בואו להכיר מקרוב את מודל ניהול זמן ומשימות של סטיבן קובי - "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים". מהו הפורמט היותר נכון לניהול זמן ומשימות ברמה העסקית הניהולית והאישית. מהו ניהול זמן ותיעדוף משימות על פי המודל שלו? היה והייתי צריך להמליץ לכל מנהל בתחילת דרכו ואו למנכ"לים וותיקים המבקשים לשפר מיומנויות ניהול זמן משימות.   

מודל SMART - הכירו את מודל והגדירו מטרות בצורה נכונה

חשוב מאוד להגדיר מטרות בצורה שתשרת אתכם ולא אתם אותה. אחת הדרכים היעילות ביותר להצבת מטרות היא בעזרת מודל סמארט - SMART. המודל מציג עקרונות ברורים להצבת יעדים ומטרות ראויות. המטרות חייבות לעמוד על פי אמות המידה של המודל. תמיד מומלץ כי מטרות ראויות המונעות בזבוז זמן ומשאבים חייבות לכלול את הדברים הבאים:

S          – Specific         כל מטרה ויעד חייבת להיות ממוקדת ברורה וספציפית

M – Measurable         המטרה ויעד חייבת להיות ניתנת למדידה ולהיות כמותי

A    – Achievable         כל מטרה ויעד חייבת להיות ברת השגה - ריאלית וניתנת לביצוע באמצעים מקובלים

R  – Responsible        מטרה שאתם אחראים להצלחתה ולא תלויה באחרים 

T              – Time        כל מטרה ויעד חייבת להיות מוגדר בזמן                                     

היה ואתם באמת מבקשים לשפר את הניהול העצמי ולהפוך אותו להרבה יותר אפקטיבי, הייתי ממליץ בחום על הספר של סטיבן קובי.  ספר מופת המתמקד באיתור והכרות   "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים". זהו ספר חובה ומומלץ לכל אלה המבקשים ורוצים לבצע שיפור משמעותי בניהול הזמן שלהם? בניהול ותיעדוף משימות.

המודל של סטיבן קובי - "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים"

אנו מציעים לכם לבחון אפשרות לבחור בסדנאות ותוכניות שלנו לשיפור הביצועים בתחומי ניהול כלליים, ניהול הזמן וניהול המשימות. אנו מבצעים התאמות לעולמות התוכן של הארגון ושל רמת המשתתפים. בוא וננסה להכיר את הפורמט היותר נכון לניהול זמן ניהול עסקי ואישי הכולל תיעדוף משימות על פי המודל של סטיבן קובי. על פי המודל של - "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים". בהמשך ננסה להכיר לכם וליישם בעבורכם תובנות משפטי השראה וציטוטים של מנהיגים ומנהלים עסקיים שפעלו לאורך ההיסטוריה האנושית. החל מיוון העתיקה ועד לימינו אנו.

עבדו על פי חוק ה- 20-80

אתרו את הפעולות גבוהות התגמול שלכם. זהו את אותן 20% מהפעולות שאחראיות ל- 80% מהתוצאות. תתמקדו בהם. הימנעו מלהקצות זמן ומשאבים לפעולות נמוכות התגמול המבזבזות לכם משאבים וזמן יקר. היה והצלחתם להתמקצע במודל העבודה על פי חוק הפארטו, היה נכון כי תאמצו את השלב הבא: לעבוד על פי חוק הפארטו של הפארטו. להגיע למיקוד מיקרו ולאתר בתוך ה- 20% של הפעולות הגבוהות תגמול את ה- 20% שהן הפעולות שמביאות להכי הרבה ערך. הן יהיו  אחראיות ל- 80% מהתוצאות של הפארטו.     

אמצו והכירו את מודל 4 הרבעים.

המודל של סטיבן קובי, מאפשר לכם לזהות את המקום שבו אתם נמצאים ואת המקום הנכון שאתם צריכים לשאוף ולהגיע לפעול בתוכו. על פי אסטרטגיה של סטיבן קובי על כל משימה או פעולה להיכנס לאחת מ- 4 הקטגוריות הבאות:

• חשוב ודחוף – משימות שיש לבצע באופן מיידי. בדרך כלל זה מאפיין מנהלים ועובדים שכל היום עוסקים "בכיבוי שרפות" פעמים הם אלה שמדליקים את האש .. צועקים שרפה.. ורצים לכבות תוך תקווה כי יקבלו הערכה והוקרה.
• חשוב אך לא דחוף – זאת הקטגוריה הכי חשובה המאפיינת מנהלים מצטיינים.
• דחוף אך לא חשוב – משימות שדחופות אך לא חשובות לכם במיוחד כמנהלים. אותן נכון להעביר לביצוע של אחרים אחרי שביצעתם תהליך של האצלת משימות וסמכויות נכונה.
• לא חשוב ולא דחוף – פוליטיקה ארגונית מיותרת, שיחות מסדרון, רכילות משימות ופעילויות ששואבות מאיתנו זמן לחינם. לכן אני מאמץ את גישתו של סטיבן קובי שנכון להימנע מלעסוק בהן.

T – Time    -  כל מטרה ויעד חייבת להיות מוגדרת בזמן  

אנו כעוסקים בהדרכת מנהלים לשיפור ביצועי ניהול זמן ומשימות. מבקשים לקבוע כי ההחלטה לעבוד על פי חלונות זמן תעזור לכם להישאר מאד ממוקדי מטרה להיות אפקטיביים בהשגת המטרות הראויות שקבעתם לעצמכם. אנו משתפים ידע ומציעים כי נכון לאורך התהליכים לשאול את עצמכם שאלה חשובה כל פעם מחדש? "כמה זמן נכון כי אשקיע במטרה הזאת"? המענה פעמים עשוי למנוע מכם "לבזבז זמן ומשאבים ובעיקר לזהות "חוליות חלשות" ובעיות שעשויות לצוץ. דרך השימוש בשאלה החשובה הזאת כל פעם תוכלו  לזהות פוטנציאל לבעיות וקשיים לפני שהם עשויים לקרות. כך תוכלו לתכנן הכיצד לטפל בבעיות הללו במידה והן יקרו?

ללמוד על חשיבות ניהול זמן, תיעדוף משימות, ושינוי הרגלים ממארק טווין, סטיב ג'ובס

• “לך על זה עכשיו. העתיד לא מובטח לאף אחד.” - וויין דייר
• “כשהעבר מתקשר, העבר אותו לתא קולי, האמן לי, אין לו שום דבר חדש להגיד.” - לא ידוע
• “החיים שלנו הם לא שלנו. אנו קשורים לאחרים, עבר והווה, ובכל פשע או חסד, אנו יוצרים את העתיד.” - דיוויד מיטשל, ציטוט מהסרט "ענן אטלס"
• “גיל הוא סוגיה של מחשבה, לא שינוי. אם אתה לא חושב על זה, זה לא משנה.” - מארק טוויין
• “לזכור שיום אחד אתה הולך למות היא הדרך הטובה ביותר שאני מכיר כדי להימנע מהמלכודת של לחשוב שיש לך משהו להפסיד.” - סטיב ג'ובס

ללמוד על חשיבות ניהול זמן, תיעדוף משימות, ושינוי הרגלים מרכוס אאורליוס, ממשה מנדלסון, ואלווין טופלר

• “בעבר הייתי בנו של אבי, עכשיו אני אביו של בני.” - משה מנדלסון
• חשוב לרגע – הנצח מאחוריך, ולפניך שוב נצח, ובין שני תהומות אלה מה הוא ההבדל אם תחייה שלושה ימים או שלושה דורות.” - מרכוס אאורליוס
• "השינוי אינו רק חיוני לחיים, הוא החיים עצמם." - אלווין טופלר, "הלם העתיד"
• "כשאתם משנים את הצורה שבה אתם מסתכלים על דברים, הדברים שאתם מסתכלים עליהם משתנים." – לא ידוע
• “כל פעם שחשבתי שנדחיתי ממשהו טוב, אני בעצם כוונתי לעבר משהו טוב יותר.” - לא ידוע
• “פשוט תזכור, אתה לא יכול לחבק זיכרון, אז תחבק מישהו שאתה אוהב, היום.” - לא ידוע

היו ממוקדים ובהירים ביכולת התקשורת שלכם.

תקשורת לקויה מביאה ללא מעט בזבוז זמן ואנרגיות מיותרות. הקפידו לבנות תקשורת פתוחה ואיכותית המשתדלת לאמץ תרבות המקדשת פשטות ואמירת אמת. מבלי ליפות אותה במשפטים מיותרים, בלי כחל וסרק. כיועצים עסקיים, אנו לא פעם אנו נפגשים עם מנהלים ועובדים אשר מיומנות המרכזית שלהם עוסקת ביצירת פורמט שיחה ארוך מעיק מידי.  בעיקר פורמט שיחה המוביל "לשום מקום". בלה.. בלה.. בלה ללא הפסקה. היה והייתי מבקש להיות גס רוח הייתי מגדיר אותם "כמזייני שכל אובססיביים". אמר לי זאת בתחילת הדרך חבר, יועץ ארגוני מבוגר שהיה עד למאות מנהלים העונים לפרופיל הזה. יש לנסות ולזהותם ובעדינות יתירה להביא אותם לתודעה שזמננו הניהולי והאישי מאד יקר. לבקש מהם בפשטות להיות ממוקדים ולהתחיל "מהסוף".

אין אפשרות לחסוך זמן?

כאן במאמר הקצר מוצגות  מספר תובנות ועקרונות שהיה נכון כי תאמצו ברמת היום יום שלכם. זאת ועוד, היה נכון כי תתעמקו בתובנות ובמשפטי ההשראה ציטוטים שאספתי לכם מהעולם ומהארץ של מנהלים ומנהיגים מפורסמים. משפטי המפתח הפעם מתחברים היטב לנושא של ניהול זמן הרבה יותר אפקטיבי, ניהול משימות והובלת תהליכי שינוי וצמיחה.

"זמן הוא ההון היחיד שיש לאדם, והדבר היחיד שהאדם אינו יכול להרשות לעצמו לאבד "תומאס אדיסון.  המשפט הנוסף ממקד באופן מושלם את הנושא וקובע כי הבעיה היא לא בזמן.. היא מתמקדת בנו באנשים שאמורים לנהל נכון יותר את משאב הזמן: "לא הזמן צריך להיות מנוהל, אלא האדם "גיליאן בטלר  אני משוכנע כי גם אתם מתחברים לתובנות של אדיסון ובטלר.

ניהול זמן אפקטיבי מאפשר לנו להחזיק הרבה "כדורים באוויר"

בטוח כי תתחברו גם לשאר התובנות ומשפטי ההשראה שמוצגים בהמשכו של המאמר. אנו שמחים לשתף אותכם במשפטי השראה וציטוטים אלה בכדי לתת לכם רעיונות ותובנות שעשויים לעזור גם לך. לעזור להיות יותר פרודוקטיבי הרבה יותר. להיות כזה, שיודע לנהל הרבה יותר טוב את משאב הזמן המתכלה ואת משימותיו בתחומים השונים של החיים. הן בעולם של העבודה והקריירה והן בעולמות הנוספים. כמנהלים מצטיינים, עלינו להיות מסוגלים להחזיק באוויר לא מעט כדורים מבלי שאף אחד מהם ייפול ויתרסק.

ללמוד על חשיבות ניהול זמן, תיעדוף משימות, ושינוי הרגלים מאימא תרזה, ממוצארט, מאברהם לינקולן, ומוינסטון צ'רצ'יל

• "זה לא מספיק רק להיות עסוק, גם הנמלים מאד עסוקות. השאלה היא, במה אנחנו עסוקים?" - הנרי דיוויד ת'ורו
• "תן לדאגה שלנו מראש להפוך תמיד... לחשיבה ותכנון מראש." - וינסטון צ'רצ'יל

• "הזמן יקר יותר מכסף. אתה יכול לקבל יותר כסף, אבל אתה לא יכול לקבל יותר זמן." - ג'ים רוהן

• "הדרך הקצרה יותר לעשות הרבה דברים היא לעשות רק דבר אחד בכל פעם." - מוצרט

• "עדיף להיות שלוש שעות מוקדם מדי, מאשר דקה מאוחר מדי." - ויליאם שייקספיר

• "אתמול נעלם. מחר עדיין לא הגיע. יש לנו רק היום. הבה נתחיל." -אמא תרזה

• אל תלכו שולל על ידי לוח השנה. יש רק כמה ימים בשנה שאתה עושה שימוש. אדם אחד מקבל רק ערך של שבוע בשנה בזמן שאדם אחר היודע לנהל את זמנו ומשימותיו...  מקבל ערך של שנה שלמה מתוך שבוע." - צ'ארלס ריצ'רדס

• "תן לי שש שעות לכרות עץ ואני אבלה את ארבעת השעות הראשונות להשחזת הגרזן." - אברהם לינקולן

• "אחת הסיבות שמעט מאיתנו משיגים את מה שאנחנו באמת רוצים היא שאנחנו אף פעם לא מכוונים את המיקוד שלנו; אנחנו אף פעם לא מרכזים את הכוח שלנו. רוב האנשים מתעסקים את דרכם בחיים, אף פעם לא מחליטים לשלוט בשום דבר מסוים." - טוני רובינס

ידע זה כוח! ניהול אפקטיבי מאפיין ארגונים ומנהלים אשר יודעים לנהל נכון את הזמן והמשימות.

כל מה שאנו יודעים על ניהול זמן ומשימות מועבר לכל אותם ארגונים ומנהלים שאותם אנו מלווים ומדריכים.  כיועצים ארגוניים ובעבר כמנהלים בכירים, אף פעם לא שומרנו ידע לעצמנו. תמיד שיפרנו את היכולת של הלקוחות שלנו בכל מה שקשור לניהול זמן ומשימות ברמה אישית וברמה ארגונית. עשינו זאת באמצעות קורסים סדנאות ותוכניות מנהלים לאימוץ מיומנויות ניהול זמן וניהול משימות אפקטיביות יותר. עשינו זאת בהצלחה רבה אחרי שביצענו התאמה לעולמות התוכן ולצרכים הייחודיים של כל חברה וארגון. יש לי הכבוד לשתף גם אותכם בכל התובנות ומשפטי המפתח העוסקים "במשאב הזמן" והיכולת לנהל אותו שאספתי לאורך חיי המקצועיים והניהוליים.

מפגש "סיעור מוחות" במתנה

אנו תמיד ממליצים כי נכון להשקיע בהדרכה והעצמה של עובדים ומנהלים. להשקיע בשיפור מיומנויות ניהול זמן, משימות ושיפור יכולות הנעת הצוותים. ברוב המקרים נכון להשקיע בהדרכה והעצמה למחלקות האחראיות על "השורה התחתונה" מחלקת המכירות ומחלקת השרות. הן מהוות כיום את מנוע הצמיחה העתידי בכל חברה עסקית. הם גם אלה ששיפור במיומנות ניהול הזמן והמשימות יביא להכי הרבה ערך.

נכון תמיד לעדכן את "ארגז הכלים"

גם את/ה תסכימו כי המנהלים והעובדים העסקים בתחומים החשובים באמת, זקוקים לעדכון "ארגז הכלים" המקצועי והניהולי. אנו מניעים תהליכים לשיפור הביצועים העסקיים באמצעות הדרכה, אימון וקורסים לשיפור הביצועים של מערכת הניהול, ניהול הזמן, המכירות והשרות ללקוחות. החלטנו להעניק לכם מפגש סיעור מוחות במתנה שיעסוק במציאת דרכים לשיפור הביצועים בתהליכי ניהול הזמן והמשימות גם אצלך בחברה.

לא אוהבים לתת עצות – אוהבים להניע שינויים.

היה והגעתם עד כאן, נחשפתם למשפטי ההשראה אנו מבקשים לציין כי אין אנו כיועצים ארגוניים, אוהבים לתת עצות. אנו אוהבים לקחת חלק בתהליכים המניעים שינוי שיפור וצמיחה. אנו מבקשים להעניק לך "מפגש חשיבה במתנה" שיעסוק בניתוח הצרכים של הארגון שאתה מנהל בתחומים הבאים: ניהול זמן, תיעדוף משימות, חדשנות ושינוי הרגלים.

אשמח כי נשוחח ונכיר

כיועצים ארגוניים, המובילים תהליכי הבראה שינוי וצמיחה – בתחומי הניהול  האפקטיבי בתחום המכירות, השיווק והשרות ללקוחות. אנו אוהבים תמיד לקחת אחריות על היישום בשטח. כחברה לייעוץ ארגוני והובלת תהליכי שינוי וצמיחה משה גרימברג ישמח להיפגש ולהכיר. צרו קשר עם משה וצלצלו לתיאום פגישת הכרות ללא מחויבות 0544-814332.