עגל הזהב" הניהולי? ה-PowerPoint! לאחרונה נחשפתי לכוחה הבלתי מוגבל של תוכנת "עגל הזהב" תוכנה שארגונים ומנהלים מקדשים. לא פעם מנהלים בדרגות השונות שמים את מלוא יהבם על עתידם המקצועי אך ורק על מצגת PowerPoint שלהם? קראתי לא מזמן מאמר יפה בנושא המציג את השתלטותה של התוכנה על מערכת הביטחון האמריקאית, כמו גם על מערכות בתעשייה במנהל ובממשל בארץ ובעולם. "תוכנת PowerPoint הופכת אותנו לטיפשים".

לא להשתעבד למצגות מושקעות

על המשפט הזה לא חתום דובר של חברה המתחרה במיקרוסופט, אלא דווקא גנרל בחיל הנחתים האמריקאים, ג'יימס נ.מטיס, אשר התראיין לניו יורק טיימס. "מדובר בדבר מסוכן, מכיוון שהוא יוצר אשליה של הבנה ושליטה. מה לעשות שחלק מהבעיות בעולם אינן יכולות להיות מוצגות ב"בולטים". אני מתחבר מאד למסקנה ולמסר של הגנרל האמריקאי. התמונה זהה לחלוטין בעולם העסקי. שם רבים מהמנהלים לא זזים מטר ללא מצגת PowerPoint מושקעת ורבת רושם.

משפטי המפתח – הציטוטים, שהשאירו בי חותם קשורים לנושא ומחזקים את התובנה עד כמה חשוב לא להשתעבד לטרנד האומר כי מצגת טובה מהווה את הפתרון לבעיה. להצלחתם של תהליכים ניהוליים נדרשת מיומנות גדולה יותר מאשר הכנת מצגת טובה. הציטוט הראשון הוא של הריאט מרטינו הקובעת כי "לחושבים" חשיבות רבה יותר מ-"לצופים": • "קוראים וצופים הם רבים, חושבים הם נדירים"  הריאט מרטינו. הציטוט השני בא מפיו של גיאורג כריסטוף ליכטנברג המציין עד כמה חשוב לא להיצמד למסגרות הקשוחות של מצגות ה – PowerPoint : • "הרבה טעויות היינו מונעים מבני אדם, אילו לימדנו אותם כיצד לחשוב ולא מה עליהם לחשוב."  גיאורג כריסטוף ליכטנברג.

מתברר כי אחרי 23 שנים לאחר הופעת התוכנה מתברר כי כיום, מנהלים ומפקדים יכולים להיחשף למספר רב של מצגות בכל יום, דבר השואב שעות מיום העבודה. עובדים בארגונים רבים אף מקיימים תחרות סמויה – מי ייצר מצגות מרשימות יותר, שישביעו את רצון הבוס. אין זה סוד כי  במקרים בהם מנסים לדחוס המון מידע למספר שקפים – נוצרות מצגות לא מובנות בעליל. מרשימות מבחינה גראפית אבל מבולבלות. חלקן נראות כמעט כבליל של כתמי צבע ואיורים. המסרים לא פעם נעלמים.

הימנעו מסגידה לעגלי זהב

בארגונים אותם אנו מלווים אנו מקפידים להטמיע מהלכי דיון וחשיבה הכוללים מפגשי "סיעור מוחות" ללא ההשפעה המשתקת של "עגל הזהב" – תוכנת המצגות של מיקרוסופט. על פי מיטב זכרוני, מעניין לציין ש-PowerPoint לא נוצרה על ידי מיקרוסופט, אלא נקנתה על ידה. טוב לזכור שלעתים מתקיימות בשוק המחשוב רכישות מוצלחות מאוד – אפילו אם הן לבסוף "מפספסות" את יעודן היה והמשתמשים בה לא מבינים את יתרונותיה וחסרונותיה.

היתרונות הגדולים של התוכנה על פי הבנתי להיות הזרז והסטרטר להתנעת תהליכים ופעילויות עסקיות. הוא על פי הבנתנו כיועצים ומלווים תהליכים של שינוי וצמיחה, בקרב הנהלות ארגונים ומנהלים, כוחה של התוכנה בהיותה כלי מצוין למנהלים- מדריכים, המבקשים דרך פשוטה ואפקטיבית לחלוק בנתונים. בשום מקרה התוכנה לא מיועדת לפתח הבנה עמוקה של תהליכים מורכבים. לשם כך דרושה עבודת הכנה המלווה בקריאה ולימוד נוספים. ככלל זה מאד ברור לנו כי סטודנטים או דוקטורנטים לא יכולים להגיש את עבודותיהם ואו את התזה שלהם ב-PowerPoint. כוחה של תכנת ה- PowerPoint להציג החלטות פשוטות אופרטיביות הצריכות להיות מיושמות באופן מיידי.

אחת מהמלצות של האתר Business Insider שאותה  אני מנסה להנחיל בקרב הארגונים והמנהלים אותם אני מלווה כיועץ ארגוני היא לבחון ולבדוק כמה אנשים בארגון מבלים זמן רב ביצירת מצגות PowerPoint ולוודא שלא מדובר בכמות מוגזמת. המלצה חשובה לא פחות עוסקת בחובה לדאוג שמצגות יועברו למנהלים לפני הישיבה, כדי שאלו יוכלו לעבור עליהן מראש, להגיע לדיון מוכנים ולקדם אותו בצורה יעילה יותר.

הימנעו להשתעבד למצגות

לסיכום, שימוש לא נכון ב-PowerPoint יכול ליצור בלבול ותסכול. חובה עלינו להבין כי בידיו של מנהל ולא משנה דרגתו בעל כישורי תקשור נמוכים התוכנה יכולה להפיץ דיסאינפורמציה ולהוביל להחלטות שגויות בארגון. החיסרון המרכזי של התוכנה ושל המומחים בהפעלתה מתמקד בדגש על סגנון במקום על תוכן והפיכתו של המידע הנמסר לרדוד ולפשוט מדי. בקרב מנהלים מצטיינים המבינים את הסכנה בהשתעבדות ל "עגל הזהב" הניהולי? ה- PowerPoint מתקבלת בהבנה כי כמות הזמן המבוזבזת על השימוש בה הפכה לבדיחה קבועה. "מנהלי פאוור פוינט אינסטנט" הוא הכינוי למנהלים שמוצאים את עצמם במקום לנהל עוסקים זמן רב מידי בהכנת מצגות על חשבון חלק ניכר וחשוב מזמנם הניהולי.

רכשנו מיומנות רבה בליווי תהליכים שבהם מנהלים והנהלות בחרו בנו להוביל תהליכי ליווי ושינוי ארגוני כחלק מהערכות ארגונית לאתגרים עסקיים קיימים וחדשים. רוצים לקבל פרטים על כלל התובנות העוסקות בחשיבות של בניית תוכנית שינוי וצמיחה אפקטיבית? מבלי להיות שבוי ביופייה של מצגת PowerPoint פתחנו מתודולוגיה המציעה תהליכי יעוץ ארגוני- פיתוח עסקי וליווי להנהלות ארגונים ומנהלים המספקת כלים להגדלת הנוכחות בשוק ומול המתחרים. אשמח לתת לך מידע נוסף ואף לבדוק קיומו של מפגש עבודה ראשוני שיעסוק בניתוח ההזדמנויות והאיומים של שוק המטרה המרכזי שלכם.

אנו ממליצים כי תחשבו תמיד על הדרך הנוספת המיועדת לפתח הבנה עמוקה לתהליכים מורכבים. לשם כך נשמח להיות השותפים שלכם לחשיבה ולהובלה של התהליכים. לחץ כאן לפניה ישירה למשה גרימברג. שבעקבותיה ננסה לאתר את התועלות הנוספות שאתה ומנהליך יכולים לקבל משימוש נכון ומקיף ביתרונותיה של התוכנה כחלק מתהליכים מורכבים יותר אותם נוביל יחד.