כמנהלים היש באפשרותכם לזהות, האם "צוואר הבקבוק" שלכם בארגון נמצא במקום הנכון? היה ונבנה יחד מודל תיאורטי של חברה מצליחה הרי בקלות נוכל לקבוע בצורה סכמתית כי היא בנויה מארבעה בסיסים- בסיס היצור, בסיס השיווק והמכירות, בסיס הפיתוח ובסיס התפעול והלוגיסטיקה. בנוסף כולם מתמקדים באיכותו של "השפיץ הניהולי" האחראי על כלל העשייה והאסטרטגיה. על פי הבנתנו, כעוסקים בייעוץ ארגוני, אין משמעות באם מדובר בחברות המספקות שירותים פיננסיים (חברות ביטוח, בנקים, חברות כרטיסי אשראי) ובין אם הן חברות עתירות ידע או חברות תעשייתיות מסורתיות.

מי הן החוליות החלשות אצלכם בארגון?

באחת מהחברות הביו טק שליוויתי כיועץ ארגוני, התברר כי למרות היותה חזקה בשוק ולמרות שההזמנות הגיעו בזמן נוצר מצב "משברי" שנבע מאי עמידה ביעדי פיתוח ושיפור גרסאות. חטיבת הפיתוח והיצור לא עמדו במימוש התוכניות שהגישו ולפיכך נוצר "צוואר בקבוק" קריטי בתהליך שעמד לפגוע קשות בהזמנות ההמשך. למרות העליונות הטכנולוגית של המוצר. התברר כי הלקוחות מתחילים לכעוס על אי עמידה בהבטחות של שיפור הגרסה. כאן, חטיבת היצור והפיתוח היוותה את החוליה החלשה ולא הצליחה לעמוד במימוש היעדים שלקחה על עצמה.

כמו בכל חודש, משפטי המפתח – הציטוטים שהשאירו בי חותם קשורים לנושא המדבר על היכולת המופלאה של מנהלים וארגונים מצטיינים להתמודד בהצלחה עם "צווארי בקבוק" מגבילים. המשפט הראשון של וורן באפט הממצה את הרעיון שצוואר הבקבוק יכול ברגע להרוס מוניטין שנבנה לאורך שנים. ללקוחות סבלנות מועטה וזיכרון קצר: • " לוקח עשרים שנה כדי לבנות מוניטין וחמש דקות כדי להרוס אותו". וורן באפט . המשפט השני מגיע ממקור לא ידוע אבל מתחבר מצוין לרעיון שבא למנוע מצב של היווצרות "צווארי בקבוק", החוכמה לדעת מה הן הנקודות החלשות ולחזקן. הדבר דומה ליכולת של:  "סוד ההליכה על המים, טמון בידיעה היכן מונחות האבנים". מקור לא ידוע. ארגונים ומנהלים היודעים היכון נמצאות האבנים… מסוגלים ללכת על המים!

פריי סטייל – זה לא אסטרטגיה

בכל מקרה, אסור שמצב של "הליכה עיוורת" על המים תקרא "אסטרטגיה". בשוק תחרותי, ובעיקר בתחום הציוד הרפואי – הביו טק, שבו מיום ליום קשה יותר לרכוש את לבו וכיסו של הלקוח, אסור שהיצור הפיתוח או לחילופין התפעול או הלוגיסטיקה, שברוב המקרים משאביהם זולים יחסית, יהיו צווארי הבקבוק של הארגון וישפיעו על התוצאות העסקיות. כיועץ ארגוני שמח לעדכנכם, אין זה סוד כי לכל מערכת יש אילוץ (צוואר בקבוק) או בשפה אחרת "חוליה חלשה". בתהליכי הייעוץ הארגוני והובלת תהליכי שינוי וצמיחה שהובלנו בארגון, ניסינו לאתר ולענות על אחת מהשאלות המרכזיות שצריכה להיות נידונה ברמת הדירקטוריון – והיא: "היכן צריכים, ברמה האסטרטגית, להיות ממוקמים אילוצי המערכת"? "החוליות החלשות"? או "צווארי הבקבוק"?

ראו באם הסולם העסקי עדיין נשען על הקיר הנכון?

תהליך ייעוץ ארגוני בחברת הביו טק, היה תהליך לא קל ואפילו תהליך ייעוץ ארגוני קשה, כואב ואמיץ של הארגון. המנכ"ל והדירקטוריון היו חייבים לקבל החלטות של "ניהול במחסור" להגיע לאופטימיזציה של הצורך להחליט מה לא עושים ובמה לא מטפלים בשנה התקציבית הקרובה? ובשנים הבאות. היה ברור כי צריכה להתקבל החלטה היכן יושקע מירב המאמץ? ואיזה "צוואר בקבוק" יטופל קודם? ברור שאם נשקיע כסף בהגדלת המשאבים בשני צווארי הבקבוק התמידיים – שיווק-מכירות ופיתוח – הם יוכלו לבצע משימות נוספות שיגדילו את התפוקה של הארגון אך גם יגדילו משמעותית את הוצאות התפעול.

הקצאה נכונה של משאבים

מתברר מהניסיון שצברנו בתחום הייעוץ הארגוני והובלת תהליכי שינוי וצמיחה, כי בכל ארגון, אבל בסטארט אפים, (הדבר אפילו קריטי יותר) ההחלטה לגבי גודלן של יחידות השיווק-מכירות והפיתוח היא אפוא סוגיה אסטרטגית חשובה שעל הבעלים, ההנהלה והדירקטוריון לעסוק בה. המשימה למכור בהיקף נרחב בטווח הקצר והארוך בכדי ליצור נוכחות בשוק ומחזור. מתברר לא אחת כי מחלקת הפיתוח והיצור גם היא צוואר בקבוק תמידי במערכת. תמיד יהיה רצון וצורך לפתח מוצרים, שירותים או מערכות מידע בשיעור העולה באופן ניכר על כושר הפיתוח של החברה. מתברר כי האסטרטגיה של משאבי השיווק, המכירות והפיתוח – על פי רוב משאבים יקרים וקשים להשגה – הם צווארי הבקבוק התמידיים של החברה.

עדכון אסטרטגיה נחוצה אחת לכמה שנים

כבעל ניסיון רב בתחום ייעוץ ארגוני ממוקד תוצאותממליץ כי ההנהלה, המנכ"ל והדירקטוריון ידעו הכיצד לטפל בהם. חשוב למיין לתעדף את לסווג לקוחות, השווקים, הפרויקטים, המוצרים והשירותים לכאלה שיבוצעו ולכאלה שלא ידחו. מהניסיון בתהליכי ייעוץ ארגוני ממוקד תוצאות, שצברנו בתעשייה המסורתית – תעשיית המתכת והעיבוד השבבים וגם במגזרים אחרים, כי יהיה נכון לבחון שימוש באמצעות מיקור חוץ  שהם הזולים וזמינים משמעותית – אך חובה לדעת לנהל אותם נכון. כידוע, המצב הכי גרוע מתקיים כאשר החברה זוכה בהזמנה והתפעול והייצור אינם מסוגל לספקה. המצב דומה לחברת שירותים המצליחה להביא את הלקוח לשעריה – אל "הבאר"  והוא יחליט לעבור למתחרים בשל תור ארוך בכניסה, או באי מציאת הפריט הרצוי, או שירות לא מספק – אינו הגיוני וקביל.

קחו מקדמי ביטחון בתכנון הייצור

מנהל תפעול מצטיין יבחן ביכולתו ליצור מערך "שקוף לצרכים" של השוק. פירושו של דבר, שהארגון יספק כל מוצר וכל שירות, בכל כמות, בזמן הנדרש על ידי הלקוח, ובהתאם לאסטרטגיית הארגון. זוהי משימה אתגרית לכל מנהל תפעול מצטיין ולכל חברה המבקשת להוביל שוק. לפיכך יש לשאוף כי משאבי התפעול לא יהיו מנוצלים בממוצע יותר מ-80% מיכולתם. יש לוודא ומומלץ כי את עודף הקיבול יש להשיג באמצעות על ידי התייעלות פנימית ולא על ידי הגדלת התשומות!!! ידוע כי, חברות יפניות לא פעם מתכננות ובונות קווי ייצור בעודף קיבולת של 30% כדי שהתפעול והיצור לא יהוו צוואר בקבוק. בחברות ענק לא פעם על פי התכנון הארוך טווח מתקבלות החלטות אסטרטגיות כי רכש ציוד ייצור יכלול לפחות 25% עודף קיבולת. או לחילופין שהציוד יהיה מסוגל לתת לחברה 15 שנים של "שקט" תעשייתי? בחברות קטנות ובינוניות זאת פריבילגיה יקרה מידי? וזה לא היה המצב בחברה הנדונה.

בואו להתרשם מהעשייה שלנו 

הובלנו תהליך של ייעוץ ארגוני ובניית אסטרטגיה שבו הדירקטוריון והבעלים של החברה החליטו על המיקום האסטרטגי של "צווארי הבקבוק". בתהליכי הייעוץ הארגוני נכון כי יבנה מודל ותקבע תוכנית עם אבני דרך ברורות הנותנת העדפה ניהולית לפתרון בעיות. הדירקטוריון והמנהלים קיבלו החלטה אמיצה להתמודד עם הטווח הקצר והמידי על חשבון הטווח הארוך. התקבלה בעזרתנו החלטה על הקטנת היקף משאבי השיווק והמכירות על חשבון הקצאה משאבים בפיתוח ושיפור גרסאות. בתהליך שעברנו יחד הצלחנו להסיט משאבים מבלי להגדיל את "עוגת ההוצאות והתשומות" למקום שזוהה בוודאות "כצוואר בקבוק". הדרך הקלה שלא פעם בלתי ניתנת למימוש היא על ידי הוספת כוח אדם יקר וקשה להשגה.

לסיכום, אנו מאמינים כי בכל מצב ובכל גודל חברה ניתן לאמץ וליישם תובנות שצלחו והוכיחו עצמן בקרב חברות שהתמודדו היטב עם פתרון הבעיות בתחום "צווארי בקבוק" וניוד נכון יותר של משאבים. פתרונות יעילים יכולים לתת לכם סיכוי להגדיל מכירות ב- 40%? ובכך להמשיך ולחזק את היתרונות שלכם על פני המתחרים. צור קשר ישיר, עם משה גרימברג. 054-4814332 לסיעור מוחות בדרכים היותר אפקטיביות להתמודד עם "החוליות החלשות" ו"צווארי הבקבוק" אצלכם.