברמה האישית והן ברמה המקצועית והניהולית סביר להניח כי תצליחו לשפר מהותית גם את היכולות של ניהול זמן אפקטיבי שלכם. אני מבקש לתת לכולכם תקווה - כל אחד או אחת יכולים לשפר את מיומנויות ניהול זמן ומשימות.

10. קחו אחריות על זמנם של האחרים הקשורים להצלחת המשימות שבאחריותכם

הדוגמה הכי טובה להסבר פשוט של הנושא מתמקדת בדוגמה הבאה: היה ואתם מנהלי פרויקט? יש לכם אחריות על צוות עובדים ישיר? או אתם עובדים בפורמט מטריציוני חוצה חברה, אתם מבינים שיש עליכם אחריות לוודא כי כולם בתהליך מנהלים את זמנם נכון . מנהלים בתיעדוף נכון את המשימות בדרך להשלמת הפרויקט. היה ואתם כמנהלים לא תיקחו אחריות על איכות הזמן והמשימות של חברי הצוות תגלו כי אין ביכולתכם ברמה האישית לעמוד בלוחות הזמנים ובהשגת המטרה. כאן עבודת צוות מתואמת וצמודה ללוחות הזמנים קריטית להצלחה של כולם.

11. אמצו נוהל ומתודולוגיה של תכנון בקרה של יום העבודה, שבוע העבודה ואפילו לתכנן ברמת מטרות על את החודש או את הרבעון.

היו מאד חרדים על בזבוז זמן הנגרם לכם מצד מנהלים ועובדים שלא עובדים מתוכנן. דעו כי את המשאב היקר של הזמן לא ניתן לקנות אותו מהסופר השכונתי. מתברר כי ליאיר לפיד, ביידן, וליידי גאגא יש אך ורק 24 שעות ביממה. נדמה לי כי הדבר נכון גם לגביך ולגבי? דעו כי ברגע שתאמצו שיטה יעילה לניהול זמן ומשימות רמת העומס תרד ובו בזמן תחושת התסכול מאי סיום משימות תלך ותקטן. הדרך לשפר מיומנויות בתחום מחייבת שיפור תהליכי התכנון באמצעות משוב ובקרה. סביר להניח כי התוכנית הראשונה לניהול משימות וזמן תעבור לא מעט שינויים כך שתתאים טוב יותר לפורמט העבודה שלך ושל הצוות. במסגרת ההשתפרות תועלו לגלות כי יש באפשרותכם לתכנן שבוע עבודה מראש בחתך משימות חודשי ואפילו רבעוני. אחת לשבוע נכון לבצע התאמות.

התאימו את ההמלצות שלי לצרכים שלכם

לסיכום, אני בטוח ששיפור אפילו קטן בכל מה שקשור לניהול זמן ומשימות עשוי להניב גם לכם רווח מוחשי ומדיד. מדובר בהרבה מאד כסף וניצול הרבה יותר נכון של משאבים מתכלים. שוב נכון לציין כי לא ניתן לחסוך זמן? לאגור זמן? הזמן לא מעניק לבזבזניים ולאלה שלא מיומנים ויעילים אפשרות לצמוח ולהצטיין. זאת ועוד ניהול נכון של מאב הזמן יפנה לכם לא מעט שעות פנאי עם הילדים, המשפחה והחברים. אנא נסו לאמץ מתוך המדריך האישי שלי לניהול זמן אפקטיבי את הדברים שעשויים להתאים לכם. תרגישו חופשי לשפר ולהתאים זאת לאופי ולצרכים המיוחדים חכם כמנהלים וכעובדים. "הסוד" לניהול זמן ומניעת דחיינות נמצא בידיים שלכם. בהצלחה!! שוב מבקש לציין לכם המנהלים הצעירים ולמנהלים הבכירים והמנכ"לים: דעו כי המיומנות החשובה ביותר להצלחה ניהולית אישית ועסקית מתמקדת ביכולת שלכם להתמקד בעיקר ולא בטפל.

ממש את הזכות לפגישת ייעוץ לשיפור מיומנויות ניהול זמן אפקטיבי, חייגו אלינו עכשיו 0544-814332 או  03-9032222.  מגיע גם לך "מפגש סיעור מוחות" במתנה